לרוב, הוצאת שעות מיום העבודה שלך בתקשורת היא לא השימוש הכי פרודוקטיבי בזמנך. באופן אידיאלי, כלי תקשורת כמו דואר אלקטרוני צריכים להעצים אותך לעשות את העבודה הטובה ביותר שלך, לא להיפך.
למרבה הצער, דוא"ל הפך לצורת תקשורת כוללת שיכולה לבלוע את היום שלך בקלות, ולגזול את הזמן והפרודוקטיביות שלך.
במאמר זה, נציג כמה אסטרטגיות וכלים מעשיים למאבק בעומס יתר באימייל.
מהו עומס יתר באימייל וכיצד הוא משפיע על הפרודוקטיביות שלך?
עומס יתר באימייל הוא חוסר היכולת לעמוד בקצב של מספר האימיילים שאתה מקבל או שולח. זה קורה כאשר יש לך יותר הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך ממה שאתה יכול להתמודד איתן באופן סביר.
אז מה הם הסימנים לכך שאתה נאבק בעומס יתר באימייל?
- אתה מרגיש שאתה כל הזמן בפיגור באימייל שלך ולעולם לא נראה שאתה מצליח להתעדכן.
- אתה לחוץ בכל פעם שאתה בודק את האימייל שלך כי יש לך הרבה הודעות להתמודד איתן.
- אתה מקבל יותר מדי הודעות דוא"ל מעקב כי אתה מתקשה לעמוד בקצב של ההודעות שלך.
- יש לך דחף עז לבדוק כל הזמן את האימייל שלך, גם כשאתה עסוק במשימות אחרות או אפילו כשאתה מנסה להירגע בבית.
אתה לא לבד אם אתה חווה חלק מהתסמינים הללו. עומס יתר באימייל הוא בעיה נפוצה שאנשים רבים מתמודדים איתה, אבל איך הגענו לכאן? ישנן סיבות רבות מדוע עומס דוא"ל הפך לדאגה כזו, בעיקר האימוץ הנרחב של הדוא"ל כאמצעי העיקרי
תקשורת פנימית במקום העבודה.זה החמיר עם התרחבות כוח העבודה המרוחק, שכן אינטראקציות אישיות הפכו לתקשורת דואר אלקטרוני. אחרון חביב, תרבות העבודה בזמן אמת ותמיד פועלת פירושה שאנשים צפויים להיות תמיד זמינים להגיב למיילים, גם מחוץ לשעות העבודה.
כל הגורמים הללו הביאו למצב שבו אנשים מבלים יותר ויותר זמן בדוא"ל, מה שהוביל למספר השלכות שליליות, כולל:
- רמות מתח מוגברות
- קושי להישאר ממוקד
- קושי לעמוד בלוחות זמנים
- התגברות תחושות ההצפה
- ירד פרודוקטיביות עקב החלפת הקשר.
ההשלכות הללו אינן מוגבלות ליחידים, מכיוון שהן יכולות להשפיע על הצוות או החברה. אז איך אתה יכול להילחם בעומס יתר באימייל ולהחזיר את השליטה על הזמן והפרודוקטיביות שלך?
הטיפים הטובים ביותר להתמודדות עם עומס דוא"ל
1. פעילות דוא"ל אצווה
שילוב משימות הוא טכניקת פרודוקטיביות יעילה זה כרוך בקיבוץ משימות דומות יחד והשלמתן בזמנים מוגדרים. אתה יכול להחיל גישה זו על דוא"ל על ידי אצווה של כל הפעילויות הקשורות לדוא"ל לתוך משבצות זמן ספציפיות.
מכיוון שקריאה או מענה למיילים אינם בהכרח משימה תובענית נפשית, אתה יכול להגדיר זמן מחוץ לשעות הפרודוקטיביות שלך לעשות זאת, למשל, מוקדם בבוקר או מאוחר אחר הצהריים, תלוי בכרונוטיפ שלך. אסטרטגיה זו יכולה לעזור לך להימנע מהפיתוי לבדוק כל הזמן את האימייל שלך ולהישאב לתוך מערבולת אימייל.
אתה יכול להשתמש אפליקציות לאיסוף זמן כמו לוח שנה של גוגל כדי לחסום זמן לפעילויות הקשורות לאימייל. אתה יכול גם להתאים אישית את הודעות הדוא"ל שלך כך שיגיעו רק במהלך משבצות הזמן של פעילות הדוא"ל שלך.
2. בטל הרשמה מהודעות דוא"ל מיותרות
כל הניוזלטרים והמיילים הפרסומיים המטרידים האלה שנרשמתם אליהם לפני שנים אך מעולם לא קראתם יכולים להיות מקור משמעותי לעומס יתר בדוא"ל. ביטול הרשמה להודעות דוא"ל אלה עלול לטשטש את תיבת הדואר הנכנס שלך.
ישנן דרכים רבות לבטל את הרישום למיילים, אך הנפוצה ביותר היא למצוא קישור "ביטול הרשמה" בתחתית המייל. עם זאת, אם נרשמתם למאות מיילים, ביטול הרישום אחד בכל פעם יכול להיות משימה לא פשוטה. אם זה המקרה, יש הרבה כלים שיכולים לעזור לך לארגן את המיילים שלך, כולל Unroll.me, המאפשר לך לבטל את הרישום המונית למיילים בכמה קליקים בלבד.
לבסוף, אתה יכול גם להגדיר חשבון דוא"ל נפרד להודעות קידום מכירות כדי לטשטש את תיבת הדואר הנכנס הראשית שלך. בדרך זו, אתה מגביל את הגישה לכתובת הדוא"ל הראשית/עבודה שלך להודעות חשובות בלבד.
3. הגדר מסנני דואר אלקטרוני
מסננים מנהלים ביעילות את הדוא"ל שלך על ידי מיון אוטומטי של ההודעות שלך לתיקיות ספציפיות על סמך קריטריונים מסוימים. לדוגמה, אתה יכול להגדיר מסנן כדי למחוק אוטומטית מיילים משולח מסוים לפני שהוא מגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך.
מסננים יכולים לעזור לך לנהל את הדוא"ל שלך בצורה יעילה יותר על ידי:
- עוזר לך להישאר מאורגן.
- מניעת אימיילים לא רלוונטיים מלבלבל את תיבת הדואר הנכנס שלך.
- מה שמאפשר לך למצוא במהירות אימיילים על סמך קריטריונים ספציפיים.
אתה יכול להגדיר מסננים בלקוח הדוא"ל שלך; לדוגמה, אתה יכול למנף את אלה מסננים חכמים של Gmail או השתמש בשירות סינון דוא"ל כמו SaneBox.
באופן אידיאלי, דוא"ל לא צריך להיות אמצעי התקשורת היחיד במקום העבודה שלך. אתה יכול להשתמש בדוא"ל למטרות ספציפיות, למשל, כדי לעדכן לקוח בפרויקט או כדי לספק תוכן ארוך.
במקרים רבים, אתה יכול להשתמש בכלי תקשורת פנימיים אחרים, כגון:
- רָפוּי היא אפליקציית הודעות עבודה המאפשרת לך לתקשר עם עמיתים לעבודה וצוותים. אתה יכול להשתמש בו למטרות שונות, כגון שיתוף קבצים, שיחות קבוצתיות ויצירת ערוצים עבור פרויקטים ספציפיים.
- לְהִתְפַּתֵל הוא כלי תקשורת אסינכרוני שמאפשרת לעמיתים להחליף הודעות ללא לחץ או ציפייה לתגובה מיידית. זה אידיאלי לצוותים שרוצים להתגבר על הפרעות קבועות מהתראות ולשלוט יותר על הזמן שלהם.
- אסאנה הוא כלי לניהול פרויקטים המאפשר לך לעקוב אחר התקדמות במשימות, לשתף קבצים ולתקשר עם חברי הצוות. זהו כלי מצוין לעבודה מבוססת פרויקטים או לצוותים שצריכים לשתף פעולה במשימות.
- דָרְבָּן הוא פתרון דוא"ל הכל-באחד שיכול לעזור לך להתגבר על עומס הדוא"ל ולהגביר את הפרודוקטיביות. אתה יכול להשתמש ב-Spike כדי לשלב את כל חשבונות הדוא"ל הקיימים שלך, לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך, לשתף פעולה עם עמיתים ועוד.
החזר את השליטה על תיבת הדואר הנכנס שלך כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך
עומס יתר בדוא"ל יכול להיות הורדת פרודוקטיביות גדולה. עם זאת, על ידי מינוף האסטרטגיות והכלים המתוארים במאמר זה, אתה יכול להפחית את העומס תיבת הדואר הנכנס שלך והחזרת שליטה על תקשורת הדוא"ל שלך, ותגביר את הפרודוקטיביות שלך בתהליך.
ייתכן שהודעות האימייל שלך לא יגיעו לתיבות הדואר הנכנס של הנמענים שלך באופן קבוע אם מסנני דואר זבל חוסמים אותם. הנה איך אתה יכול למנוע זאת.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טיפים למייל
- אפליקציות דוא"ל
Loic הוא כותב תוכן עצמאי ב-MakeUseOf ולומד לכל החיים. הוא רודף אחרי התשוקה שלו לכתיבה מאז 2016. הוא נהנה לנסות גאדג'טים ותוכנות טכנולוגיות חדשות עם פוטנציאל לעזור למשתמשים להיות פרודוקטיביים יותר.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם