כיצד להשתמש באפליקציות העברת ההודעות שלך במקום העבודה בצורה יעילה יותר

יישומי הודעות ללא ספק שינו את האופן שבו אנו מתקשרים במקום העבודה, במיוחד במהלך המעבר שלנו לעבודה מרחוק והרחק מהאימייל, שהיה כלי התקשורת דה פקטו לשם כך ארוך.

למרות התכונות הרבות להגברת הפרודוקטיביות שרבות מהאפליקציות הללו מציעות, אנו יכולים גם לטעון שהן נוטות לעשות את ההיפך.

האם אפליקציות הודעות הורגות את הפרודוקטיביות שלך? או, אולי, זה איך אתה משתמש בהם? בואו נצלול לעומק.

5 דרכים שונות שבהן אפליקציות העברת הודעות בעבודה יכולות להגביל את הפרודוקטיביות שלך

1. עומס מידע

כאילו עומס יתר באימייל לא הייתה בעיה גדולה מספיק, עכשיו אתה צריך להתמודד עם זרם ההודעות המתמיד באפליקציות הצ'אט שלך, שהפכו, לרוב, לתיבות הדואר הנכנס החדשות. כמו כל הודעות הזבל בתיבת הדואר הנכנס שלך, לא כל הודעה באפליקציות הצ'אט שלך שווה את תשומת הלב שלך.

סביר להניח שמצאת את עצמך בערוץ Slack שלא היית אמור להיות בו או אחד עמוס יותר מדי משתתפים, או שיש לך עמיתים שדנים ברכילות האחרונה של ידוענים בערוץ המיועד לעבודה נושאים.

התוצאה היא עומס מידע, שעלול להיות מתיש באותה מידה כמו תיבת דוא"ל עמוסה, מה שמוביל לעייפות החלטות, לחץ ובסופו של דבר, פרודוקטיביות מופחתת.

2. מידע חיוני הולך לאיבוד

אחת מתופעות הלוואי של עומס מידע היא שמידע חיוני מסוים הולך לאיבוד בערבוב. אם אינך מצליח לאמץ את התהליכים הנכונים, מידע הקשור לעבודה יכול להיקבר במהירות מתחת לערימה של דיבורים על מקררי מים או דיונים מחוץ לנושא.

בסופו של דבר אתה מבלה את רוב יום העבודה שלך בסינון ים של הודעות מערוץ או אפליקציית תקשורת אחד לאחר בתקווה למצוא את פיסת המידע הקריטית שאתה צריך. זה יכול להיות תרגיל בחוסר תועלת ותרגיל ענק בזבוז זמן במקום העבודה.

3. יותר מדי אפליקציות תקשורת

באיזה כלי תקשורת פנימי אתה משתמש כדי לתקשר עם הקולגות המרוחקים שלך? צוותי מיקרוסופט? רָפוּי? אימייל? וואטסאפ?

אולי שילוב של כל האמור לעיל?

בחיפוש אחר אפליקציית ההודעות החדשה והעמוסה ביותר במקום העבודה, ייתכן שהתקנת יותר מדי מהן, מה שעלול להפוך במהירות לסיוט פרודוקטיבי.

אם אתה כל הזמן קופץ מאפליקציה אחת לאחרת במהלך היום, אתה מבזבז זמן ומפצל את תשומת הלב שלך, מה שמקשה על התמקדות בכל משימה.

עם זאת, אולי תרצה למצוא דרכים לעשות זאת הימנע משימוש יתר באפליקציות תקשורת ושיתוף פעולה במקום העבודה שלך.

4. אתה "תמיד על"

קישוריות מתמדת וציפיות להיות זמינות בכל עת כדי להגיב להודעות הפכו לנורמה במקום העבודה של היום. עם זאת, תרבות זו של להיות תמיד "על" ולעבוד מחוץ לגבולות שעות העבודה המסורתיות עלולה להוביל לכמה השלכות לא רצויות.

ראשית, לעבוד שעות ארוכות יותר לא בהכרח משתווה להיות פרודוקטיבי יותר. למעשה, לעתים קרובות יש לזה השפעה הפוכה. אם אתם מוצאים את עצמכם עובדים גם לתוך הלילה או בסופי שבוע, סביר להניח שתישרפו מהר, מה שיוביל לירידה באיכות העבודה ובביצועים.

אבל, זה לא רק על החיים המקצועיים שלך, שכן החיים האישיים שלך יכולים להתחיל לסבול במהירות. יש מעט זמן להירגעות ולהתחדשות כשאתה תמיד "על", מה שמוביל לבעיות בריאות נפשיות ופיזיות.

5. התראות בלתי נגמרות

בחיפושך להיות מחובר יותר בתקווה להגביר את הפרודוקטיביות שלך, ייתכן שנרשמת בטעות לזרם בלתי פוסק של התראות מאפליקציות הצ'אט שלך. במבט ראשון, אותם חלונות קופצים ואדומים קטנים עשויים להיראות תמימים, אבל הם יכולים להפוך במהירות להסחת דעת עצומה, המובילה בלי כוונה להחלפת הקשר ולפרודוקטיביות מופחתת.

לפעמים, רק לראות את החלונות הקופצים האדומים האלה (גם אם אינך קורא את ההודעות) יכול להספיק כדי לגרום לך לאבד את המיקוד ולשבש את הזרימה שלך.

אז מה אתה יכול לעשות כדי להימנע ממלכודות הפרודוקטיביות האלה?

אסטרטגיות מובילות להשגת תקשורת פרודוקטיבית במקום העבודה

1. אמץ תקשורת אסינכרונית

שימת דגש רב מדי על תגובות מיידיות ותקשורת בזמן אמת, במיוחד כאשר חברי צוות עובדים באזורי זמן שונים, עלולה בסופו של דבר לגרום ליותר נזק מתועלת.

במקום לצפות (או גרוע מכך, לדרוש) תשובות מיידיות, חיבק תקשורת אסינכרונית. סגנון תקשורת זה מאפשר לך להגיב להודעות בזמן שלך, לצמצם את ההפרעות ולהעצים אותך להתמקד במשימות חשובות יותר.

אתה לא תמיד צריך להוסיף עוד אפליקציית תקשורת לארסנל שלך כשאתה מוצא אחד חדש. זה לוקח זמן לכל אחד בצוות שלך להתרגל לכלי חדש, אז לרוב עדיף להישאר עם מה שיש לך, במיוחד כאשר הוא כבר מציע את התכונות שאתה צריך.

במקום להירשם לאפליקציה נוספת, הקדישו זמן להערכת הכלים הקיימים שלכם כדי לראות אם תוכלו לשלב אותם עם האפליקציות האחרות שבהן אתם משתמשים כדי לייעל את זרימת העבודה שלכם. בדרך זו, לא תצטרך להחליף אפליקציות באותה תדירות, ותוכל להימנע מאובדן הפרודוקטיביות הנלווה.

3. צור ויקי פנימי

א ויקי פנימי מהווה מאגר מרכזי לידע ולמידע של הצוות שלך. זוהי דרך מצוינת לשמור את כל המידע החיוני שלך מאורגן ונגיש במקום אחד.

ויקי יכול לעזור להפחית את הצורך בתקשורת מתמדת על ידי כך שיקל על חברי הצוות למצוא תשובות לשאלותיהם. אתה יכול גם למנף את הוויקי הפנימי שלך כדי ליצור ספר תקשורת עם הצוות שלך כדי לתעד שיטות עבודה מומלצות והנחיות כלל-חברה.

זה יכול לכלול כל דבר, החל מאיך ומתי להשתמש בכלים ספציפיים, ועד להגדרת מה שאתה מחשיב לתקשורת "דחופה", וזמן התגובה האידיאלי.

האופן שבו אתה משתמש בכלי התקשורת ושיתוף הפעולה שלך יכול להשפיע באופן משמעותי על הפרודוקטיביות שלך. אם אתה מופרע כל הזמן על ידי התראות, נסה להתאים אישית את ההגדרות שלך כדי למזער הסחות דעת.

לדוגמה, אתה יכול להשבית התראות עבור ערוצים או שיחות ספציפיות, להגדיר שעות 'נא לא להפריע', או אפילו להשהות התראות לחלוטין במהלך זמן המיקוד המתוכנן שלך. על ידי התאמה אישית של הכלים שלך כך שיתאימו טוב יותר לצרכים שלך, תוכל לקחת בחזרה את השליטה על הפרודוקטיביות שלך.

בנוסף, אם אתה משתמש ב-Slack, אתה יכול להוסיף את @ סיומת חובה לקרוא לסביבת העבודה שלך כדי להבטיח שהודעות דחופות תמיד ייראו. אפליקציית Slack זו מאפשרת לך לסמן הודעות ספציפיות כקריאת חובה, וחברי הצוות יקבלו את כל ההודעות הקריטיות שלהם באצווה אחת כדי להימנע מבזבוז זמן בגלילה בהיסטוריית הצ'אט.

השתמש באפליקציות שליחת ההודעות שלך בדרך הנכונה כדי למקסם את הפרודוקטיביות

בעוד שאפליקציות צ'אט יכולות להיות דרך מצוינת להגביר את הפרודוקטיביות, הן יכולות גם להוות הסחת דעת משמעותית אם לא משתמשים בהן כראוי. אנו יכולים להסיק שזה תלוי בעיקר איך אתה משתמש בכלים האלה.

על ידי ביצוע האסטרטגיות שלמעלה, אתה יכול לקחת בחזרה את השליטה על הפרודוקטיביות שלך ולהימנע ממלכודות הפרודוקטיביות האלה.

כיצד להתגבר על עומס יתר של שיתוף פעולה במקום העבודה שלך

קרא הבא

על הסופר