כיצד להשתמש בחסימת זמן כדי להגביל אימיילים והודעות מסיחות

תקשורת יעילה חשובה במקום העבודה, אבל לפעמים היא עלולה להפוך להסחת דעת כשאתה מנסה להתמקד. קל לחשוב שאנחנו צריכים לתת לכל מייל או הודעה מענה מיידי, שלפעמים הופך לשיחה מלאה שבאמת אין לך זמן לה.

במאמר זה, נדריך אותך כיצד תוכל לחסום את התקשורת שלך בזמן כדי לעזור לך להישאר ממוקד במשימה שלפניך.

1. זמן חסימת תיבת הדואר הנכנס שלך

אם אתה כל הזמן לוחץ לתיבת הדואר הנכנס שלך בכל פעם שאתה מקבל אימייל, אתה לא הולך לעשות הרבה. לא רק שלוקח לך זמן מהמשימה שלפניך לקרוא את המייל ואולי להגיב לו, אלא שלוקח לך זמן להתמקד מחדש.

אולי כדאי לתת זמן לחסימה לנסות.

הרעיון מאחורי זמן חסימת תיבת הדואר הנכנס שלך הוא לבדוק רק את האימיילים שלך בתוך משבצות זמן ייעודיות לאורך היום. כך תוכלו להתמקד במשימה שלפניכם למשך תקופה ממושכת עם מינימום הפרעות.

למרות שעדיין אולי תרצה להציץ בשולח ובשורת הנושא בהתראה כדי לא לפספס שום דבר חשוב, אתה לא נוקט בפעולה וקופץ לתיבת הדואר הנכנס שלך מיד. דעתך נשארת במשימה העומדת על הפרק כי אתה יודע שאתה הולך להגיע למייל מאוחר יותר - אלא אם כן, כמובן, זה דחוף, ואתה צריך לתת לזה את תשומת הלב שלך.

ככל שתתרגל לשגרה של לא לפתוח ולהגיב באופן מיידי, הלקוחות או עמיתיך לעבודה יתרגלו לזה גם כן. למעשה, אתה יכול אפילו לתת תגובות טובות יותר מכיוון שההתמקדות שלך תהיה בתקשורת ולא למהר לחזור לפריט שאתה עובד עליו.

כהצעה, תוכל להתחיל כל ביקור בתיבת הדואר הנכנס שלך על ידי בדיקת ההודעות הישנות תחילה. כל דבר שהוא זבל או זבל, טפל מיד. אם זה לא מצריך תגובה, רשום את כל פריטי הפעולה והגישו אותו.

אם השולח צריך רק תגובה מהירה, אתה יכול גם לענות לו בזמן שאתה שם, אבל אם הוא צריך תשובה שתיקח יותר מהזמן שהקדשת, סמן את המייל או צור תזכורת לחזור אליו יותר מאוחר. מטרה שיש לזכור היא לעשות השאר את תיבת הדואר הנכנס שלך לאפס הודעות שלא נקראו ולהימנע מלהתמודד עם אותו מייל פעמיים.

כאשר זמן חוסם את תיבת הדואר הנכנס שלך, תרצה לשקול גם תזמון ותדירות. זה ישתנה מאדם לאדם על סמך נפח הדוא"ל שלו, התפקיד שלו ולוח הזמנים שלו.

2. זמן חסימת תיבת הדואר הנכנס שלך

עבור הודעות דוא"ל שזקוקות לתשובה ארוכה יותר, או כאלה שאתה צריך לשלוח לעצמך, חסום זמן לעשות זאת במקום לבזבז חלק נכבד מהזמן היצרני שלך בתיבת הדואר הנכנס שלך. זה דורש קצת תרגול, אבל אם כן מדויק במיילים שלך, תבזבז פחות זמן גם בכתיבתם.

התחל כל הפעלה של תיבת דואר יוצא על ידי התמודדות עם המסרים החשובים ביותר ולאחר שנגמר הזמן, התמקד במשימות האחרות שלך. זה שאתה יכול להשיב למישהו מיד לא אומר שאתה תמיד חייב. כמובן, יש יוצאים מן הכלל, אבל שבירת המיקוד שלך כדי להגיב להודעות לא דחופות מצטברת.

יש גם שיקול אם ההודעה בכלל דורשת תגובה. קל להרגיש מחויב להגיב, אבל אם השולח לא באמת שואל ממך שום דבר או לא דורש את הקלט שלך, תודה פשוטה עשויה לעשות את העבודה, תלוי מי שלח אותו.

האם אתה מגיב לכל מייל שאתה מקבל או לא הוא עניין של נימוסים במקום העבודה והיחסים שלך עם השולח. יש אנשים שמעדיפים לא לקבל תגובה מאשר לפתוח הודעת תודה בת שתי מילים, אחרים עשויים להעריך את ההערה.

3. העברת ההודעות שלך לזמן קצוב

להודעות לא לוקח כמעט זמן לקרוא ולהגיב לאימיילים - במיוחד מכיוון שמקובל יותר להגיב עם מילה אחת או אימוג'י אסטרטגי או אפילו GIF. עם זאת, הם מסתכמים.

הצבת המסנג'ר שלך בלוח זמנים יכולה לעזור להגביל את ההפרעות. זמן חסימת ההודעות שלך קצת שונה מהאימיילים שלך מכיוון שהם לא משהו שייקח הרבה זמן להגיב אליו. במקום זאת, ייתכן שתרצה לחסום זמן כדי להתמקד במשימות שלך, ולתת להודעות הנכנסות שלך לחכות עד שההפעלה תסתיים.

אם אתה משתמש ב-Slack, אתה יכול להראות שאתה מתמקד באמצעות סטטוס Slack במקום לנמנם אם אתה עדיין רוצה לפקוח עין על התראות. עם זאת, אם בסופו של דבר אתה משתמש במצב נודניק, אנשים יכולים לשלוח את ההודעה בכל מקרה ולהודיע ​​לך שזה דחוף.

אם אתה שולח הודעות לעמית שלך, ואתה מוצא שיחה מתארכת, ייתכן שתרצה להזמין את עמיתך לעבודה להתקשר אליך לבירור, מכיוון שדיבור בטלפון עשוי להיות מהיר יותר.

4. הצבת גבולות לתקשורת אלקטרונית

בראש ובראשונה, זו לא התזכורת האהובה על כולם, אבל אתה תבחין בגידול ב פרודוקטיביות אם תחסוך את בדיקת ההודעות האישיות שלך עד שתיקח הפסקה או שתהיה לך קצת זמן השבתה.

גם לטלפונים של אפל וגם לאנדרואיד יש הגדרות מיקוד הניתנות להתאמה אישית שיכולות לעזור לך בכך, ומאפשרות לך להשתיק אפליקציות מסוימות כשאתה מפעיל את 'נא לא להפריע'. בדרך זו, אתה יכול להשתיק אפליקציות וטקסטים שאתה עלול להסיח את הדעת, אבל להמשיך להתקשר אם מישהו צריך לעבור אליך.

אתה יכול גם למצוא הגדרות דומות במחשב שלך. לדוגמה, ה התראות פאנל ב-iOS העדפות מערכת מאפשר לך לתזמן 'נא לא להפריע' ולהפעיל ולכבות אפליקציות.

כמובן, אנשים ומצבים מסוימים ידרשו את תשומת הלב המיידית שלך, אבל דברים מסוימים יכולים לחכות עד שמפגש הפרודוקטיביות שלך יהיה מוכן כדי שתתייחס אליהם. זה ישתנה מאדם לאדם, אבל נסה להמציא מערכת חוקים משלך למי ולמה תאפשר לשבור את המיקוד שלך.

הגבל את הסחות הדעת שלך

עם מספר האימיילים וההודעות שאתה מקבל ביום, קל להסיח את דעתך כשמנסים להתמקד. אם אתה מוצא שזה נפוץ, נסה אחד או יותר מהטיפים האלה כדי לראות מה עובד בשבילך.

4 הטיפים הטובים ביותר להפחתת עומס הדוא"ל

קרא הבא

על הסופר