כולנו היינו שם. אתה מרוכז במשימה שלפניך כאשר אתה מקבל אימייל מעמית לעבודה שמרחיק את המיקוד שלך מהמשימה שלפניך. סקרן, אתה לוחץ לתוכו כדי לראות איך אתה יכול לעזור, אבל זה באמת לא משהו שצריך תגובה מיידית.
ובכל זאת, אתם עשויים לתהות אם כדאי לחזור אליהם עכשיו או לנסות להחזיר את המיקוד שלכם - מה שעלול להיות מאתגר במיוחד כאשר זה מופיע לעתים קרובות במהלך היום.
במאמר זה, ניקח אותך דרך כמה טיפים שיכולים לעזור לך להישאר פרודוקטיבי בעת בדיקת האימיילים שלך.
1. הגבל את כמות הפעמים שאתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום
אם אתה לוחץ לתיבת הדואר הנכנס שלך בכל פעם שאתה מקבל אימייל - או שאתה צופה אחד - אתה כל הזמן שובר את המיקוד שלך. אתה גם רוצה לשקול את הזמן שלוקח לך לחזור לעבודה לאחר הפרעה, במיוחד אם אתה מגיב לכל מייל מיד.
למרות שאתה עשוי להרגיש עסוק, זה הלוך ושוב לא יכול להיות הדרך היעילה ביותר לעבוד. אתה רוצה לבדוק את שלך תיבת דואר נכנס מתוך כוונה לרוקן את רשימת המיילים שלך.
אלא אם כן העבודה שלך באמת דורשת מענה מיידי לכל המיילים, נסה להגביל את מספר הפעמים שאתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום. כהצעה, ייתכן שתרצה לבדוק ולתעדף את המיילים שלך פעמיים עד שלוש פעמים ביום - פעם אחת כשאתה מגיע לעבודה, פעם אחת לאחר הפסקת הצהריים שלך, ואולי שעה לפני שתסיים את היום.
עם זאת, עדיף להמציא שגרה שתתאים ללוח הזמנים שלך ולמי שאתה עובד איתם. אמנם אתה יכול לתת תשובות מיידיות, אבל זה לא אומר שאתה תמיד חייב, במיוחד אם אתה מרוכז במשימה חשובה או דדליין.
כמובן, יהיו לך אנשים שאתה צריך לחזור אליהם במוקדם מאשר במאוחר, בין אם זה הבוס שלך, לקוח או עמית לעבודה בראש סדר העדיפויות. כאשר אתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך, שים את התגובה שלך אליהם בראש סדר העדיפויות. אתה יכול גם להפעיל התראות כאשר אדם זה שולח לך דוא"ל 'נא לא להפריע' - או פשוט להתאים את מספר הפעמים בתיבת הדואר הנכנס שלך בודק דואר חדש.
זה תלוי בך אם ברצונך לשנות את הגדרות ההתראות שלך להשתיק הודעות דוא"ל מסוימות לחלוטין. עם זאת, כדי להימנע מפספוס משהו סופר חשוב, אולי תרצה להציץ בנמען ובשורת הנושא בהתראה ולחזור במהירות למסלול אם הוא יכול לחכות.
2. הימנע מלהתמודד עם אותו דוא"ל פעמיים
האם אי פעם פתחת וקראת את אותו אימייל מספר פעמים כדי לרענן את עצמך לפני נקיטת פעולה? זה יכול להיות בזבוז זמן ומיקוד שלך.
אתה יכול למנוע זאת על ידי נקיטת פעולה בכל פעם שאתה פותח אחד. החלט אם זה דורש תגובה, אתה יכול לתייק או לארכיון, או אם זה זבל או משהו שאתה יכול פשוט למחוק.
ההחלטה להשיב לו לא אומרת שזה צריך לקרות מיד, אלא הוסף דגל או איזושהי תזכורת כדי שתדע לעשות זאת בפעם הבאה שתתמודד עם המיילים שלך.
לתיבת הדואר הנכנס שלך עשויה להיות גם תכונה לתזכורות באימייל. לדוגמה, Spark מאפשרת לנודניק הודעות לפרק זמן מסוים, והיא תזכיר לכם אותן בתאריך ובשעה ספציפיים. זה גם מאפשר לך להגדיר תזכורת למעקב על דוא"ל שנשלח אם עדיין לא קיבלת תשובה מהנמען.
כל דבר בתיבת הדואר הנכנס שלך שלא דורש תגובה, קובץ, זבל או זבל מיד - רוב ספקי הדוא"ל הופכים את זה לסופר קל, אז עדיף פשוט לעשות את זה ולבצע את זה.
זה גם עוזר להמציא כמה כללים לעצמך על סמך נפח האימיילים שאתה מקבל. למשל, מי בראש סדר העדיפויות וזמן התגובה שלך. גם אחרים יתרגלו לזה ויווכחו לדעת שאתה תיתן להם מענה נהדר, רק לא מיד.
אם אתה מגלה שיש אימייל שדחית, השתמש ב- לאכול את שיטת הצפרדע כדי לבצע את זה.
3. בטל הרשמה לניוזלטרים ומיילים שיווקיים חסרי תועלת
סביר להניח שאתה מקבל מספיק התראות ביום ללא רעש נוסף של ניוזלטרים ומיילים שיווקיים. קל לתת לזה להחליק ולתת להם להיערם בתיבת הדואר הנכנס שלך כי אתה עסוק.
עם זאת, סינון ביניהם היא משימה נוספת שתוציא את המיקוד והפרודוקטיביות שלך. זה נכון במיוחד אם השולח כתב את האימייל מספיק טוב כדי לגרום לך ללחוץ ולקרוא אותו מבלי לדעת באמת למה אתה.
אלא אם זה משהו שאתה באמת הולך לעשות עליו פעולה, כמו לקרוא את התוכן של היוצר או לנצל את המכירות של החברה, בטל את המנוי. חסוך את הזמן והאנרגיה שהשקעת בהודעות הדוא"ל האלה והכניס אותם למשהו משמעותי או מרגיע יותר.
אם יש לך ניוזלטרים ומיילים שיווקיים שאתה אוהב לקרוא, אולי תרצה לנסות ספק דוא"ל כמו Spark שמציע Smart Inbox.
התכונה Smart Inbox מפרידה ניוזלטרים והודעות משירותים ממיילים אישיים. זה גם משתיק התראות מזרים והודעות אוטומטיות.
4. חסום הודעות דואר זבל - כתובות ודומיינים
כשמדובר בסינון דואר זבל, ספקי דוא"ל מסוימים עושים עבודה טובה יותר מאחרים. אפילו בחירה פופולרית כמו Outlook אינה מושלמת, ומאפשרת לחלק מהדואר הזבל להגיע.
עם זאת, אם מישהו שולח לך דואר זבל, אתה יכול לחסום את כתובת האימייל שלו. ייתכן שתוכל גם לחסום את כל הדומיין אם תגלה שאתה מקבל אימיילים משמות משתמש שונים, אך מאותה כתובת אינטרנט.
אם אתה משתמש ב-Outlook, תוכל למצוא תכונה זו ב- דואר זבל סעיף של דוֹאַר הכרטיסייה תחת הגדרות והצג את כל הגדרות Outlook. Gmail הוא ספק נוסף שמאפשר לך לחסום בקלות כתובות דוא"ל וחברות.
אם אתה משתמש בספק דוא"ל אחר, בדוק את התכונה הזו על ידי חיפוש לחסום דומיין דוא"ל ואת שם הספק שבו אתה משתמש.
זכור, עדיף לא ללחוץ על ביטול הרשמה בתוך דואר זבל, מכיוון שזה עלול לקחת אותך לאתר מצומצם המחפש לקבל את המידע האישי שלך. למעשה, הימנע כלל מאינטראקציה איתם אלא אם כן אתה מסמן את זה כדואר זבל או מוחק אותם.
שפר את הפרודוקטיביות שלך על ידי הגבלת הודעות דוא"ל
מייל הוא כלי שימושי בתקשורת. עם זאת, זה יכול להפוך גם להסחת דעת כשאנחנו לא שמים לב היטב.
אם אתה מגלה שאתה מבלה הרבה זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך, למה שלא תנסה אחד או יותר מהטיפים האלה כדי לראות אם זה עוזר?
בדיקה מתמדת של המיילים שלך יכולה לקחת הרבה זמן. טיפים אלה יעזרו לך לשלוט בתיבת הדואר הנכנס שלך ולהספיק יותר.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טיפים למייל
- טיפים לפרודוקטיביות
- תיבת דואר נכנס אפס
סתיו סמית היא כותבת תוכן עם רקע בשיווק ותשוקה לטכנולוגיה, תחביבים ובילויים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
