5 הכלים הטובים ביותר למעקב אחר נוכחות עובדים במקום העבודה שלך

זה מאוד מעייף לעקוב באופן ידני אחר נוכחות העובדים. למרות הזמן הרב שלוקח לתחזק את הרישומים, עדיין יש סיכוי לטעויות. קל לשים קץ לטעויות ולחסוך גם זמן וגם טרחה על ידי שימוש בתוכנת מעקב נוכחות שהופכת את התהליך לאוטומטי.

בעזרת כלים אלו תוכלו לעקוב אחר כניסות וצ'ק-אאוט של עובד, לנהל רישום שעות עבודה או לנהל שעות נוספות, חצאי חופשות, ימי חופש ועוד הרבה יותר.

להלן ארבעה מהכלים הטובים ביותר למעקב אחר נוכחות עובדים שתוכל להתחיל להשתמש בהם היום עבור העסק שלך.

מעקב הנוכחות של Zoho People לוקח את מעקב הנוכחות לשלב הבא. זה מאפשר לעובדים במשרד לבצע צ'ק-אין ואאוט בקלות באמצעות האפליקציה או האתר, בעוד שעובדים מרוחקים שאולי אין להם גישה למכשיר מורשה עשויים להשתמש בזיהוי פנים כדי לבצע צ'ק-אין.

החלק הטוב ביותר הוא ש- Zoho People משולב עם מכשירים ביומטריים, מה שמקל מאי פעם לעקוב אחר כניסות וצ'ק-אאוט. בכל פעם שהנוכחות של עובד כלשהו אינה במעקב או מסומן באופן שגוי, ניתן לבקש הסדרה בכמה קליקים. גם מנהלים וגם עובדים יכולים לראות את זמני הצ'ק-אין והצ'ק-אאוט, שעות העבודה, ימי החופש ועוד בתצוגת לוח שנה פשוטה.

כמו כן, על ידי הגדרת הגדרות הנוכחות לקפדנות ומקלה, אתה יכול להבדיל בין עובדים שעובדים יתר על המידה לעובדים פחות ולחייב אותם באחריות על סמך זה. כמו כן, תזמון היעדרות מקל על סימון נעדרים של עובדים וציון סוג ההיעדרות, כגון חופשה מזדמנת, חופשת מחלה וכו'.

מכיוון שכל הנתונים הללו מוזנים למערכת, ניתן גם לסנן בקלות את העובדים אשר באופן עקבי להגיע באיחור או לקחת יותר ימי חופש כדי שתוכל לדווח עליהם לגורמים הגבוהים יותר עם דוחות אוטומטיים. לבסוף, כלי זה עושה עבודה מצוינת בחישוב שעות העבודה הכוללות של העובד על ידי אי הכללת יום החופש. זה הופך את תהליך התשלום ליעיל יותר.

הגרסה החינמית של Zoho People מוגבלת במובנים רבים. מסיבה זו, אם אתה רוצה גישה מלאה לכל התכונות שלו, עליך לבחור באחת מהתוכניות בתשלום שלה. ראה את עמוד התמחור של Zoho People לפרטים נוספים.

הכלי DeskTime משלב מעקב אחר זמן וניהול פרויקטים עם תזמון עבודה ונוכחות כדי להפוך אותו לכלי ניהול מומלץ עבור צוותים. בעזרת הכלי, העובדים יכולים להזין את שעות העבודה שלהם, לראות את המשמרות שהוקצו להם ולבקש זמני משמרות שהם יהיו זמינים לאישור מנהל.

על ידי כך, ניתן להודיע ​​למנהל מראש כמה שעות תהיו זמינים, אליהן המנהלים יכולים לאשר, לשנות או לדחות זאת בהתאם לצרכיהם. זה מקל על העובדים לתכנן את שעות העבודה שלהם. יחד עם זאת, זה גם נותן למנהלים תחושה ברורה יותר של כמה עובדים יהיו זמינים ביום מסוים כדי לחלק את העבודה בהתאם.

קָשׁוּר: האפליקציות והשילובים הטובים ביותר לזיהוי עובדים

בלוח ההיעדרות העובדים יכולים להודיע ​​למנהלים על חופשות, ימי חופש, ולהוסיף בקשות היעדרות מכל סוג שהוא. כאשר אתה מבקש חופשה, מנהלים יכולים לראות את סוג החופשה שאתה מחפש, יחד עם תיאור קצר, שעל בסיסו הם יכולים לאשר או לדחות את בקשתך.

באמצעות אותם נתונים שנאספו במהלך ההיעדרות ולוח הזמנים של העבודה, המנהל יכול להפיק חשבוניות שהופכות את תהליך התשלום ליעיל יותר. יתרה מכך, מדור דוחות נפרד מאפשר לעובדים לעקוב אחר זמן העבודה שלהם, זמן לא מקוון, שעות נוספות הם הכניסו בכל יום, שבוע או חודש נתון, וייצאו נתוני מעקב נוכחות בכמה קליקים מתי נָחוּץ.

עם מעקב נוכחות גמיש ותזמון עבודה על הסיפון, כמו גם מעקב אחר זמן וניהול פרויקטים, DeskTime יכול לטפל בכל צרכי ניהול העובדים שלך. יש גרסה חינמית בסיסית של DeskTime, ואתה יכול לבדוק אותה עמוד תמחור כדי לראות מה הוא מציע עבור תוכניות בתשלום.

הערות הזמן מאפשרות לכל חבר בצוות שלך להיות בעל חשבון נפרד. משתמשים יכולים לרשום זמן עבור פעילויות ספציפיות לפני תחילת העבודה על המשימות הללו או להגדיר את הכלי לעקוב אחר זמן עבור משימות בודדות לאחר ההגעה לעבודה. הדבר מייעל את תהליך הדיווח של שעות העבודה בפועל למנהלים.

דוחות גליונות זמנים מאפשרים למנהלים לעקוב אחר נוכחות עובדים, שעות עבודה, חופשות וכו'. בעזרת סעיף היעדרות ייעודי, העובדים יכולים לדווח על היעדרות ולציין איזה סוג של היעדרות תהיה, למשל, חופשת מחלה, בעיות טיפול בילדים וכו'. מנקודה זו ואילך, המנהל יכול לקבל או לדחות את העלים ולהודיע ​​לעובדיו בהערות הזמן.

קטעי דיווח ייעודיים מקלים על מנהלים לשתף דוחות יומן זמן של עובדים בודדים עם בכירים שלהם. הם יכולים לסנן את דוחות הזמן לפי פרויקטים או עובדים ספציפיים, להוסיף שעות חיוב ולחשב את עלות הפרויקט. יתרה מכך, המסננים הקלים לשימוש מקלים על מציאת מידע רלוונטי. פשוט יְצוּא הלחצן מאפשר לך להוריד את הדוח ולשתף אותו עם האדם המתאים.

הערות זמן אינן מציעות תוכנית חינמית, אבל אתה יכול לנסות את כל התוכניות בתשלום כדי להבין איך זה עובד. למידע נוסף, בקר באתר עמוד תמחור הערות זמן. ל-Timenotes יש תוסף Chrome המהווה אופציה מצוינת עבור אלה שמתעצלים מדי להיכנס לחשבון שלהם בכל פעם כדי להוסיף יומני זמן חדשים.

כמו DeskTime, TimeCamp מגיע עם כלי מעקב נוכחות למנהלים כדי לעקוב אחר נוכחות העובדים שלהם. עובדים יכולים להיכנס ולצאת באמצעות הממשק הפשוט שלו כדי להודיע ​​למנהלים שלהם על שעות העבודה שלהם. בכמה קליקים, העובדים יכולים לדווח על חופשותיהם ועל כל יום חופש ולציין את הסיבה באמצעות אפשרויות ממולאות מראש בתפריט הנפתח.

כמנהל, אתה יכול לעקוב בקלות אחר מספר השעות שעובד עבד במהלך היום, הזמן שבו המחשב שלו הופעל וכיבוי, המספר הכולל של שעות העבודה בתקופה מסוימת וכמה שעות חופשה נוצלו על ידי מסוים עוֹבֵד.

יומני השעות, שעות העבודה הכוללות ונתוני נוכחות רלוונטיים אחרים מלוקטים בגיליון זמנים קל לניווט, המאפשר למנהלים לייעל את תהליכי החיוב והחשבוניות של העובדים. בנוסף, עובדים יכולים להוסיף את שעות החיוב שלהם בגליון זמנים, שמנהלים יכולים לאשר או לדחות.

קָשׁוּר: כיצד לשפר את תהליך הכניסה לעובדים וירטואליים

בנוסף למעקב אחר נוכחות, TimeCamp מאפשר לך גם לעקוב אחר זמן, לנהל פרויקטים ולעשות הרבה יותר. מכאן שאם אתם מחפשים כלי לניהול פעילות הצוות, TimeCamp היא אפשרות טובה. בקר בו עמוד תמחור כדי ללמוד עוד על התוכניות שלה.

עקוב בקלות אחר נוכחות העובדים שלך

אתה יכול להפוך את מעקב נוכחות העובדים לאוטומטי עם כל כלי ברשימה. מכיוון שכולם זולים מאוד, כדאי לנסות את כולם ולגלות איזה מהם עובד הכי טוב עבור הצוות שלך.

האם אתה מתקשה לעתים קרובות להכניס עובדים חדשים? אם כן, כדאי שתחקור תוכנות הפעלה כמו Bamboo HR, Zenefits, Freshteam ועוד רבות אחרות כדי לסייע לעובדים החדשים שלך להתמקם במהירות.

5 התוכנות הטובות ביותר לגיוס עובדים עבור עובדים חדשים

היכרות מוצקה עם תרבות החברה היא חיונית לתהליך מוצלח של השתלמות. הנה כמה כלים להטמעת עובדים שיעזרו בכך.

קרא הבא

על הסופר