עייפות תכונה: כיצד להימנע מהצפה עם תוכנת ניהול פרויקטים

מציאת התוכנה הנכונה לניהול פרויקטים יכולה להיות אתגר. עם כל בחירה מגיעה רשימה ארוכה של תכונות ופונקציות עם שמות שונים ולעיתים מטרה לא ברורה.

כשעורכים השוואה, קל להיות המום, אבל זה לא חייב להיות כך. במאמר זה, נדריך אותך בכמה טיפים להפחתת עייפות התכונות בכל הנוגע לבחירת תוכנת ניהול הפרויקטים הנכונה עבורך.

1. עשה תוכנית עבור תוכנת ניהול הפרויקטים שלך לפני שאתה מנסה או קונה

כבר קיבלת את ההחלטה לנסות תוכנת ניהול פרויקטים, או לפחות אתה שוקל זאת. עם כל כך הרבה אפשרויות מצוינות בחוץ, אתה תעשה לעצמך טובה ענקית על ידי תיאור מה תרצה לעשות עם זה לפני שתבדוק את היכולות והתכונות של כל תוכנה.

זה לא רק יעזור לך למצוא את התוכנה הנכונה, אלא זה יעזור לך לזהות ולהחריג גם את התוכנות הלא נכונות.

חשבו על הדרכים שבהן אתה ועמיתיך לעבודה מתקשרים עכשיו עם משימות. האם אתה רוצה שהתוכנה תחליף סוגים מסוימים של מיילים, פגישות ותזכורות? אילו סוגי פרטים אתה כולל בדרך כלל, ומה התהליך שבו אתה מקצה משימות?

חלק חשוב נוסף בהתווה כיצד תשתמש בו הוא זיהוי מי ישתמש בו. כמה אנשים יש לך בצוות שלך? איזה סוג של תפקידים והרשאות תזדקק לחשבון של כל חבר צוות? האם תצטרך לכלול חשבונות אורחים עבור לקוחות או קבלנים?

ייתכן שתרצה גם לשקול אם תצטרך סביבות עבודה פרטיות בתוכנה שלך. לדוגמה, אתה יכול להגדיר רשימות שאתה יוצר בסביבות העבודה שלך ב-ClickUp כמשותפות או פרטיות כברירת מחדל ולעבור בכל עת. הרעיון הוא הפוך, שבו הדפים הם פרטיים עד שאתה משתף אותם עם אורחים, אלא אם אתה הולך על חשבון הצוות.

למרות שהרבה תוכנות לניהול פרויקטים נראות זהות, מענה על שאלות אלו יעזור לך להבין אילו תכונות תצטרך לחפש במסגרת התקציב שלך.

2. החלט אילו תכונות אתה צריך, על סמך מה שאתה כבר עושה

כאן הדברים יכולים להיות קצת מסובכים. ישנן אפשרויות רבות בתוכנת ניהול פרויקטים, ועם זה, לכל תוכנה יש רשימה ארוכה של תכונות.

משהו שכדאי לזכור כאן הוא שפחות זה יותר. אתה יכול אפילו לשרטט משימות או זרימות עבודה שחוזרות על עצמן רק עם טבלה וכמה רשימות ביקורת, כפי שמוצג בדוגמה באמצעות Notion למטה. הכל תלוי איך אתה והצוות שלך עובדים יחד.

שימוש במעקב אחר זמן כדוגמה, רק בגלל שאתה יכול לעשות זאת בתוכנת ניהול פרויקטים כלשהי, לא אומר שאתה צריך. אם כבר יש לך שיטת מעקב זמן שעובדת, או שאתה לא עוקב כרגע אחרי הזמן שלך, וזה בסדר, למה ללכת על זה עם מעקב על אחד בלי?

תוכנת ניהול הפרויקטים שלך לא אמורה להוסיף חיכוך למשימות היומיומיות שלך. בראש ובראשונה, זה כלי שאתה יכול להשתמש בו לתקשר ביעילות פרויקטים, אז חשבו על הדרכים בהן אתם עושים זאת כעת ואילו תכונות יועילו ביותר.

קל להסיח את דעתו על ידי תכונות נוספות, לא רק בגלל שאתה מקדיש זמן להגדיר אותן ולא להשתמש בהן, אלא שהן יבלבלו את סביבת העבודה שלך. זה מביא אותנו לנקודה הבאה.

3. אם זה נוצץ, החליטו אם זה בר קיימא

אם תכונה מסוימת אכן מושכת את תשומת הלב שלך, ואתה מחליט שאתה רוצה להשתמש בה, שאל את עצמך אם זה משהו שאתה תמשיך לעקוב אחריו לטווח ארוך. לדוגמה, ווידג'טים של חוות ה-Llama והסוללה של Monday.com הם תוספות די מהנות ללוח המחוונים מכיוון שהם הופכים את המטרות שלך לדמויות משהו, אבל ההתרגשות יכולה בקלות להתפוגג.

למעשה, ייתכן שתרצה להימנע כלל מבדיקת ווידג'טים מכיוון ש-Monday, ClickUp, Notion ו-Asana הם כולם אפשרויות נהדרות בלעדיהם. התמונה למטה היא דוגמה פשוטה של ​​א לוח בקשות לפרויקט באמצעות רק חלק מהתכונות הרבות הזמינות בגרסה ללא תשלום של ClickUp.

עדיף לבחור את תוכנת ניהול הפרויקטים שלך בהתבסס על הבסיס שלה ולא על הפעמונים והשריקות שלה - במיוחד אם הן רק הולכות להוריד מהפרודוקטיביות שלך.

פריט נוסף שכדאי לציין כאן הוא אינטגרציות. כמו ווידג'טים, סביר להניח שתוכל להשתמש בתוכנה בלעדיהם. עם זאת, אם אתה כן אוהב שזה משתלב עם תוכנה אחרת, בדוק אילו משימות הוא יכול להשלים לפני שתאפשר לזה להפוך לגורם מכריע. האינטגרציה עשויה להיות רק עוד התראה או צעד שצריך לנקוט.

4. כמה תכונות בסיסיות שימושיות שצריך לחפש

לפני שניכנס ליסודות, חשוב לציין שכאשר אתה משווה את התכונות של תוכנת ניהול פרויקטים, אתה מבקר בכל אתר בנפרד. כל תוכנה עשויה להשתמש במערכת שמות שונה עבור אותה תכונה, מה שגורם לזה להיראות שלאחרת אין יכולת ספציפית בעת ביצוע השוואה ישירה. התחרות פשוט יכולה לקרוא לזה משהו אחר.

הדוגמה הטובה ביותר לכך היא Notion. אמנם לא תמצא רשימה עצומה של כל פיסת תוכן, אבל אתה יכול להוסיף משימות, סטטוסים או לוחות לדפים שלך. באמצעות בלוקים, אתה יכול ליצור מערכת יעילה לניהול פרויקטים.

לא משנה השם, כמה יסודות שימושיים שתרצו לראות הם:

• משימות, דפים או פולסים- לא משנה באיזה מינוח התוכנה משתמשת, אלו הם הקלפים הריקים בתוכנת ניהול פרויקטים שבו תוכל להוסיף את התיאור, תאריך היעד, העדיפות, המוקצה והקבצים המצורפים בעת יצירת מְשִׁימָה.
• כלי תקשורת- במקום לדפדף קדימה ואחורה בין תוכנת ניהול הפרויקטים לדואר האלקטרוני שלך, עם ה כלים להגיב, להשיב ולתייג אחרים עוזרים מאוד בעת שיתוף פעולה או האצלה פרויקטים.
• סטטוסים- חלק ממה שהופך את הכלים לניהול פרויקטים נהדרים הוא שאתה והצוות שלך יכולים להגיד אחד לשני שאתה עובד על משהו, מבלי להכריז על כך.
• תזכורות- סביר להניח שתרצה להתאים את אלה כדי להתאים לצרכים שלך, אבל תהיה אסיר תודה על תזכורות בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך, במיוחד ברגעים שבהם אתה צריך אותם.
• ממשק נקי- עיצוב נקי ומינימלי יעזור לך להתמקד במשימות החשובות ביותר בהישג יד.

אל תתנו לתכונות להפריע לתפקוד

תוכנה לניהול פרויקטים עשויה להיראות מאיימת בהתחלה, אבל היא לא חייבת להיות. אם אתה נכנס עם תוכנית ותעמוד בה, אתה הולך למצוא את התוכנית הטובה ביותר עבורך ועבור הצוות שלך.

והכי חשוב, רוב חברות התוכנה לניהול פרויקטים מציעות ניסיון חינם, כך שתוכל לבדוק אותה לפני שתשלם משהו. למה לא לנסות כמה על ידי יצירת לוח פרויקט אחד בכל אחד?

ClickUp לעומת אסאנה: מה עדיף לניהול פרויקטים?

יש הרבה אפשרויות לתוכנת ניהול פרויקטים, הנה כמה טיפים שיעזרו לך לבחור בין Asana ל-ClickUp.

קרא הבא

על הסופר