בין אם זה יצירתי, בנייה, אדמיניסטרציה או משהו אחר, לעתים קרובות תמצא את עצמך עם משימות שחוזרות על עצמן בכל סביבת עבודה. יצירת זרימת עבודה מבוססת תעזור לך ולעמיתיך לעבודה להיכנס לקצב, במיוחד כאשר אתה מצטרף למישהו חדש.
במאמר זה, נדריך אותך בהתוויית זרימת עבודה ב-Notion, כך שאתה והצוות שלך יודעים את הסטטוס והשלבים של כל משימה עליה אתה עובד.
היתרונות של מתאר זרימת עבודה ב-Notion
פריסת זרימת העבודה שלך ב-Notion תעזור לצוות שלך לדמיין ולזכור את השלבים שהם צריכים לנקוט בעת תחילת או השלמת משימה. זה גם יעזור לכולם לדעת באיזה שלב נמצאת משימה מסוימת.
לדוגמה, אם כתיבת פוסטים בבלוג היא משימה שחוזרת על עצמה, אתה יכול לחלק את תהליך היצירה לארבעה שלבים: שרטוט, עריכה, תמונות והעלאה. כאשר כותבים בצוות שלך מסיימים טיוטה, הם יכולים לסמן את חלקם במשימה שהושלם על הלוח ולהגדיר את האחראי על העריכה בתור המוקצה.
גם אם אתה עובד לבד, זו דרך מצוינת לעקוב אחר ההתקדמות שלך מכיוון שתהיה לך סקירה מפורטת יותר של עומס העבודה שלך. זה גם עוזר לחלק מטלה כבדה יותר לפריטי פעולה קטנים יותר, שיכולים לסייע במניעת הצפה.
מתאר זרימת עבודה ב-Notion עם סטטוסים
באמצעות מסד נתונים פשוט של טבלאות in Notion ייתן לך סקירה תמציתית של זרימת העבודה שלך. אתה יכול לראות במהירות באיזה שלב נמצאת כל משימה, להשוות אותה לתאריך היעד ולבדוק מי עובד עליה מבלי שתצטרך לעשות הרבה גלילה.
בדוגמה זו, כל עמודה מייצגת שלב בתהליך הכתיבה. כדי להתחיל, החלט לאילו שלבים ברצונך לחלק את המשימות החוזרות שלך וליצור דף חדש על ידי בחירת האפשרות בפינה השמאלית התחתונה של Notion. ברגע שאתה בדף החדש שלך, במקום לבחור תבנית, העלה את הפקודות באמצעות הקש קדימה ובחר מסד נתונים טבלה - מוטבע.
ה שֵׁם העמודה תהיה המקום שבו תכניס את שם המשימה שלך, ואת העמודה הנוספת שתופיע תוכל למחוק. לאחר מכן, הוסף עמודה חדשה על ידי בחירת סמל ההוספה בפינה השמאלית העליונה של הטבלה, וב- סוג נכס תפריט, בחר בחר.
לחץ לתוך התא למטה והקלד סטטוס שבו תרצה להשתמש, ו-Notion ייתן לך הנחיה להפוך אותו ל- אוֹפְּצִיָה. משם, אתה יכול לשנות את הצבע באמצעות שלוש הנקודות שלצדו.
צור את כל הסטטוסים שבהם תרצה להשתמש לפי אותן הוראות ולחץ על כותרת העמודה כדי להעלות את התפריט ולשכפל אותו עד שתהיה לך עמודה אחת לכל שלב. תנו להם שמות בהתאם.
כעת, בזמן שאתה ועמיתיך לעבודה, אתה יכול להשתמש בסטטוסים כדי לתקשר באיזה שלב אתה נמצא ואיך זה הולך. לכן, במקום פשוט לסמן את המשימה שבוצעה, אתה יכול להראות לצוות שלך שאתה עובד על פריט מבלי לומר זאת בפועל.
הדוגמה משתמשת לעשות להראות שאף אחד עדיין לא עובד על זה, בתהליך להגיד שזה בעיצומו, לְהַשְׁלִים להראות שזה נעשה, בהמתנה כדי ליידע אחרים שהוא מושהה, וכן תָקוּעַ כדי לציין שהמוקצה זקוק לעזרה.
קָשׁוּר: קיצורי מקשים של Notion עבור Windows ו-Mac
אם הצוות שלך צריך לתקשר פרטים ספציפיים, הם יכולים להגיב בדף המשימות על ידי לחיצה על שמו ופתיחתו. השדה הריק למטה הוא המקום האידיאלי לפרטים ראשוניים. שדה ההערות הוא אופטימלי לשאילת שאלות, לתקשורת שאתה מוסר את הפרויקט או להציע הצעות.
קיום השיחות הללו ב-Notion גם יעניק לכולם גישה למידע, במקום להגביל את הגישה בהודעה ישירה או ללכת לאיבוד בצ'אט קבוצתי.
גם אם אתה עובד לבד, שימוש בסטטוסים והשארת הערות לעצמך מועילים כשאתה בוחר משימה בחזרה.
תיאור של זרימת עבודה ב-Notion עם רשימת רשימות
אם אתה אוהד של לשמור על זה פשוט ומעדיף רק ליידע אחרים שמשימה הושלמה, אתה יכול לשרטט את זרימת העבודה שלך באמצעות עמודות רשימת בדיקה. פעולה זו היא גם דרך מצוינת לחסוך במקום אם אתה צריך לכלול הרבה עמודות בזרימת העבודה שלך. עם זאת, עדיף לצמצם אותם למינימום אם אתה יכול.
אתה מוסיף עמודות רשימת תיוג באותו אופן שהיית עושה א בחר עמודה על ידי לחיצה על כפתור ההוספה בפינה השמאלית העליונה של הטבלה שלך, וכל מה שאתה צריך לעשות הוא לתת להם שם.
באמצעות אלה, עדיין תקבל סקירה מהירה של היכן אתה והצוות שלך נמצאים עם משימות, עם מראה קצת פחות עמוס של טקסט בסטטוסים. זה נהדר במיוחד עבור צוותים שאולי ירצו שרמת העדיפות תבלוט על פני כל השאר.
קָשׁוּר: ClickUp לעומת מושג: מה עדיף לשיתוף פעולה בפרויקט
כמו כן, אתה עדיין יכול לתקשר בתוך ההערות, כמובן, אבל הסטטוס של כל שלב אינו המוקד - רק אם הוא הושלם או לא.
פריטים אחרים שאולי תרצו לכלול בתהליך העבודה של הרעיון שלכם
כמה עמודות אחרות שאולי תרצו לכלול בזרימת העבודה של Notion הן א עמודת קישור אם הפרויקטים שלך נמצאים בכונן או בתוכנה מקוונת או א קבצים ועמודת מדיה אם אתה מוסר מסמכים הלוך ושוב.
אם אתה מוצא שאתה לא רוצה נכס מסוים כדי להופיע כעמודה במסד הנתונים שלך, זכור שאתה יכול להסתיר אותה מהטבלה שלך, אך היא עדיין תופיע ברשימת המאפיינים כאשר אתה לוחץ על פרויקט.
הוספת הערות לדף מעל או מתחת לטבלה שלך תעזור לך ולעמיתיך לעבודה גם ללמוד ולזכור את השלבים בתהליך העבודה שלך.
פעולה זו מועילה במיוחד להכנסת חברי צוות חדשים, מכיוון שהם יידעו את כל השלבים, וההנחיות שלך יגידו להם בדיוק מה עליהם לעשות כשהם יגיעו לשלב הבא.
היכנס לקצב עם מושג
על ידי תיאור זרימת עבודה ב-Notion, אתה מוציא את הניחוש מתהליך ומפרק פרויקטים גדולים יותר לאבני דרך קטנות ומאורגנות. בדרך זו, לך והצוות שלך יהיה הכל במקום אחד, ואף אחד לא צריך ללכת לחפש.
אם עדיין לא בדקתם את Notion, ההתאמה האישית והפשטות שלו מאפשרות לכם לנהל כל פרויקט. עם זאת, אם אתה מרגיש תקוע, אתה יכול להתחיל עם כמה מהתבניות הרבות שלו וללמוד תוך כדי.
Notion הוא אחד מכלי הפרודוקטיביות הטובים ביותר, והוא צומח במהירות. הנה כמה טריקים וטיפים שתוכל להשתמש בהם כדי להתחיל.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- אפליקציות לרישום הערות
- כלי שיתוף פעולה
- ניהול משימות
סתיו סמית היא כותבת תוכן עם רקע בשיווק ותשוקה לטכנולוגיה, תחביבים ובילויים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
