משרות, שבהן אתה מקבל אוטונומיה על מה שאתה עושה, הן נהדרות אם אתה לא אוהב שאומרים לך מה לעשות ומציעות הרבה סיפוק. עם זאת, עם החופש מגיע הצורך לארגן ולנהל את העבודה שלך.
זה דורש כישורי ניהול זמן ומשימות, וזה לא משהו שמגיע בהכרח באופן טבעי. בואו נסתכל על כמה דרכים אמינות שבהן תוכלו לבסס את היכולות שלכם בתחום הזה ולהתחיל לקחת אחריות על עומס העבודה שלכם ביעילות.
1. התרגל להשתמש בלוח שנה
הסתמכות רק על הזיכרון שלך כדי לעקוב אחר לוח הזמנים שלך פתוחה לכמויות אדירות של טעויות אנוש. הדרך הקלה ביותר לשלוט בניהול זמן טוב היא להשתמש בלוח שנה לכל דבר ולעשות זאת באופן קבוע.
ישנם יישומי יומן דיגיטליים רבים שבהם אתה יכול להשתמש, כגון הַשׁקָפָה ו לוח שנה של גוגל. בנוסף, אתה יכול לבחור טוויק, אם אתה מעדיף מתכנן מבוסס משימות.
קָשׁוּר: כיצד לסווג צבע את לוח השנה של Outlook שלך
המטרה היא להכניס הכל ללוח השנה שלך, כולל פגישות, יצירות ואירועים, ובעצם כל מה שאתה יודע שאתה צריך לעשות. אם יש משהו שאתה יודע שאתה עלול לשכוח, הכנס אותו. מומלץ למלא את לוח השנה שלך כמה שיותר מראש, אז חסום זמן מה בתחילת השבוע כדי לעשות זאת.
2. ארגן את האימיילים שלך בתיקיות
שמירת כל האימיילים שלך בתיבת הדואר הנכנס יכולה ליצור כאוס, במיוחד אם אתה צריך למצוא אימייל נכנס חשוב במועד מאוחר יותר. כדי לתקן זאת, עליך לארגן את המיילים שלך בתיקיות רלוונטיות.
התיקיות שאתה יוצר צריכות להיות ספציפיות לעבודה ולתפקיד שלך, ולהפוך אותן כך שתוכל למצוא מידע במהירות. זה עשוי לכלול תיקיות לפרויקטים, הודעות ועדכונים של החברה, חברי צוות, הודעות דוא"ל שאתה צריך לעקוב אחריהם וכן הלאה.
עדיף להימנע ממחיקת מיילים הקשורים לעבודה, כי גם אם משהו לא נראה רלוונטי עכשיו, זה לא אומר שזה לא יהיה בעתיד.
אולי לא תראה מיד את היתרון של ארגון תקשורת בצורה זו, אבל בטווח הארוך, זה יעזור לך להישאר בשליטה על עומס העבודה שלך.
3. ארגן את כונן הקבצים שלך
אין דבר שמזיק יותר לפרודוקטיביות שלך מאשר כונן קבצים שיש בו מאות קבצים רופפים. פעולה זו מקשה וסוחף למצוא את מה שאתה צריך, וכתוצאה מכך דחיינות והימנעות.
בדיוק כמו עם האימיילים שלך, חשוב לסדר את הקבצים שלך לתיקיות כדי שתוכל להישאר מעודכן בעבודה שלך. בעצם, לא אמור להיות לך קבצים שאינם מאוחסנים בתיקייה ייעודית.
קָשׁוּר: כלים פרודוקטיביים לשיפור המיקוד במשרדים המסיחים את הדעת
פעולה זו לא תשפר אותך באופן אוטומטי בניהול עומסי עבודה, אך היא תעזור לך בניהול זמן ותשמור עליך עקבי. שמעתם פעם את המשפט "בית מסודר הוא מוח מסודר"? אותו דבר חל על סביבת העבודה הדיגיטלית שלך!
4. עקוב אחר העבודה שלך
אוטונומיה בעבודה פירושה שמצפים ממך לעקוב אחר המשימות השוטפות שלך, וכיצד זה משתלב במאמץ הצוות הרחב יותר. לכן, מובן מאליו שאתה דורש דרך מעשית לעשות זאת.
אתה יכול ליצור גיליון אלקטרוני המפרט את כל התקדמות העבודה שלך, מלקוחות שאתה עובד איתם ועד לתכנון הפרויקט. ל-Microsoft Excel ו-Google Sheets יש הרבה תבניות שבהן אתה יכול להשתמש, או שאתה יכול ליצור אחת מאפס. באופן אידיאלי, הגיליון האלקטרוני שלך צריך לתת לך פיקוח על:
- מהי היצירה.
- מועדים.
- מדדי התקדמות.
- משימות הקשורות אליו.
לחלופין, אתה יכול להשתמש בתוכנת ניהול עבודה, כמו אסאנה, זה עושה לך קצת ארגון. לא משנה איך תבחר לעקוב אחר העבודה שלך, אם יש לך אחריות בלעדית לעומס העבודה שלך, חיוני שתהיה לך איזושהי סקירה ויזואלית.
קָשׁוּר: אסאנה פריצות שאתה צריך לדעת
5. תעדוף את המשימות שלך ביעילות
כשאין לך מישהו שיגיד לך מה לעשות, אתה צריך להבין לאילו משימות יש עדיפות על פני אחרים. מיומנות זו היא לעתים קרובות זו שאנשים מתקשים איתה מכיוון שהיא מצריכה חשיבה על התמונה הגדולה יותר ולצפות את התוצאות העתידיות.
למרבה המזל, יש כמה שיטות בדוקות לעשות זאת, כדי לעזור לך. ה שיטת MoSCoW עוזר לך לסדר משימות לפי חובה, צריך, יכול להיות ולא יהיה. זוהי מערכת מדורגת המאפשרת לך לוודא אילו משימות חיוניות, ואילו לא.
ה אייזנהאואר מטריקס היא שיטה נוספת שמסווגת את המשימות שלך לרשת של 2x2: דחוף, חשוב, לא דחוף ולא חשוב. לכן, אם המשימה שלך נופלת בתיבה דחופה/חשובה, זה אומר שאתה צריך לעשות אותה עכשיו. בעוד שאם זה נכנס לתיבה לא דחוף/לא חשוב, סביר להניח שתוכל להתעלם ממנו, לעת עתה.
6. חסוך זמן במשימות שחוזרות על עצמן
אנשים מבלים כ-25% מזמנם בעבודה במשימות שחוזרות על עצמן; זהו חלק עצום של זמן, והוא לא יעיל להפליא. אלה יכולים להיות מיילים שאתה שולח שבהם התוכן זהה או בלוקים של טקסט שאתה כותב בדוחות.
החדשות הטובות הן שאתה יכול להפוך עבודה שגרתית לאוטומטית כך על ידי שימוש ב- הרחבת טקסט קסומה של Chrome. זוהי אפליקציה חינמית המאפשרת לך ליצור עד 10 קיצורי דרך במקום לכתוב את אותו טקסט החוצה, שוב ושוב.
קָשׁוּר: משימות יומיומיות שתוכל לבצע אוטומציה באמצעות Zapier
גורם הקיצור יכול להיות שילוב של סמלים ואותיות. כאשר אתה מקליד אותם, זה מייצר אוטומטית את הטקסט המלא שאתה צריך. למשל, הקלדה #להגיש תלונה יפיק את דוח השלד המלא, ואתה יכול פשוט להיכנס ולערוך כל פרט רלוונטי.
שמור על עומס העבודה שלך
קל מאוד להיות לא מאורגן ולעשות טעויות כשזה מגיע לניהול עומס העבודה שלך. לכן, חשוב לוודא שיש לך הכל כדי למזער זאת.
כבני אדם, אנחנו יכולים לאחסן כל כך הרבה מידע במוח שלנו, אז אל תעמיס על עצמך בניסיון לזכור הכל. באמצעות הטיפים שנחקרו כאן, אתה תהיה בדרך טובה לנהל את עומס התיקים שלך ביעילות, ועם הזמן, זה יהפוך לטבע שני.
לוחות שיתוף פעולה דיגיטליים הם הדרך קדימה, אבל באיזה מהם כדאי להשתמש? להלן האפליקציות הטובות ביותר לשיתוף פעולה ותכנון פרויקטים.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול זמן
- טיפים לפרודוקטיביות
- ניהול משימות
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
