השימושים הטובים ביותר עבור תיבת החיפוש של Microsoft 365

תיבת החיפוש של מיקרוסופט חזקה יותר ממה שאתה חושב. אתה יכול להשתמש בו כדי לאתר במהירות מידע, קבצים וטיפים ספציפיים להקשר ביישום Microsoft 365 שבו אתה כבר עובד.

ישנן מספר תכונות של תיבת חיפוש המשותפות בין יישומי Microsoft 365. תכונות אחרות ייחודיות יותר ליישומים בודדים. הבנת התכונות המובילות יכולה רק להאיץ את זרימת העבודה שלך, כפי שנדון היום.

מהי תיבת החיפוש של Microsoft?

הודות לאינטרנט, כמות המידע בהישג ידך היא בלתי מוגבלת. כל מה שאתה צריך לעשות הוא למצוא את מה שאתה רוצה. העיקרון הזה הוא שהופך את תיבת החיפוש של מיקרוסופט לכל כך שימושית.

תיבת החיפוש מביאה אותך למידע, לקובץ, לתמונה או לאדם שאתה רוצה מהר יותר ועם פחות מעבר בין אפליקציות ותיקיות.

תיבת החיפוש זמינה בכל אפליקציות Microsoft 365. אתה מוצא את התיבה מעל סֶרֶט, עם המילה לחפש מזמין אותך להיכנס. חלק מהמשתמשים עשויים לראות רק א זכוכית מגדלת שמתרחב לתוך התיבה בעת לחיצה, בהתאם להגדרות שלך. בהתאם לגרסה שלך של Microsoft 365, ייתכן שתקרא לתיבת החיפוש תגיד לי ויש לך א נורה במקום זכוכית המגדלת.

לחץ על תיבת החיפוש וחיפושים והצעות אחרונים יתמלאו בתפריט נפתח. הקלד אות בודדת וההצעות יאוכלסו מחדש בהתאם.

הדרך הטובה ביותר להשתמש בתיבת החיפוש היא להקליד מילה או ביטוי בודדים. לדוגמה, Pivot Table ב-Excel או View ב-Word. זה יאכלס תוצאות רלוונטיות יותר.

אם אינך רואה את מה שאתה מחפש, לחץ על עוד תוצאות חיפוש. סביר שתראה שם מה שאתה רוצה.

קָשׁוּר: כיצד ליצור אינדקס של Windows 11 לתוצאות חיפוש מהירות יותר

מדוע להשתמש בתיבת החיפוש של Microsoft?

מתנער מהיכולת הזו? בכמה הקשות בלבד, תוכל ללחוץ לתיקייה הרלוונטית ולפתוח את הקובץ הרצוי. באופן דומה, כמה הקשות יכולות לפתוח את המידע שאתה צריך ממנוע חיפוש מבוסס דפדפן.

אולי זה נכון.

אבל מתי בפעם האחרונה שקלת כמה זמן לוקח לך להגיע לקובץ או לפיסת מידע? כמה שניות או כמה קליקים? כמה זמן לוקח לחפש קבצים או מידע עבודה ממוקדת בסביבת עבודה שכבר מסיחה את הדעת?

זה כנראה יותר זמן ממה שחשבת בתחילה, במיוחד כאשר אתה יכול להשתמש באלטרנטיבה מאוד נגישה: לקפוץ לתיבת החיפוש, להקיש מילה או שתיים ולמצוא את מה שאתה צריך.

מנוע החיפוש ב-Microsoft 365 הוא חלק ממגמה רחבה יותר של מחשבים המנצלים טוב יותר את מה שהם יודעים עליך. יכולות החיפוש ב-Microsoft 365 וב-Google Workspace הן כעת כה חזקות שיותר מרמה רדודה של תיקיות לאחסון קבצים יכולות להיראות מיושנות.

קָשׁוּר: כיצד להציג קבצים ותיקיות מוסתרים ב-Windows 11

תכונות תיבת החיפוש של Microsoft

לתיבת החיפוש מספר תכונות ליבה הפועלות באופן עקבי באפליקציות Microsoft 365.

1. מקום. תמצא את תיבת החיפוש בחלק העליון של האפליקציה, מעל ה- סֶרֶט, למרות שהוא עשוי להיות ממוזער בצורה של זכוכית מגדלת, בהתאם להגדרות שלך. קיצור המקשים של Windows הוא Alt+Q.
2. מילים או ביטויים. אתה יכול להזין מילה בודדת או ביטוי בתיבת החיפוש ולקבל מגוון תוצאות ספציפיות להקשר. לדוגמה, כאשר ב-Outlook, התיבה תציג מיילים לפני מסמכי Word.
3. זיכרון. תיבת החיפוש תלמד את ההתנהגויות שלך ותעלה מידע בצורה חכמה יותר עבורך. החיפושים האחרונים שלך נשמרים, כך שתוכל לגשת אליהם שוב במהירות.
4. טיפים. אם אתה צריך לחפש כיצד לבצע משימה ספציפית באפליקציה, פשוט הקלד מילה הקשורה למשימה בתיבה. תמצא מסמך עזרה או סרטון שיעזור לך.
5. חיפוש באינטרנט. אם תרצו לערוך מחקר נוסף על נושא מסוים, הזינו אותו בתיבת החיפוש והמידע הבסיסי יאוכלס בתוך האפליקציה, יחד עם תוצאות החיפוש של Bing שייפתחו בדפדפן בלחיצה.
6. הגדרות. צריך לתפוס במהירות הגדרה של מילה? פשוט הקלידו ותקבלו תשובה.
7. גישה לקבצים. הקלד את שם הקובץ והמכשיר שלך ימצא אותו. אתה יכול להכניס את הקובץ לכל מקום בו אתה עובד כעת או לבחור ממנו מידע שאתה מעתיק אליו.
8. שיתוף. סוּג שיתוף לתוך תיבת החיפוש, ותוכל לשתף קישור לקובץ הנוכחי שלך עם שותפי עריכה.
9. פעולות מוצעות. קיצורי דרך ספציפיים להקשר עוזרים לך לבצע פעולות מומלצות מהר יותר. הם מופיעים כאשר אתה לוחץ לתיבת החיפוש.
10. גישה מהירה להגדרות. פשוט הקלידו אות בתיבת החיפוש, ותוכלו להגיע במהירות להגדרה או כלי שאחרת עלולים להקדיש כמה שניות יותר מדי בחיפוש. לדוגמה, האם אתה רוצה להגיע להגדרות הפסקה ב-Word, אבל לא זוכר היכן בדיוק הן? שים P ו הגדרות פסקה יופיע.

תכונות תיבת החיפוש של Microsoft לפי אפליקציה

לתיבת החיפוש יש כמה תכונות ייחודיות בכל אחת מהאפליקציות של Microsoft 365. להלן מספר דוגמאות שיעזרו לך להתחיל.

הַשׁקָפָה

• BCC. רוצה להוסיף במהירות עותק מוסתר למייל? אם לא הפעלת את היכולת הזו להיות מופעלת תמיד, הקלד BCC בתיבת החיפוש. שורה עבור BCC תתווסף למייל.
• צעדים מהירים. האם הגדרת צעדים מהירים לניהול טוב יותר של תיבת הדואר הנכנס שלך? הקלד את האות Q בתיבת החיפוש ואפשרויות Quick Step יופיעו.
• הוסף סקר. צריך לעשות סקר מהיר לקבוצת עמיתים? פתח אימייל חדש, הקלד 'הצבע' בתיבת החיפוש, השתמש בלחצן ההצבעה ובחר את סגנון הסקר המועדף עליך.

מִלָה

• שימוש חוזר בתוכן. היכולת לעשות שימוש חוזר בתוכן מקובץ מסוים באמת בולטת ב-Word. במהלך העבודה במסמך אחד, ייתכן שתרצה להוסיף מעט טקסט ממסמך אחר. השתמש בתיבת החיפוש כדי למצוא את הקובץ ופתח אותו בחלונית החיפוש. לחץ על שלוש הנקודות בצד ימין של הקובץ, לפני הלחיצה שימוש חוזר בתוכן. לאחר מכן, העתק והדבק את הטקסט שאתה צריך במסמך הנוכחי שלך.
• צפיות. אתה יכול לשנות במהירות תצוגות. הקלד "תצוגה" בתיבת החיפוש ותראה אפשרויות עבור תצוגת רשת, כל העמוד, הצג קווי רשת, הצג קווי רשת של טבלה, ו הצג מתאר.

לְהִצטַיֵן

• הקפאת חלוניות. הקלד F בתיבת החיפוש > הקפאת חלוניות. אתה תשמור את השורות והעמודות שנבחרו כעת גלויות בזמן ששאר הגיליון יגלוש.
• לְדַבֵּר. הקלד דיבור ותקבל אפשרויות להקרא את התאים לפי שורות או עמודות.

פאוור פויינט

• מאמן דובר. הקלד "מאמן" ותראה פעולה לקפיצה איתה לפגישה מאמן דובר, שיכול לשפר את כישורי ההצגה שלך.
• Slide Master. הקלד S בתיבת החיפוש > Slide Master ואתה מוכן להתחיל לערוך את השקופיות הראשיות, תכונה שקשה מאוד למצוא למשתמשים לא רגילים ב-PowerPoint.

השתמש בתיבת החיפוש של Microsoft כדי לעבוד מהר יותר

חסוך לעצמך קצת זמן ותפסיק לסרוק את הסרט אחר ההגדרה הנכונה או לחפש בתיקיות אחר קבצים ספציפיים. במקום זאת, הישאר ביישום Microsoft 365 שבו אתה עובד והקלד כמה מילים בתיבת החיפוש של Microsoft לקבלת תוצאות ספציפיות להקשר. אתה תמצא את מה שאתה מחפש הרבה יותר מהר.

כיצד למצוא קבצים ומסמכים שאבדו או שלא במקומם ב-Windows

כאשר אתה מאבד או בטעות קובץ, מסמך או כל דבר אחר, הנה כמה פתרונות שאתה יכול לנסות!

קרא הבא

על הסופר