כיצד להשתמש בתצוגת הלוח בלוח השנה של Microsoft 365

כולם נאבקים למצוא מידע לפעמים, אפילו בתוך מערכות הקבצים והאפליקציות שלהם. לוח השנה ב-Microsoft 365 עבור האינטרנט כולל כלי שמתעלמים ממנו לעתים קרובות שיכול לעזור.

תצוגת לוח מאפשרת לך לנהל את לוח הזמנים והמשימות שלך במקום אחד, תוך גישה מהירה לקבצים קשורים, הערות ולזכור יעדים. הוא מבצע הרבה מאותן משימות הקשורות לניהול פרויקטים כמו Trello ו- OmniFocus. אבל עבור אנשים שמשתמשים ב-Microsoft 365, זה יכול לשמש מעצמה ארגונית.

כיצד להשתמש בתצוגת לוח ב-Microsoft 365

תצוגת לוח זמינה ב-Microsoft 365 באינטרנט. פתח את לוח השנה של Outlook ולחץ על מה נוף אתה משתמש (יום, שבוע, חודש). בתחתית התפריט הנפתח, תראה גלשן.

לחץ על בְּרִירַת מֶחדָל להעלות את לוח השנה הראשי שלך ואת כל המשימות שלך. לחלופין, אתה יכול ללחוץ לוח חדש כדי ליצור לוח המתמקד בפרויקט ספציפי.

תצוגת לוח פותחת קנבס שאתה יכול ללחוץ עליו כדי לנוע. אתה יכול להתקרב עם Ctrl + ] והחוצה, Ctrl + [. מועיל, ל-Board View יש קיצורי מקשים רבים לניווט במהירות.

סביר להניח שתראה כמה ווידג'טים נטענים מראש כאשר הקנבס נטען. אתה יכול לשנות את גודלם ולהזיז אותם על הקנבס. כדי להוסיף ווידג'טים נוספים, לחץ על

הוסף ללוח בצד שמאל למעלה. תראה את הווידג'טים הבאים בתפריט הנפתח:

• לוּחַ שָׁנָה
• פתק
• רשימת מטלות
• אוסף
• מטרה
• קוֹבֶץ
• קישור
• מזג אוויר
• שָׁעוֹן
• אדם
• מקום

לחץ על כל אחד מהווידג'טים האלה כדי להוסיף אותם לקנבס. כדי להסיר ווידג'ט, לחץ על שלוש נקודות בחלק העליון שלו ובחר הסר מהלוח.

קָשׁוּר: ה-Power-Ups הטובים ביותר של Trello כדי למקסם את שיתוף הפעולה בצוות שלך

לכל אחד מהווידג'טים של תצוגת לוח יש שימושים משלהם לניהול פרויקטים.

1. לוּחַ שָׁנָה

הווידג'ט של לוח השנה עשוי להיראות מובן מאליו. אתה יכול לשנות תצוגות כדי לראות את שלך סדר יום כולל, שבוע עבודה, שבוע או חודש. מבט מעמיק יותר מגלה אפשרויות נוספות להתאמה אישית שכדאי לציין.

יש לא רק את היכולת ליצור לוח שנה עבור פרויקט ספציפי. אתה יכול להירשם ללוח שנה מחוץ ל-Microsoft 365 באמצעות קישור, או להעלות לוח שנה מקובץ ‎.ics.

בקריצה לאופי המפוזר גיאוגרפית של העבודה המודרנית, אפשר להוסיף חגים בינלאומיים ממדינות ברחבי העולם. מאפיין תכנון מועיל במיוחד, המשמעות היא שעובדים מארצות הברית כבר לא חייבים להיות מופתעים לגלות שעמיתיהם האירופים אינם מתפקידם שוב בחופשה נוספת!

אתה יכול גם להוסיף יומנים לתוכניות טלוויזיה וספורט שאתה עוקב אחריהם, שימושי להחלטה במה שווה צפייה.

2. פתק

הערות שנוצרו בתצוגת לוח יופיעו גם בעדכון ה-OneNote שלך. ניתן לבצע עיצוב בסיסי לטקסט בכל הערה ולהכניס תמונה. זה אפילו אפשרי להפוך את הלוח שלך קצת יותר חי על ידי שינוי הצבע של כל תו.

אתה יכול גם להקצות תאריך יעד להערות. סמן אותו כשלם או הסר את תאריך היעד, הכל בתוך תצוגת לוח.

3. רשימת מטלות

הווידג'ט של רשימת המשימות נועד לשמש כמרכז, המציג משימות שנשמרו באפליקציית המשימות של מיקרוסופט והערות עם תאריכי יעד. רשימת המשימות מסתנכרנת עם To Do, כך שתוכל לראות משימות מלוח נתון בתוך אותה אפליקציה. כל לוח מקבל רשימה משלו.

משימות שאתה יוצר ברשימת תצוגת לוח בתוך 'מטלות' יסונכרנו עם אותה רשימת משימות, אחד המרכיבים הידידותיים לניידים בודדים של כלי זה, כפי שיפורט להלן.

4. אוסף

אתה יכול ליצור אוסף לקיבוץ ווידג'טים קשורים יחד. זה עשוי להיות שימושי במיוחד אם אתה עובד על פרויקט עם מספר שלבים או מסגרת זמן ארוכה.

לאחר הצבת אוסף על הקנבס, תוכל לגרור אליו ווידג'טים אחרים. האוסף מתרחב ככל שאתה מוסיף ווידג'טים. אתה יכול לתת שם לכל אוסף שאתה יוצר.

5. מטרה

תכונה זו נועדה לשמור אותך ממוקד. אתה יכול להוסיף יעדים לקנבס ה-Board View שלך, או לאוספים בודדים.

הקצה תאריך יעד ותופיע ספירה לאחור עם מספר הימים שנותרו. היעד יתווסף אוטומטית ליומן שלך. אתה יכול גם לשנות את צבע הרקע של כל מטרה.

6. קבצים

רוצה לקפוץ לקובץ ספציפי? אתה יכול להוסיף אותו כתמונה ממוזערת ולקשר ישירות לקנבס או לאוסף.

זהו חיסכון בזמן אמת מכיוון שהוא מנצח לחיצה ב-OneDrive או אפילו חיפוש אחר קובץ לפי שם. אם אתה משתף פעולה עם עמיתים או בני משפחה, אתה יכול להבטיח שיש להם גישה לקובץ הנכון על ידי הנחתו ישירות על הבד.

כאן אתה יכול לשים קישור על הקנבס. כותרת העמוד ותמונה נמשכים אל הלוח. שוב, השירות כאן הוא לשים מידע רלוונטי לפרויקט שלך במקום אחד, מה שהופך את תכונת הקישור לנחמדה שיש.

8. מזג אוויר ושעון

שני אלה נהדרים כשאתה עובד עם צוות מפוזר בינלאומי. אתה יכול להוסיף את מזג האוויר הנוכחי ואת השעה המקומית במיקום אחר.

תכונות כאלה יכולות במיטבן לתת לך הקשר לגבי אדם אחר, ולפחות לוודא שאתה לא מתקשר אליו באמצע הלילה.

9. אדם

רוצה ליצור קשר עם אותו אדם במהירות? אתה יכול להוסיף את פרטי הקשר שלהם ישירות ל-Canvas, ולהפוך אותם במרחק של כמה קליקים בלבד. התכונה טובה במיוחד אם הפרויקטים שלך כוללים תמיכה חיצונית שאינה מופיעה בספריית החברה.

10. מקום

תכונת המיקום טובה גם להבנת מצבים של אנשים אחרים, מכיוון שהיא מאפשרת לשמור כתובות ישירות על הבד. מאוחר יותר תוכל להעתיק את הכתובת או לפתוח הנחיות למיקום באמצעות מפות Bing.

קָשׁוּר: כיצד להשתמש ב-PowerPoint Speaker Coach כדי לשפר את כישורי ההצגה שלך

תצוגת לוח חסרה בנייד

ל-Board View יש הרבה תכונות חזקות לניהול פרויקטים. עם זאת, מהומה מרכזית היא היעדר אינטגרציה ניידת, גם אם הכלי נועד לתת מבט של 360 מעלות על מה שאתה צריך לעשות.

אתה יכול לראות משימות תצוגת לוח ב-To Do, יעדים ביומן והערות ב-OneNote. עם זאת, חוסר אפשרות לנייד עבור Board View גורם לזה להרגיש כמו כלי שעדיין בפיתוח.

חוסר יכולת ניידת חזקה לכלי הכולל תכונות מיקום מגביר את הרושם הזה ומעלה כמה שאלות לגבי המחויבות של מיקרוסופט לשמירה על Board View. למרבה המזל, מיקרוסופט לא כל כך ממהרת להרוג כלים, בניגוד למתחרה שלה גוגל, הידועה לשמצה בכך שהיא פותחת פרויקטים ואז הורגת אותם.

תצוגת לוח מביאה הכל ביחד

Board View מציע סקירה סוחפת של הפרויקטים שלך במקום אחד. למרות שהיעדר אפליקציה ייעודית לנייד הוא מתסכל, אם אתה משתמש ב-Microsoft 365 באינטרנט זה כלי עשיר בתכונות לניהול מה שאתה צריך לעשות.

5 יתרונות לחיסכון בזמן של שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים

על ידי שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול לשמור הכל מאורגן במקום אחד, ולחסוך זמן. להלן כמה מהיתרונות החיסכון בזמן.

קרא הבא

על הסופר