עם הפריחה בעבודה מהתרבות הביתית, צוותים מסתמכים במידה רבה על כלי שיתוף פעולה כדי להמשיך לעבוד מרחוק. ישנם מספר כלים זמינים לניהול צוותים מרוחקים, לעקוב אחר ההתקדמות שלהם, לארגן מפגשים וירטואליים ולהישאר מחוברים כדי לעזור להם להישאר פרודוקטיביים.
באופן דומה, שיתוף פעולה במסמכים תופס מקום חשוב לא פחות לתקשורת אפקטיבית. כדי להפוך את יצירת המסמכים, השיתוף ושיתוף הפעולה ליותר יעילים, הנה כמה מכלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר במסמכים שכדאי לנסות.
עבור שיתוף פעולה במסמכים, Google Docs היא הבחירה הטובה ביותר. זה עוזר להקדים את משחק שיתוף הפעולה מבלי לעלות שקל. זה מבטל את תסכולי השולח והמקבלים על ידי הקצאת קישורים ייחודיים לכל מסמך ומאפשרת למשתמשים לשתף אותם בצורה חלקה בלחיצה אחת.
תכונת שיתוף המסמכים השיתופי של Google Docs מאפשרת למספר משתמשים לערוך את אותו מסמך, עקוב אחר הצעות וקבל אותן, וראה את השינויים המסונכרנים בזמן אמת כדי להישאר מעודכן בחדשות האחרונות גִרְסָה. יתר על כן, זה מאפשר לעורכים להוסיף הערות והצעות בזמן אמת.
קָשׁוּר: כיצד להעניק ולהגביל הרשאות ב-Google Docs
כבעל המסמך, תוכל להתאים את זכויות העריכה בהתאם לצרכיך. אתה יכול להוסיף אנשים כמו עורכים או צופים באמצעות כתובות האימייל שלהם. אתה יכול גם להגדיר את המסמך ל"תצוגה בלבד" או "מוגבל" כך שרק אנשים עם מזהי אימייל מאותו דומיין יוכלו לגשת אליו. בנוסף, אתה יכול לשלוט מי יכול לשתף את המסמך שלך עם חברי צוות אחרים.
עם זאת, רוב האנשים נתקלים בבעיה אחת בעת השימוש ב-Google Docs. המשתמשים אינם מודעים לאפשרויות ההזמנה ושיתוף הקישורים ב-Google Docs. המקבל עשוי להוריד, לערוך ולשלוח בדוא"ל את המסמך שהתקבל אם הוא לא יודע איך לשתף פעולה ב-Google Docs. לכן, אם זו הפעם הראשונה שהם משתמשים בו, ייתכן שתצטרך לחנך אותם קצת.
Notion נותן לך שליטה מלאה על שיתוף מסמכים. בעזרתו, תוכל לשלוט בקלות מי יכול לערוך, להציג, להגיב או לשתף את דפי ה-Notion שלך. ניתן לשתף מסמכים עם אדם בודד או עם צוות שלם בבת אחת.
בשיתוף קבוצתי, אתה יכול להגביל למי יש גישה למסמכים, בין אם כל הצוות או רק כמה חברים מכל הקבוצה. אתה יכול, למשל, להציב את סגני העורכים שלך בקבוצה אחת ולהעניק להם גישת עריכה למידע סודי בלחיצה אחת. לחלופין, אתה יכול לתת גישת עריכה לכמה עורכים תוך שיתוף המסמך עם כל קבוצת העריכה.
קָשׁוּר: טיפים וטריקים חיוניים כדי להתחיל עם Notion
בסרגל הצד השמאלי, Notion שומרת תיעוד של הדפים הפרטיים והמשותפים שלך. כתוצאה מכך, אתה יכול לגרור ולשחרר במהירות דפים ממקטע אחד לאחר תוך הגדרת הרשאות הגישה כך שיתאימו לאלו שכבר נקבעו בקטע הדף הפרטי. אותן הרשאות גישה חלות על דפי קינון, אך תוכל לשנות אותן מאוחר יותר לפי הצורך.
כמו כן, למנהל יש את הזכות לשנות את הרשאות המסמך של מסמך שכבר משותף לכמה חברים מהקבוצה המוזמנת או להסיר מישהו מגישה אליו. אם אתה מבלבל את ההרשאות לעריכה, כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ על שחזור. לפיכך, Notion היא בחירה טובה עבור צוותים קטנים עם שליטה כזו בשיתוף מסמכים.
Notion משתלב עם Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp ושירותים רבים אחרים לשיתוף מסמכים קל. התוכנית החינמית מגיעה עם מגבלות, כגון מספר האורחים שאתה יכול להזמין ומעקב אחר היסטוריות. כדי לקבל תועלת מקסימלית, שקול לשדרג לתוכנית בתשלום. בדוק את עמוד תמחור מושג לפרטים נוספים.
Zoho Writer גם מאפשר למשתמשים לשתף מסמכים בצורה חלקה לשיתוף פעולה, בדומה ל-Google Docs. שיתוף מסמכים עם הצוות שלך לביקורות תוך מתן אפשרות להגיב על הקבצים בזמן אמת הוא סופר קל. כאשר אתה משאיר את ההצעות שלך בהערות, הצוות שלך יודע מה לערוך ויכול לנקוט פעולה במהירות.
אתה יכול אפילו לשוחח על ההתקדמות שלך תוך כדי עבודה. כבעלים של המסמך, אתה יכול להפעיל את החלפת מסלול שינויים כך שכל שינוי שנעשה במסמך מעתה ואילך ייבדק מחדש בקלות. יתרה מכך, עם Zoho Writer, תוכל גם לשתף מסמכים חיצונית עם לקוחות שאינם נמצאים בסביבת העבודה שלך.
מסמכים מאוחסנים בספריית ענן מאורגנת היטב וניתן לחפש ולאחזר אותם במהירות. בנוסף, אתה יכול לשלב בקלות את Zoho Writer עם יישומים כמו Google Drive, Dropbox, Evernote ו- Zoho Mail. יתרה מכך, ל- Zoho Writer יש ממשק מקצועי ואין לו עקומת למידה תלולה. אז לא יהיה לך קשה להתרגל לזה.
קָשׁוּר: Zoho Writer נגד Google Docs ו-Microsoft Word Online: האם הגיע הזמן לעבור?
כשזה מגיע לתמחור, ה-Zoho Writer הוא חופשי לשימוש עבור אנשים פרטיים. עם זאת, כדי ליהנות מהטבות נוספות כגון שטח נוסף או הגנה באמצעות סיסמה, תצטרך ללכת על התוכניות בתשלום שלה. בדוק את ה עמוד התמחור של Zoho Docs לפרטים נוספים.
כמה מהתכונות השימושיות שתוכלו ליהנות בהן עם Zoho Writer הן:
- שמירת מסמכים בזמן אמת.
- נעילת נתונים רגישים.
- עוזר כתיבה המופעל על ידי AI.
- תזמון או פרסום ישיר של מאמרים בוורדפרס.
- עובד גם במצב לא מקוון.
ClickUp Docs הוא עוד כלי יעיל ביותר לשיתוף מסמכים מרחוק. באמצעות ממשק שיתוף הפעולה המדהים שלו, עמוס בתכונות, כל אחד ב- Workspace יכול לשתף פעולה, לערוך ולעבוד על משימות בו-זמנית.
הוא מאפשר עריכה משותפת בסגנון של Google Docs. אתה יכול לראות את הסמן זז כאשר מישהו עורך מסמך, כאשר שמו מוצג מעל הסמן. על ידי לחיצה על סמל המשקפת הצהוב, תוכל גם לראות מי צופה ביצירה שלך.
בנוסף, שינויים בזמן אמת מסונכרנים בכל המכשירים כדי להבטיח שכל חבר צוות יוכל לגשת לגרסת המסמך העדכנית ביותר. בזמן שיתוף מסמכים עם הצוות שלך, תהיה לך הגמישות לשמור על מסמכים מסוימים פרטיים בעוד שאחרים נגישים לכולם.
יתרה מכך, על ידי הגנה על המסמכים שלך, אתה יכול למנוע מחברי צוות ספציפיים לגשת למסמכים האלה מבלי לבקש ממך רשות. קינון הוא עוד אחד מהתכונות הייחודיות של ClickUp. זה מאפשר לך לקבץ דפים בתוך מסמך, ובאמצעות תכונת היחסים, אתה יכול לקשר דפים קשורים בתוך המסמך.
אתה יכול גם לייבא את העבודה שלך מיישומים אחרים, כולל Evernote, Google Docs ואפילו מסמכי Microsoft Word. אם אתם מחפשים כלי שיתוף פעולה מסמכים בעל תגובה גבוהה, כדאי לכם לנסות את ClickUp.
פלטפורמת Dropbox Paper היא אפשרות מתקדמת נוספת לשיתוף פעולה במסמכים הזמינה לצוותים מרוחקים. בעזרתו, תוכל לשתף מסמכים בצורה חלקה עם חברי הצוות תוך מתן גישה למסמך באמצעות כתובות דוא"ל.
הקצאת משימות לחברי הצוות שלך בכמה לחיצות בלבד ויצירת מועד אחרון מיידית ממש ליד זה שומר על כולם מעודכנים. בנוסף, תוכל לתכנן את הפגישות שלך על ידי קישור אירועי לוח השנה במסמך המשותף.
קָשׁוּר: נסה את התכונות הטובות ביותר של נייר Dropbox
בתור משתף פעולה, אתה יכול לגלות במהירות אילו משימות הוקצו לך לפי מסמך או לפי מסמך, ולנווט בין משימות שהוקצו לאחרים וכאלה שכבר הושלמו. יתרה מכך, בניגוד ל-Google Docs, Dropbox Paper תומך בשיתוף קבצי מולטימדיה, מה שהופך את שיתוף הפעולה לאטרקטיבי יותר.
בנוסף לכך, Dropbox Paper מאפשר לייבא מסמכי Microsoft Word, Excel ו-PowerPoint ולקשר מסמכי Google Docs, Sheets ו-Slides. אז אם אתה מחפש כלי שיתוף פעולה עשיר בתכונות עבור הצוות שלך, נסה את Dropbox Paper.
קח את שיתוף הפעולה שלך במסמכים לשלב הבא
שיתוף פעולה במסמכים קיים כבר עשרות שנים. נסה את הכלים ברשימה כדי לקחת את שיתוף הפעולה במסמכים עם הצוות שלך לשלב הבא. כדי לקבוע איזה כלי הכי מתאים לצוות, עליך להפעיל אותו על ידם ולבחור את הפתרון התואם את דרישות הצוות.
האם יש לך חברי צוות הממוקמים במקומות שונים בעולם? קביעת פגישה חשובה תהיה ללא ספק אתגר אם לא ידעת את אזור הזמן. אם כן, כדאי לבדוק ממירי אזור זמן כדי להקל על העבודה שלך.
האם אתה צריך לעבוד עם אנשים מאזור זמן אחר? השתמש בכלי ממיר אזורי זמן לשיתוף פעולה בזמן.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- כלי שיתוף פעולה
- מסמך דיגיטלי
- ניהול משימות
- עבודה מרחוק
שאן עבדול הוא בוגר הנדסה. לאחר שסיים את לימודיו ותואר שני, הוא החל את הקריירה שלו כסופר עצמאי. הוא כותב על שימוש בכלים ותוכנות שונות כדי לעזור לאנשים להיות פרודוקטיביים יותר כסטודנטים או כמקצוענים. בזמנו הפנוי, הוא אוהב לצפות בסרטוני YouTube על פרודוקטיביות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
