Microsoft To Do הוא יישום רב עוצמה שלעתים קרובות מתעלמים ממנו לטובת פתרונות ניהול משימות נוצצים יותר. To Do הוא, למעשה, יישום חזק ששווה לשקול, במיוחד אם אתה רוצה להגביר את הפרודוקטיביות שלך בזמן השימוש ב-Microsoft 365.
שימוש יומי ב-To Do כדי לתעדף את מה שצריך לעשות ביום הספציפי הזה וכמרכז לכל המשימות שלך הן כמה דרכים חזקות להתחיל לנצל את האפליקציה הזו.
מה על מיקרוסופט לעשות?
Microsoft To Do הוא מנהל משימות שמגיע כלול עם Microsoft 365. בעוד שכל התכונות שלו יכולות למלא מדריך מלא למתחילים, השורה התחתונה עם Microsoft To Do היא שאתה יכול להזין משימות באינטרנט, בשולחן העבודה ובאפליקציות לנייד. נתונים מסתנכרנים בצורה חלקה דרך חשבון Microsoft שלך.
ניתן ליצור קבוצות ורשימות של משימות. זה מקל על שיתוף רשימת משימות פרויקט עם עמיתים, רשימת מכולת עם בני משפחה ורשימת ציוד מחנאות עם חברים, למשל. האפליקציה פשוטה מספיק כדי שניתן יהיה להשתמש בה בקלות על ידי אנשים שאינם בקיאים בטכנולוגיה דיגיטלית.
הורד: Microsoft To Do for דְמוּי אָדָם | iOS | חלונות | מק (חינם)
5 סיבות להשתמש ב-Microsoft לעשות
1. חבר את לוח השנה ורשימות המשימות שלך ביחד.
אפליקציות רבות של יומנים ורשימות משימות נפרדות. זה יכול לגרום לכאבי ראש. מה קורה כאשר אתה מגדיר תזכורת של משימה לשעה 19:00, ויש לך אירוע ביומן באותו זמן? או תפספס אחד או תעבור כל הזמן בין היומן לאפליקציית המשימות כדי לבדוק זמינות זמן.
Microsoft To Do פותר בעיה זו באמצעות האינטגרציה ההדוקה שלה עם יומן ב-Microsoft 365.
- באפליקציית שולחן העבודה של Outlook, אתה יכול בקלות ללחוץ בין לוח שנה ל'מטלות', הכלול ב- שורת המשימות.
- האפליקציה לנייד של Outlook כוללת גם את היומן וגם את 'מטלות'. תראה משימות מטלות ב- לשונית החיפוש להלן לאחרונה התקבל ונשלח קבצים. אתה יכול ללחוץ על To Do בתוך Outlook, והאפליקציה תיפתח.
- באינטרנט, אתה יכול להשתמש בתצוגת לוח של לוח שנה כדי לראות את המטלות ואת היומן זה לצד זה.
2. צור משימות מהאימייל שלך
הכל ממשימות עבודה ועד חברים שמבקשים טובה, משימות רבות מגיעות בדוא"ל. למרבה המזל, To Do ו-Outlook באינטרנט הם שילוב חזק במיוחד לפרודוקטיביות.
Microsoft 365 מאפשר לך למשוך דוא"ל מתיבת הדואר הנכנס שלך אל 'מטלות', שתמצא תחת ה- היום שלי כפתור על הסרט. פשוט על ידי שחרור הדוא"ל ל- סעיף מטלות, תיצור משימה חדשה.
המשימה אינה תלויה באימייל, אותו ניתן למחוק או לאחסן.
3. עקוב אחר המשימות שלך בתוך צוותים
Microsoft מעודדת משתמשים לעשות כמה שיותר עבודה בתוך Teams. זו הסיבה שגם Teams ו-To Do קיבלו אינטגרציה קרובה יותר. אתה יכול להוסיף מטלות לאפליקציית Teams על ידי ביצוע הפעולות הבאות:
- לך ל Microsoft Teams > Apps.
- חיפוש > מטלות.
- הוסף > משימות לפי מתכנן ומשימות.
- נְקִישָׁה לִפְתוֹחַ.
משימות לפי מתכנן וביצוע לאחר מכן יתווסף ל- סרגל צד ב-Teams. אתה יכול להציג וליצור משימות ב-Teams, והן יופיעו ב-To Do ולהיפך.
- האינטגרציה מאפשרת לך להמשיך לשוחח עם עמיתים תוך בדיקת המשימות שלך באותו מקום, וזה מצוין לניהול פרויקטים.
- אם עמית מודיע לך בצ'אט שאחת מהמשימות ברשימת המשימות שלך הושלמה, תוכל לסמן אותה כמלאה ישירות בתוך Teams.
קָשׁוּר: כיצד להשתמש ב-Microsoft Power Automate לניטור טוויטר
משימות ייערמו במהירות ב-To Do. כאשר אתה צריך לאתר במהירות משימה, למה לא לדלג על הגלילה ולפספס אותה? אתה יכול לעשות זאת בצורה הטובה ביותר על ידי הוספת האשטאג לכותרת המשימה שלך או ב- להוסיף הערה סָעִיף.
לאחר מכן תוכל פשוט לחפש את ההאשטאג ולראות את כל המשימות הקשורות. זוהי גם דרך מהירה להתחיל לארגן מחדש את המשימות שלך אם, למשל, תאריך היעד של מאמר שהוקצה לך לכתוב משתנה. אתה יכול להעלות את כל המשימות שלך עם ההאשטאג #writing ולעדכן מתי אתה מתכנן לעבוד על כל אחת מהן.
היכולת להשתמש בהאשטאגים אינה ייחודית בין כלי ניהול המשימות. אפליקציית התזכורות של אפל ו- OmniFocus מנצלות אותן היטב, והן גם חלק חשוב ב-To Do.
קָשׁוּר: כיצד להשתמש ב-Microsoft Excel לניתוח סנטימנטים
5. התמקד על ידי שימוש ברשימת היום שלי
סביר להניח שאתה מבלה לפחות קצת זמן בתחילת היום שלך במחשבה על מה שצריך לעשות. אם אתה כמו אנשים רבים, תוכל לרשום רשימה של משימות. אתה עושה זאת כדי לשמור אותם נפרדים מערימת המשימות האחרות שאתה צריך לעשות מחר, בשבוע הבא ובחודש הבא.
To Do יכול להחליף את שרבוט הבוקר שלך ולעזור לך בצורה חכמה להתרכז במה שצריך לעשות היום.
- ה רשימת היום שלי מגיע מוכן להיכנס ל-To Do. זה יציע משימות שאולי תרצה לבצע היום. אלה כוללים משימות שיצרת הן ב-To Do והן באפליקציות מחוברות אחרות כגון Calendar, Outlook או Teams.
- אתה יכול גם לגרור משימות באופן ידני לתוך רשימת היום שלי או הקלד משימות חדשות שאתה צריך לעשות.
- פריטים שאתה מושך אליהם היום שלי הישאר ברשימה המקורית שלהם, וודא שאתה לא מאבד מעקב אחר שום דבר.
- בסוף כל יום, משימות שלא סומנו כהשלמות יורדות אוטומטית את רשימת היום שלי. התכונה מאפשרת לך להתחיל כל יום עם לוח נקי, גם אם ההצעות האוטומטיות יהיו שם כדי לעזור לבנות את היום שלך שוב בבוקר.
כפי שמיקרוסופט אומרת על To Do: "כל יום הוא התחלה חדשה."
Microsoft To Do הוא מרכז משימות רב עוצמה
אפליקציית To Do של מיקרוסופט חזקה יותר ממה שאנשים רבים נותנים לה קרדיט עליה. במיוחד אם אתה כבר שקוע במערכת האקולוגית של Microsoft 365, מה שהופך אותו למרכז ניהול המשימות שלך שווה את המאמץ.
רוצה להגביר את הפרודוקטיביות שלך בעבודה ולהספיק יותר על ידי התמקדות במשימות שלך? הנה כמה אפליקציות שיכולות לעזור לך לעשות זאת.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- מטלות של מיקרוסופט
- רשימת מטלות
- ניהול משימות
ג'סטין ולה הוא סופר ויזם עצמאי. הוא ממנף כלים דיגיטליים כדי לשפר את הפרודוקטיביות והיעילות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם