כיצד להימנע משימוש יתר בכלי תקשורת ושיתוף פעולה

כלי שיתוף פעולה ותקשורת חיוניים להצלחת כל פרויקט, במיוחד עבור צוותים מרוחקים. הם עוזרים להגביר את הפרודוקטיביות והקשרים בין העובדים תוך שהם מאפשרים להם גישה למידע מכל מקום ובכל זמן.

עם זאת, יותר מדי אפשרויות עלולות להפוך למלחיץ, במיוחד כאשר אתה צריך להתחיל כל יום עבודה ללהטט בין כלים שונים כדי להישאר בעניינים. מאמר זה יבדוק כמה טיפים וכלים שיעזרו לך להשתמש בכלי שיתוף פעולה בצורה יעילה יותר.

עומס יתר על הצוות שלך בשיתוף פעולה כלים אינם הפתרון לפרודוקטיביות טובה יותר; להיפך, זה יכול להוביל ל:

• פרודוקטיביות נמוכה יותר מכיוון שהצוות שלך משקיע יותר זמן במרדף אחר מידע על פני מספר פלטפורמות מאשר בביצוע משימות.
• פרויקטים מתעכבים כי התקשורת נופלת בין הכיסאות.
• שיתוף פעולה מופחת מכיוון שאנשים מסוימים עשויים להתקשות להכיר את פלטפורמות שיתוף הפעולה מרובות.
• גישה קשה למידע כשאתה זקוק לו.
• ג'אגלינג בין אפליקציות שיתוף פעולה רבות יכול להוביל החלפת הקשר ויעילות נמוכה יותר.
• הוצאות בזבזניות מכיוון שלרבים מפתרונות התוכנה הללו יש תכונות חופפות ודורשים דמי מנוי.

אז, אם כלי שיתוף פעולה חיוניים לעבודת צוות, כיצד תוכל להימנע מבעיות אלו?

1. תעדוף את צורכי הצוות והחברה שלך

חשוב להתחיל בלהבין ששיתוף פעולה אפקטיבי אינו קשור לטכנולוגיה - הוא עוסק באנשים שלך ובאופן שבו הם מקיימים אינטראקציה כדי להשיג מטרות משותפות. כלי שיתוף פעולה ותקשורת נכנסים כדי לאפשר ולאפשר זאת.

לכן, עליך להתחיל בהערכת צרכי החברה שלך ואיזו תרבות אתה רוצה לבנות עבור הצוות שלך. יתר על כן, קבל תצוגה ברורה של סוג המשימות שהצוות שלך מבצע על בסיס יומיומי והדרכים הטובות ביותר ליצור אינטראקציה זה עם זה.

למשל, אם אתם רוצים לקדם אמון וחופש לעבוד בשעות גמישות, בחירה פתרונות דיגיטליים המאפשרים תקשורת אסינכרונית ושיתוף פעולה, כמו לְהִתְפַּתֵל ו יאק, יכול לעבוד הכי טוב. הכלים האלה מחזקים את האנשים שלך להישאר ממוקדים במהלך ציר הזמן הכי פרודוקטיבי שלהם.

מצד שני, אם הצוות שלך נמצא בעיקר בדרכים, ואתה מעריך תקשורת בזמן אמת, כלים שמקלים על תקשורת סינכרונית ומציעים גישה למחשב שולחני וגם לנייד, כמו רָפוּי, עשויה להיות האפשרות הטובה ביותר שלך.

ברגע שיש לך מושג ברור לגבי הצרכים שלך וסוג התרבות שאתה רוצה לקדם, קל יותר לצמצם את מספר האפשרויות שמתאימות לגישת העבודה שלך. בחירת כלי רק בגלל שהוא פופולרי יכול לשנות בשוגג את התרבות ואת מערכת ההפעלה של החברה שלך, ולהוביל לתוצאות לא פרודוקטיביות.

2. נצל את סוויטות סביבת העבודה

לאחר הערכת צרכי החברה שלך ובניסיון לצמצם את מספר כלי שיתוף הפעולה שבהם אתה משתמש, אתה יכול להתחיל בהתבוננות ב-all-in-one או פלטפורמות מגוונות המציעות מגוון תכונות הדרושות להפעלתך עֵסֶק.

פתרונות אלה תוכננו במיוחד כדי להפגיש הכל על ידי שילוב של תכונות חיוניות ו פונקציונליות מאפליקציות מרובות לפלטפורמה אחת, מסיר את הטרחה של פתיחת מספר תוכניות לגישה מֵידָע.

על ידי כך, הם עוזרים לחסוך זמן וכסף תוך שהם מקלים על כולם לבצע דברים מבלי לפספס עדכונים כלשהם. הם אידיאליים לעסקים קטנים ובינוניים שאינם זקוקים בהכרח לצלצולים העדכניים ביותר, אלא לפתרון פשוט ופשוט שעוזר להם לפעול בצורה חלקה.

כלים אלה מאפשרים לך להחליף הודעות, להתקשר, לרשום הערות, להקצות משימות ואפילו לתכנן פרויקטים - הכל ממקום אחד. כמה דוגמאות של סוויטות חללי העבודה הטובות ביותר המספקות תכונות מרובות לייעול זרימת העבודה שלך כוללות דָרְבָּן אוֹ אותו עמוד. אתה יכול להשתמש באחד מהכלים האלה כדי לרכז את כל הפעילויות שלך יחד.

נניח שהארגון שלך מתמחה בתחום עבודה ספציפי והפלטפורמה הרב-תכליתית שלך נראית כ"גאון של כל המקצועות, אמן אף אחד." במקרה זה, עליך לשקול למצוא את הפתרונות המתאימים ביותר עבור פונקציות בודדות שניתן לשלב בקלות עם כל אחת מהן אַחֵר.

אם ניהול פרויקטים הוא המוקד העיקרי שלך, אולי תרצה לבדוק כלים עם תכונות כגון יצירת משימות והקצאה, פונקציונליות חיפוש איתנה, תצוגות מרובות של לוח המחוונים, דיווח סטטוס פרויקט ופרויקט תבניות.

קָשׁוּר: שילובי Zapier שיהפכו את זרימת העבודה לניהול המשימות שלך לאוטומטית

עם זאת, כדאי לשקול גם פתרונות ניהול פרויקטים המציעים הזדמנויות אינטגרציה עם כלים אחרים, למשל, כוורת, monday.com, או Wrike. בדרך זו, אתה יכול להשתמש בכמה כלים המתאימים למטרות ספציפיות ולחבר ביניהם כדי להשיג תוצאות טובות עוד יותר.

יתר על כן, הכלים הללו ידידותיים למשתמש, מה שמקל על כולם ללמוד ולהשתמש בהם ביעילות.

4. צור מאגר ידע מרכזי

כפי שציינו לעיל, אחד החסרונות העיקריים של שימוש ביותר מדי כלי שיתופי פעולה הוא שהעובדים מבזבזים זמן יקר קפיצה מפלטפורמה אחת לאחרת כדי לגשת למידע או להטריד עמיתים אחרים בשאלות שקיבלו תשובות לכמה פִּי.

כדי להימנע מכך, אתה יכול לאחסן את כל המידע החיוני במאגר ידע מרכזי שקל לגשת אליו מכל מקום. אתה יכול להשתמש ב- ויקי החברה הפנימית כלי כמו טטרה לשמור על כל דבר, החל ממדיניות כלל החברה ומדריכי הדרכה למידע ספציפי על מוצר. כל אחד עם הרשאה יכול להוסיף ולערוך קבצים, וליצור פלטפורמת שיתוף פעולה אינטואיטיבית המסייעת לעובדים לשתף מידע זה עם זה.

הרעיון הוא שכל חבר צוות יכול לפנות ישירות למאגר הידע הזה כדי למצוא מידע ולקבל תשובות לכל שאלה או בעיה שיש לו.

התחל את המסע שלך לתקשורת ושיתוף פעולה יעילים עכשיו

אם אתה מתמודד כרגע עם יותר מדי עומס בכל הנוגע לכלי תקשורת ושיתוף פעולה, שקלו ליישם את הפתרונות שלמעלה.

על ידי שימוש בפתרונות ובאסטרטגיות הדיגיטליות הטובות ביותר לשיתוף פעולה עבור העסק שלך, אתה נוקט צעד גדול לקראת הפיכתו ליותר פרודוקטיבי, חיסכון בכסף בטווח הארוך ושיפור הביצועים הכוללים.

ככל שאתה גדל והעסק שלך הופך תובעני יותר, אתה תמיד יכול לשנות את התהליכים שלך כדי לענות על הצרכים המשתנים שלך.

כיצד להגביר את הפרודוקטיביות במקום העבודה שלך עם שיתוף ידע

שיתוף ידע במקום העבודה יכול להיות עוצמתי, אבל רק אם יוצרים סביבה שמעודדת זאת. הנה כמה כלים וטיפים שיעזרו.

קרא הבא

על הסופר