5 יתרונות לחיסכון בזמן של שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים

עבודת צוות גורמת לחלום לעבוד - למעט כשמדובר בתקשורת שגויה. כאשר דנים בפרויקט חדש, תקשורת יתר, תת-תקשורת ואי הבנות עלולות לקחת הרבה זמן.

סביר להניח שביקשת זמן מה בחיפוש אחר פיסות מידע או קבצים שנמצאים בתיבות הדואר הנכנס שלנו, שליחים מיידיים או פתקים נדבקים מפגישות ושיחות טלפון.

אם אתה יכול להתייחס, אתה עשוי להפיק תועלת משימוש בתוכנת ניהול פרויקטים. במאמר זה, ניקח אותך ברשימה של יתרונות חסכוניים בזמן שסוג תוכנה זה מציע, עם דוגמאות מ-ClickUp, Notion ו-Asana. גם אם אתה עובד סולו, ייתכן שתמצא כמה טייקים.

1. לא עוד שליחה וחיפוש באמצעות אימיילים

הודות לתוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול לוותר על שליחת הודעות דוא"ל משימות.

במקום זאת, אתה יכול להשתמש בעמודת המוקצה שלך ClickUp לוחות פרויקט. זה מאפשר לך להקצות בעלות על פרויקט למישהו אחר.

לאחר שהוספת את תיאור הפרויקט, תאריך יעד וכל פרט אחר שתרצה לכלול, פשוט הוסף את עמיתך לעבודה לעמודה הזו, והם יקבלו התראה או יראו אותה במטלה שלהם רשימה.

אם תרצה שיותר מאדם אחד ייקח בעלות על הפרויקט, תוכל להפעיל עמודת מוקצים מרובים באמצעות ClickApps של ClickUp.

יש לך אפשרות להפעיל זאת בעת יצירת סביבת העבודה שלך. עם זאת, אם אתה צריך להוסיף אותו מאוחר יותר, עבור אל אווטאר הפרופיל שלך בפינה השמאלית התחתונה ולחץ עליו כדי למצוא

לחץ על אפליקציות בתפריט.

משם, גלול בין האפשרויות כדי למצוא מספר נציגים, הפעל אותו וסמן אותו עבור סביבת העבודה שבה תרצה להשתמש בו.

עמודת המוקצה מיועדת לאלו שמבצעים פעולה בפרויקט. אם ברצונך לתת CC למישהו בפרויקט, הוסף אותו כצופה על ידי לחיצה על סמל העין בפינה השמאלית העליונה של כרטיס המשימות.

קָשׁוּר: מושג מול. Evernote: איזה מהם מתאים לך?

כעת המוקצים והצופים נמצאים בלולאה לעדכונים מאוחרים יותר, כולל האדם שיצר את המשימה - ואף אחד לא צריך לגלול באימייל באורך 50 שרשורים לפרטים.

2. פחות פגישות מיותרות

אם אי פעם שמעתם מישהו אומר שפגישה יכולה הייתה להיות אימייל - זה יכול להיות גם עמוד ב-Notion.

במקום להצטופף או לקיים סיעור מוחות לפרויקטים ורעיונות קטנים יותר, צור דף חדש ושתף פעולה בתוכו.

אם אתה חדש ב-Notion, ה משימות צוות תבנית תגרום לך להתחיל. כדי ליצור דף חדש ב- תצוגת לוח של תבנית זו, לחץ על לחצן הוסף בתחתית העמודה שלך. אם אתה מעדיף תצוגת רשימה, פשוט הוסף שורה חדשה לרשימה שלך.

לפני הוספת חברי הצוות שלך, מלא את המאפיינים כגון תאריך יעד ועדיפות, כמו גם את הפרטים והרעיונות שיש לך. כלול הנחיה לעמיתיך לעבודה להוסיף את מחשבותיהם והצעותיהם, ולאחר מכן הוסף אותם כמקבלים.

אתה יכול גם לקרוא לנכס זה לחברי צוות אם אתה מעדיף משהו ניטרלי יותר.

התמונה לדוגמה משתמשת בהסבר כדי להבליט את מטרת הדף. למטה, כל אחד יכול להוסיף מידע באמצעות טקסט, כותרות, תמונות, קבצים מצורפים, קישורים ועוד הרבה פקודות שימושיות.

כמו כן, אם אתה או עמית לעבודה מחקת בטעות משהו משמעותי, תוכל להציג גרסאות קודמות של הדף על ידי לחיצה על סמל השעון בפינה השמאלית העליונה.

3. אין צורך להסביר את הפרויקט מספר פעמים

אתה לא צריך יותר מדי עמודות או מאפיינים כדי להבטיח שפרטי ההקצאה שלך ברורים ועקביים. למעשה, סביר להניח שתוכל להתחמק משימוש רק בקבלן, בתאריך יעד ובעדיפות.

קָשׁוּר: דרכים יצירתיות להפיק את המרב מאסנה

לפני הוספת עמיתיך לעבודה כמקבלים או כמשתפי פעולה למשימה בניהול הפרויקט שלך תוכנה, מלא את המידע בכל עמודה ופתח את הכרטיס או הדף של המשימה כדי למלא את תיאור.

הנה איך זה נראה באמצעות פריסה פשוטה ב הגרסה החינמית של Asana.

הודות לפריסה ברורה ולתוויות, כולם יידעו מי הוא מוקצה או שותף לאחר שתוסיף אותם. בנוסף לפרטים יהיו להם הנחיות ברורות לגבי תאריך היעד, רמת העדיפות של המשימה ולאיזה פרויקט או קטע המשימה תורמת.

4. אתה נמנע מלענות על אותה שאלה ב-Repeat

אם מישהו מבקש הבהרות דרך Slack או מייל, לא לכולם יש גישה לתשובה. אם הם ישאלו בקטע ההערות של המשימה המתאימה בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך, כולם יראו את זה.

הנה דוגמה באמצעות ClickUp.

מה שמצוין בהערות של ClickUp הוא שכל אחת מהן יוצרת שרשור חדש. אם תקבלו שתי שאלות, תוכלו לענות עליהן בנפרד על ידי בחירה תשובה מתחת לתגובה. אתה יכול גם להקצות מישהו לשאלה אם אתה מרגיש שאולי יש לו תשובה טובה יותר.

השאלה והתשובה הציבורית אמורות למנוע את אותן שאלות לעלות. אבל אם אתה מקבל את השאלה שוב, וזו לא תשובה מהירה, אתה יכול לכוון את עמיתך לעבודה בכיוון הנכון על ידי שיוך גם אותו לתשובה.

5. הרבה פחות לרדוף אחרי אחרים על עבודתם או לחפש קבצים

מכיוון שתוכנת ניהול פרויקטים מקדמת שיתוף פעולה, יש לך המון כלים לתקשר עם עמיתיך לעבודה. אם אתה רוצה עדכון סטטוס מהיר, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לתייג אותם בהערה - ב-Notion. אתה יכול לעשות זאת באמצעות an בסימן (@) ומשיכת שמם בסרגל החיפוש.

כמו כן, לא תצטרך לסנן הודעות דוא"ל או לבקש מעמיתיך לעבודה לשלוח לך מסמך בדוא"ל, מכיוון שהם יכולים להוסיף אותם ישירות בעותק של דף הפרויקט. עם זאת, אם ברצונך שמסמכים יופיעו באותו מקום בכל פעם, תוכל להוסיף עמודת מסמך לשלך עמוד לוח הפרויקט.

עמודת מסמך עושה פלאים אם יש לך חבר לצוות הידוע לשמצה בכך שהוא מבקש ממך לשלוח שוב קובץ בכל פעם שהוא מאבד את המעקב אחריו. אתה יכול בבקשה לומר להם שזה קיים בלוח הפרויקט אם הם יאבדו את המעקב אחריו שוב.

הגדל את הפרודוקטיביות שלך עם תוכנת ניהול פרויקטים

עבודת צוות היא מהנה, במיוחד כאשר פרויקט פועל בצורה חלקה. על ידי ניהול המשימות שלך בתוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול לעזור להפחית את החיכוך ולחסוך לך ולעמיתיך לעבודה זמן רב על ידי שמירה על הכל מאורגן במקום אחד.

גם אם אתה עובד לבד, אתה עדיין תרוויח מהידיעה היכן למצוא את כל הפרטים והמסמכים שאתה צריך. איזו תוכנה תבחר תלויה בך. עם הרבה אפשרויות מצוינות זמינות, סביר להניח שתמצא אחת שתתאים לך ולצוות שלך.

Notion, ClickUp ו-Asana הם כולם אפשרויות נהדרות אם אתה מחפש כמה הצעות להתחיל.

ClickUp לעומת אסאנה: מה עדיף לניהול פרויקטים?

יש הרבה אפשרויות לתוכנת ניהול פרויקטים, הנה כמה טיפים שיעזרו לך לבחור בין Asana ל- ClickUp.

קרא הבא

על הסופר