8 כלים לייעול תהליכי עבודה מרוחקים

ניהול עסק מרוחק ללא מטה, לוחות זמנים גמישים והזדמנות ללכת לכל מקום בעולם תוך כדי עבודה הוא מרגש. עם זאת, זה גם יכול להיות מרתיע ודורש הרבה עבודה.

הדבר הטוב הוא שהטכנולוגיה בצד שלך. יש הרבה תוכנות שתוכל להשתמש בהן כדי להגביר את היעילות שלך, לארגן זרימות עבודה, לייעל תהליכים ולשפר את שיתוף הפעולה בצוות.

רשימה זו אינה ממצה, אך הנה כמה מהכלים שתוכלו להתחיל להשתמש בהם עבור העסק המרוחק שלכם.

1. מערכות מעקב אחר מועמדים

בין אם אתה סטארטאפ או חברה גדולה, אתה יכול ליהנות ממערכת מעקב אחר מועמדים (ATS). תוכנות אלו מאפשרות לך למצוא את כל המידע החשוב על המועמד שלך - ממיילים, ראיונות, לוחות זמנים ונתונים רלוונטיים, הכל במקום אחד.

ATS הופכת את הגיוס וההעסקה לפשוטה על ידי שימוש בבינה מלאכותית כדי לסנן מועמדים, וחוסכת לך זמן רב מניכוך ידני של מועמדים שאינם מתאימים לחשבון. הם גם עוזרים לך למצוא את המועמדים הטובים ביותר על ידי דירוגם על סמך הכישורים והניסיון שלהם. חלק מה-ATS הנפוצים ביותר כוללים יום עבודה ו חֲמָמָה.

בעידן הדיגיטלי הזה שבו תעודות מזויפות וזהות בדויה משתוללים, בדיקות רקע חיוניות לשמירה על מקום עבודה מאובטח ובטוח לעובדים וללקוחות כאחד.

כלים לבדיקת רקע כמו Goodhire ו צ'קר חיוניים גם כדי לאמת את המידע הפוטנציאלי שחלקו איתם מועמדים.

כלים אלה עומדים בדרישות החוק ומעניקים לעסקים לוח מחוונים משלהם שעוזר להם לנהל ולעקוב אחר תוצאות בדיקות הרקע שלהם. רוב הכלים הללו משתלבים גם עם ATS ופלטפורמות משאבי אנוש מרכזיות אחרות.

3. תוכנה לניהול פרויקטים

ניהול צוותים מרוחקים יכול להיות מאתגר. תוכנת ניהול פרויקטים מספקת דרך קלה לארגן זרימות עבודה, לעקוב אחר התקדמות הפרט והצוות, לעצב פרויקטים ולקבל תובנות לגבי התקדמות הצוות.

אם אתה עומד בראש צוות גלובלי, משתמש בתוכנת ניהול פרויקטים כמו אסאנה אוֹ ClickUp יכול לעזור לך לחסוך הרבה זמן לתקשר ולשתף פעולה עם הצוות שלך. הכלים הללו מאפשרים שיתוף פעולה חלק בין חברי הצוות בתוך הפלטפורמה - אין צורך במיילים ופגישות מיותרות!

4. תוכנת חתימה אלקטרונית

ניהול עסק מרוחק לא אומר שאתה יכול לדלג על תהליכים חשובים כמו חתימה על מסמכים וחוזים. ההגדרה מרחוק יכולה להפוך את החתימה על מסמכים רגישים לאתגר.

אף אחד לא רוצה לשתף את החתימות האלקטרוניות שלו מבלי לוודא קודם שהפלטפורמה בטוחה. הדבר הטוב הוא שכלים כמו פנדדוק ו DocuSign הם שהם מקלים על הפצה ואיסוף של מסמכים רגישים יחד עם חתימות אלקטרוניות. יש המון אפליקציות אחרות לחתימה על מסמכים מקוונים שם אתה יכול לבדוק.

חתימות אלקטרוניות מוכרות כשוות ערך לחתימות מסורתיות. הם מחייבים מבחינה משפטית אם הצדדים מאפשרים לך להעלות בצורה מאובטחת קבצים ולחתום על מסמכים דיגיטליים. למרות זאת, חוקיות החתימות האלקטרוניות משתנה בהתאם למקום שבו אתה נמצא בעולם.

5. ויקי

הפצת מידע והדרכה יכולים להיות מאתגרים כאשר מנהלים חברה מרוחקת. ויקי עסקי משמש כמאגר מרכזי או מסד נתונים של ידע.

זה נותן לכולם גישה למסמכים ולתהליכים חשובים בתהליכי העבודה של העובדים. קל לגשת אליהם, לערוך אותם ולשתף אותם, כך שעובדים מרוחקים נשארים מעודכנים לגבי שינויים, עדכונים ומדיניות חדשה בעבודה.

זה מקל על ההצטרפות, ומעצים עובדים חדשים לנווט את דרכם בחברה. זה מקל על העבודה מרחוק, משמש כמו מדריך שבו הם יכולים ללמוד על תהליכי החברה. כמה וויקיפים שאתה יכול לשקול הם XWiki ו SlimWiki. יש הרבה אחרים אתרים שיעזרו לך ליצור ויקי משלך.

6. תוכנה לזיהוי עובדים

בשל אינטראקציה ותמיכה מוגבלים, עובדים מרוחקים רבים מרגישים לעתים קרובות מבודדים ובלתי נראים. מחקרים רבים מראים כי הכרה ומשוב מתאים בזמן לא רק משפר את הביצועים של אנשים, אלא גם משפר את השימור ואת שביעות הרצון בעבודה.

פלטפורמות כמו מוטיבציה תן לחברי הצוות את הדרך ללמוד על אחרים בצוות, להעריך אחד את השני ולהדגיש את הניצחונות שלהם, לתת בונוסים נקודתיים וליצור פרסים ותגים מותאמים אישית לקבוצות לשאוף אליהם.

Motivosity מאפשרת לחברי הצוות להעניק כספי Motivosity שבהם העובדים יכולים להשתמש כדי לקנות כרטיסי מתנה, להזמין טיסות או לתרום לצדקה. חלופות אחרות למוטיבוזיות כוללות באופן בונוס ו כָּבוֹד.

7. אפליקציות להעברת הודעות לעסקים

עבודה מרחוק לא תטוס ללא פלטפורמה שתפגיש את הצוות. בעוד שצוותים עדיין יכולים להשתמש בדוא"ל, זה מגושם, גוזל זמן ולא מאורגן. אפליקציות להעברת הודעות לעסקים כמו רָפוּי מאפשרים לך להתחבר עם כל אחד בנפרד או בקבוצות.

אתה יכול גם לשלב אפליקציות אחרות ב-Slack כדי להגביר את הפונקציונליות שלו ולייעל תהליכים בתוך אפליקציות. לדוגמה, אתה יכול לחבר את ה-Asana שלך ל-Slack או להשתמש ב-Giphy ב-Slack כאשר אתה רוצה להוסיף כיף לשיחות שלך. אפליקציות אחרות הדומות ל-Slack כוללות צ'אט במקום העבודה אוֹ צוותי מיקרוסופט.

8. תוכנת תזמון

תזמון הוא עוד מטלה שגוזלת את הזמן של כולם, מרחוק או לא. עם זאת, סיבוך נוסף ברוב העבודה המרוחקת הוא המציאות של הבדלי אזורי זמן. יתרה מכך, עובדים מרוחקים רבים נאלצים ללהטט עם יותר מעבודה אחת, מה שהופך את תזמון השיחות להרבה יותר מסובך לבצע.

תזמון פלטפורמות כמו מדי יום משתלב עם היומנים שלך ומבטל את ההליכה הלוך ושוב במציאת הזמן הטוב ביותר עבור שני הצדדים. בינתיים, אפליקציות כמו GoReminders מאפשרים לך להפוך הודעות טקסט לאוטומטיות כך שתוכל לשלוח הודעות תזכורת אוטומטיות לפגישה לצוות או ללקוחות שלך.

זה מבטיח שאנשים יופיעו לפגישה, וימנע ממך לבזבז את זמנך וכספך בהמתנה להופעתם.

השתמש בטכנולוגיה כדי לעלות רמה של העסק המרוחק שלך

לעבודה מרחוק יש הרבה יתרונות. עם זאת, לרוץ אחד יכול להיות קשה, במיוחד אם אתה מתכנן לעשות דברים בדרך המסורתית. לא רק שתהיה לך יותר ניירת, אלא שקשה, אפילו בלתי אפשרי, לתקשר היטב ולעקוב אחר התקדמות הפרויקטים, ללא עזרת כלים.

הגבר את המשחק שלך עם תוכנות וכלים שיכולים להאיץ ולייעל את תהליכי העבודה המרוחקים שלך ולעזור להדביק את הצוות כדי להשיג תרבות מקום עבודה טובה יותר עבור החברה שלך.

8 טיפים ליצירת סביבת עבודה מרחוק של משרד פרודוקטיבי

קרא הבא

על הסופר