כיצד לבנות לוח בקשות לפרויקט ב-ClickUp

האצלת משימות או בקשת עזרה יכולה לפעמים לגרום לאנשים להרגיש מביכים. בין אם זו החרדה מלשאול בדרך הלא נכונה או לדאוג למה שמישהו אחר עלול לחשוב, זה אתגר שכיח במקום העבודה.

אפילו אלה המנוסים היטב בחלוקת מטלות יכולים להפיק תועלת מלהשקיע פחות זמן בהעברת הפרטים. זה יכול להיות מתיש לעקוב אחר כל מה שדיברת עליו בהודעות דוא"ל, הודעות ופגישות - במיוחד כאשר אתה מאבד מעקב אחר קובץ מצורף, פרט או שאלה.

במאמר זה, נדריך אותך כיצד ליצור לוח בקשות לפרויקט ב-ClickUp שהופך את האצלה מהירה וללא כאבים.

אילו עמודות תכלול בלוח הבקשות לפרויקט שלך?

בעת יצירת לוח בקשות לפרויקט ב-ClickUp, המטרה היא לחסוך זמן. תרצה להבהיר למי אתה מקצה את הפרויקט, מתי אתה רוצה שהוא יבצע אותו, ואת רמת העדיפות, כמו גם מי מגיש את הבקשה. אתה יכול לעשות זאת במהירות על ידי הוספת העמודות נאמן, תאריך להגשה, עדיפות, ו נוצר על ידי ללוח שלך.

אם אתה תוהה למה נוצר על ידי עמודה חשובה, זה משתי סיבות. זה עוזר לחברי הצוות שלך לדעת את מי לשאול אם הם נתקלים בשאלה. זה גם מאפשר להם לדעת למי הם מדווחים אם יש לך מספר אנשים שמקצים פרויקטים.

אתה לא יכול לשנות את מי שמופיע ב- נוצר על ידי עמודה, כך שאם אתה יוצר את המשימה בשם מישהו אחר, תוכל לרשום זאת בתיאור.

בנוסף, ייתכן שתבחין ב נאמן העמודה מכילה שם אחד כברירת מחדל. אם אתה רוצה לשים יותר מאדם אחד במשימה, אתה יכול להפעיל מספר מוקצים. כדי לעשות זאת, לחץ על סמל הפרופיל שלך בפינה השמאלית התחתונה, עבור אל הגדרות, בחר לחץ על אפליקציות, והפעל נציגים מרובים in האפשרויות.

אם אתה רוצה להביא מישהו אחר לפרויקט שלא עובד עליו באופן פעיל, אתה יכול להוסיף אותו בתור צופה, או אם אתה רוצה שחבריך לצוות יבקשו משימות בעצמם, אתה יכול פשוט להשאיר את העמודה ריקה.

קָשׁוּר: ClickUp לעומת אסאנה: מה עדיף לניהול פרויקטים?

בנוסף לארבעת העמודות שהוזכרו לעיל, ClickUp מציעה רבים אחרים שיעזרו לך לתקשר את פרטי הפרויקט. לדוגמה, אם המשימות שלך רגישות לזמן, תוכל להשתמש ב- תאריך יצירה עמודה כדי להראות כמה זמן הוא יושב. אתה יכול גם להשתמש ב הערכת זמן עמודה כדי לתת לחברי הצוות שלך מידע לגבי כמה זמן הפרויקט עשוי להימשך.

כדי להבין באילו עמודות תרצה להשתמש, הקדיש זמן למחשבה על הדרך שבה הצוות שלך כבר מחלק משימות, בחר מה עובד והתאם את הלוח שלך כדי לענות על הצרכים שלך.

כיצד להגדיר לוח בקשות לפרויקט ב-ClickUp

השלב הראשון בהכנת לוח בקשות לפרויקט הוא יצירת רשימה חדשה בסביבת העבודה שלך. כדי לעשות זאת, העבר את העכבר מעל השם של סביבת העבודה שלך בסרגל הצד ולחץ על כפתור ההוספה. תן שם לרשימה שלך בהתאם.

לאחר מכן, הכנס את העמודות שבהן תרצה להשתמש אם הן עדיין לא שם. תמצא רשימה ארוכה שלהם כאשר תבחר באפשרות ההוספה בפינה השמאלית העליונה של הרשימה שלך. זכור, פחות זה יותר. אם תוסיף יותר מדי מידע ללוח שלך, זה עלול בסופו של דבר לבלבל את עמיתיך לעבודה - במיוחד אלה החדשים בתוכנת ניהול פרויקטים.

אתה גם רוצה לנקוט בגישה מינימלית עם סטטוסים. כדי לערוך את הסטטוסים שלך, העבר את העכבר מעל לעשות או כל לשונית סטטוס בלוח שלך, לחץ על שלוש הנקודות בצד ימין ועבור אל נהל סטטוסים. בחר המותאם אישית וצור את אלה שתרצה להשתמש בהם כדי לתקשר עם הצוות שלך.

הדוגמה משתמשת לעשות, בתהליך, ו לְהַשְׁלִים, אבל אתה יכול להיות יצירתי יותר אם תרצה. אם אתה משתמש בלוח לתביעת פרויקטים, אולי תרצה להשתמש לִפְתוֹחַ במקום מטלה ויש לו שהוקצה סטטוס לתת לעצמך ולאחרים לדעת שמישהו אחר נמצא בו, גם אם הם עדיין לא התחילו לעבוד.

אתה יכול גם להשתמש באפשרויות כמו תָקוּעַ כדי לתקשר חבר לצוות צריך עזרה, או בהמתנה לשתף במהירות שפרויקט אינו בעיצומו ואינו הושלם.

כיצד לעבוד בתוך מועצת בקשות לפרויקט

הרעיון מאחורי לוח הבקשות לפרויקט הוא להגביל את התקשורת בעת האצלת משימות. לא שאתה לא תשתף פרטים או תענה על שאלות, אבל אתה עושה הכל במקום אחד, כך שאתה והצוות שלך יודעים היכן למצוא את המידע.

הפרטים בעמודות מעניקים למקבל סקירה מהירה של ציפיות הפרויקט. בנוסף, אתה יכול לשים הערות מפורטות בתוך המשימה על ידי לחיצה על השם שלה.

כאן תמצא מקום שבו תוכל לתאר את המשימה לחברך לצוות, לצרף קבצים ולתקשר הלוך ושוב בתגובות.

אתה יכול גם להוסיף צופה לפרויקט על ידי לחיצה על סמל העין בפינה השמאלית העליונה. לעשות את זה דומה מאוד לשלוח מישהו במייל.

ברגע שהחבר לצוות שלך מתחיל לעבוד על המשימה, הם משנים את הסטטוס ל בתהליך כדי להראות שזה בעיצומו ו לְהַשְׁלִים כשהם מסיימים. ClickUp מסתיר באופן אוטומטי משימות שהושלמו, אך תוכל להציג אותן בכל עת על ידי לחיצה המופע נסגר בפינה הימנית העליונה.

זכור, כל אחד יכול להקצות פרויקטים ב-ClickUp, כך שלוח הבקשות לפרויקט שלך יעבוד לשני הכיוונים. בדרך זו, אם יש לך עמית לעבודה שזקוק לעזרתך במשהו, הוא יכול ליצור עבורך משימה גם כן.

קָשׁוּר: מה זה ClickUp? התכונות הטובות ביותר לניהול פרויקטים

אם אתה עובד עם צוות גדול ומגלה שלוח הבקשות לפרויקט שלך עמוס מדי, ייתכן שתרצה ליצור כאלה נפרדים עבור כל מחלקה. אתה יכול גם ליצור לוחות בקשות לפרויקט עבור אנשים בודדים אם לחברה שלך יש הרבה משימות או שמישהו צריך את המיקוד הנוסף של אחד על אחד.

בנוסף, אם תגלה שיש לך כמה אנשים ויזואליים בצוות שלך, אולי תרצה הוסף תצוגת לוח שמשתמש במערכת כרטיסים במקום רשימה.

התמקד עם לוח בקשות לפרויקט

יצירת לוח בקשות לפרויקט הוא פרויקט מהיר שגם משתמשי ClickUp מתחילים וגם מנוסים יכולים לקחת על עצמם. השימוש באחד לא רק יעזור להגביל את הקפיצה בין מיילים והודעות בעת האצלת משימות, אלא הוא גם יכול להפחית את משך הזמן שאתה מבלה בפגישות, מתוכננות או לא.

רק הקפד להסביר לצוות שלך איך זה עובד, ולהודיע ​​להם שגם הם יכולים לבקש עזרה ממך או זה מזה כשהם צריכים את זה.

ClickUp לעומת מושג: מה עדיף לשיתוף פעולה בפרויקט?

ClickUp ו-Notion הם שניים מכלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר בפרויקטים שקיימים. גלה מה עדיף לך.

קרא הבא

על הסופר