כיצד להביע תלונות נפוצות במקום העבודה במיילים מקצועיים

אם אי פעם עבדת במשרד, אתה מכיר את האתגרים של התמודדות עם אנשים רבים ושונים. בעיה נפוצה היא לפחד להתעמת עם עמיתים בעייתיים ולהפסיק את התנהגותם, אבל אתה יכול לבטא את עצמך בצורה מקצועית, בין אם אתה עובד או מנהל.

אחת השיטות הפשוטות ביותר היא להכניס את המחשבות שלך למייל. אנו מפרקים את העניין באמצעות דוגמאות לתלונות נפוצות במקום העבודה. למד את הדרכים הבונות ביותר לומר אותן וטריקים נוספים באימייל שיכולים לעזור לך.

1. אני עדיין מחכה שתסיים את המשימה הזו

לא כולם עובדים באותו קצב, אבל זו בעיה כשאדם אחד דוכב פרויקט צוות. אם המשימה שלך תלויה בכך שהעמית לעבודה יגיש את המשימה שלו, תוכל לדרבן אותם לפעולה באמצעות כמה מילים בדוא"ל.

להלן מספר דרכים מקצועיות לגשת ולהביע תלונה זו, אותה תוכל להתאים לנסיבות שלך:

• אנחנו צריכים לשפר את זרימת העבודה שלנו כדי לא לפגר בלוח הזמנים. האם (תאריך ושעה) תאריך יעד טוב עבורך? לאחר מכן, אוכל לעמוד בתאריך היעד שלי של (תאריך ושעה).
• האם אתה צריך עזרה במשימה זו? עלינו להשלים את הפרויקט בזמן, אז (שם עמית לעבודה) הציע לסייע בכל בעיה מצדך.

המטרה היא לא להעליב את עמיתך לעבודה, אלא להגדיר יעדים ופתרונות, תוך הבהרת ברור ששניכם חלק מצוות עם אינטרס פעיל לבצע דברים.

הקפידו לאסוף כמה שיותר טיפים לעמידה בזמנים וסיום משימות כמה שאתה יכול. יהיה קל יותר לייעץ לאנשים לפי הצורך.

2. המועד האחרון הוא מחר

הנה עוד תלונה נפוצה שאולי בוערת בפנים. אם עמיתך לעבודה חותך את זה קרוב מדי, למרות מספר תזכורות, אתה יכול להניע אותם באימייל מבלי לאבד את העשתונות.

הסיבה שאתה יוצר איתם קשר היא דחופה, ולכן הפתרונות שאתה מציע צריכים קצת ישיר, ולו רק כדי לגרום לעמיתך לעבודה לקחת את העניינים ברצינות.

נסה את החלופות הבאות:

• הפרויקט אמור להגיע מחר, אבל יש עדיין כמה קצוות רופפים. בואו נערוך ועידת וידאו עם הצוות אחר הצהריים כדי לדון בפתרונות.
• ההנהלה מצפה לפרויקט מחר. אם לא סביר שתעמוד בתאריך היעד, תוכל להסביר מדוע בדוח, שנוכל להגיש עם כל השאר?

אמנם מיילים הם דרך קלה יותר להביע מחשבות קשות, אבל הם לא משפיעים כמו לדון בבעיות באופן אישי. לכן, כאשר מנסים לשנות הרגלי זרימת עבודה רעים של מישהו, הדוא"ל שלך צריך להיות פשוט וחכם כדי למשוך את תשומת ליבו.

3. תפסיק לדחות

אותה גישה בונה היא הטובה ביותר עבור כל התלונות שלך במקום העבודה, מועברת בשפה רגועה וניטרלית. אחרי הכל, עמית לעבודה מתמהמה עשוי להלחיץ ​​את זרימת העבודה של העסק, אבל הוא לא תמיד עושה זאת כי הם עצלנים.

בדוק אם יש יותר מדי הסחות דעת, או שהם מוצפים במשימות. מצא את הבעיה והתאם את האימייל שלך בהתאם עם פתרונות ותמריצים. קח השראה מהדוגמאות הבאות:

• המשרד יכול להסיח את הדעת. אם זה מקשה על התמקדות בעבודה שלך, בוא נדון בשינויים ובאילו יעדים אנחנו יכולים להציב עבורך.
• בסוף השבוע, בואו נסקור את המשימות שהושלמו ואת המשימות הנותרות של כולם, כדי שנוכל להשתמש בשבוע הבא בצורה פרודוקטיבית יותר.

4. אין לי זמן לעשות את כל המשימות האלה

אסטרטגיית כתיבת הדוא"ל שלך אמורה להשתנות מעט כאשר אתה מנסה להגן על עצמך מפני שחיקה. הנקודה היא להוכיח שאתה יודע את החובות שלך, כיצד לתעדף אותן ולמה אינך אחראי.

הגדר גבולות בנימוס, השתמש בביטויים כמו אלה באימיילים שלך:

• אשמח לעזור במשימה זו. האם אכפת לך לחכות עד שאסיים את המטלות הנוכחיות שלי? הם אמורים להגיע מוקדם יותר.
• לצערי, אם אקבל משימות נוספות, אזדקק לשעות נוספות. האם תוכל להריץ את זה בעבר (שם המנהל) ולדון כיצד זה יעבוד?

אם מקום העבודה שלך משתמש בתוכנת ניהול צוותים, יכול להיות קל יותר לשתף את לוח הזמנים המלא שלך. אתה יכול גם ארגן את המשימות שלך באסנה, למשל, כדי להבהיר את העבודות החשובות, כולל המועדים ומשתפי הפעולה שלהן.

5. אני לא עובד בשבילך

עמיתים שתלטניים יכולים לקחת את ההתנהגות שלהם רחוק מדי, ולצפות ממך לקפוץ כשהם יתקשרו או יקבלו מהם עבודות נוספות. זהו מצב נוסף הזקוק נואשות לגבולות.

לפני נקיטת צעדים רציניים יותר, נסה לנמק עם עמיתך באמצעות דוא"ל מעוצב היטב. זה צריך להיות מנומס אך תקיף מכיוון שהוא מבסס את שוויון הרגליים שלך במקום העבודה. הנה כמה ניסוחים שכדאי לנסות:

• צר לי לשמוע שעומס העבודה שלך עצום. לא אוכל לעזור לך בגלל האחריות שלי, אבל אם תפנה למנהל שלך, תוכל לגבש תוכנית בת קיימא יותר.
• תודה שחשבת עלי עבור העבודה הזו, אבל היא מתאימה יותר למחלקה אחרת. אם יש להם זמן, הם עשויים לשתף איתך פעולה.

6. תפסיק לדבר על אנשים

תחרות במקום העבודה היא בלתי נמנעת. למרבה הצער, זה גורם לעמיתים לשאוף להתבלט, גם אם זה אומר לחתוך לשיחות כדי להציע את המחשבות שלהם. יש אנשים שגם מפריעים באופן לא מודע ולא מבינים שזה מעצבן.

יש דרכים דיפלומטיות לעודד אותם להפסיק את ההתנהגות הזו. מכיוון שאולי הם עושים את זה בשביל תשומת לב, פנה לצד הזה שלהם בדוא"ל שלך, תוך עידוד חשיבה של שחקן צוות יותר.

נסה משהו כמו הביטויים הבאים:

• לעתים קרובות אתה תורם רעיונות בעלי ערך. הגישה היזומה שלך למציאת פתרונות מצוינת. כל איש צוות חשוב באותה מידה לחברה, ואנו אוהבים לשמוע את הקול של כולם במקום העבודה.
• נדרש מאמץ צוות לפרויקט זה, כמו גם תקשורת ברורה. כדי להבטיח שיתוף פעולה חלק, כל מי שתורם לדיון חייב לקבל הזדמנות שווה לדבר.

אם אתה מנסה לנהל פרויקט צוות עם אנשים שנוטים לדבר זה על זה, תוכל להגדיר חוקי יסוד בדוא"ל קבוצתי. למצוא טיפים לשיפור התקשורת הכתובה ולהשתמש בהם כדי ליצור סביבה ידידותית אך פרודוקטיבית.

7. תפסיק לשלוח לי הודעות טקסט מחוץ לעבודה

האם עמית לעבודה או הבוס שלך יוצר איתך קשר בזמן החופש שלך? זוהי בעיה נפוצה הכוללת בדרך כלל הודעות טקסט. זה לא נוח במיוחד כשאתה לא כל כך מכיר, או שהם רוצים לדבר בחנות בזמן שאתה צריך להירגע.

אם התעלמות מהאנשים האלה לא עובדת, או שהם הולכים רחוק מדי, הפתרון הטוב ביותר שלך הוא לשלוח להם אימייל המסביר את עמדתך. המסר צריך להדגיש את חשיבות הגבולות המקצועיים ובעיקר את הזמן הפנוי שלך.

עיין באפשרויות אלה וראה כיצד תוכל להתאים אותן לצרכים שלך:

• אנא שימו לב כי ייתכן שלא אהיה זמין לשיחה לאחר שעות העבודה עקב עניינים אישיים. אני שמח לדון בעניינים הקשורים לעבודה כשאני חוזר למשרד.
• ככל שהעבודה שלי חשובה לי, היא סובלת אם אני לא מנצל עד תום את החופש שלי. לכן, אני מקווה שאתה יכול להעריך את הצורך שלי לשריין תקשורת הקשורה לעבודה לשעות המשרד.

8. אל תדבר ככה

עמיתים לעבודה שוכחים לעתים קרובות שהם נמצאים בסביבה מקצועית ויכולים לומר את הדבר הלא נכון או להיכנס לשיחות לא הולמות. התנהגות זו עלולה לגרום לסביבת עבודה מאוד לא נוחה, מהר מאוד.

אתה צריך להתמודד עם בעיות כאלה לפני שהם גורמים לחיכוכים ולהסלמה. אם אינך יכול לקחת את הקולגות שלך הצידה במקום, אימייל מהיר יכול לעשות את העבודה.

קח רעיונות מהביטויים הבאים:

• למרות שאנו מעריכים מאוד שיתוף פעולה ידידותי, ישנם נושאי שיחה שצריכים להישאר מחוץ למקום העבודה. אנא עזרו לנו לשמור על סביבה שלווה ולהימנע מלדון (נושאים רגישים).
• אינטראקציה התרחשה מוקדם יותר היום שגרמה לאנשי הצוות לאי נוחות. אנא עשה כמיטב יכולתך לשמור על יחס מקצועי ולקדם עבודת צוות ידידותית.

זה יכול להיות שימושי לציין מה נאמר, כך שעמיתך לעבודה יודע בדיוק ממה להימנע בעתיד. כמו כן, שקול להרכיב דף אינטרנט או מסמך המפרט נושאים והתנהגויות לא רצויים, שאותם תוכל לצרף או לקשר אליהם בדוא"ל שלך.

טיפים כלליים לכתיבת מיילים לפתרון בעיות במקום העבודה

מיילים יכולים להיות החבר הכי טוב שלך בכל הקשור לפתרון מצבים קשים במשרד מבלי להתעמת עם אנשי הצוות פנים אל פנים.

הנה כמה טיפים נוספים שכדאי לזכור שיכולים להפוך את התהליך ליעיל יותר.

• לאזן את השליליות של האימייל עם נקודות חיוביות כדי לעודד שיפור.
• ודא שהשפה הרשמית שלך לא מסתירה את מה שאתה מנסה לומר.
• היה ברור ותמציתי - לא יסולא בפז מתי כתיבת מיילים ארוכים.
• שמור את האימיילים בקובץ לעיון עתידי למקרה שהעניינים לא ישתפרו.

היו מוכנים להתמודד עם אתגרים שונים במקום העבודה

קבוצות מתמודדות עם בעיות כל הזמן, במיוחד כשהן במתח. בין אם זו סביבה פיזית או דיגיטלית, בין אם אתה הבוס או איש צוות, כדאי להכיר את הדרכים הטובות ביותר לשנות הרגלים לטובה.

דיפלומטיה באמצעות דואר אלקטרוני היא אסטרטגיה נכונה כל עוד אתה מביע תלונות בצורה ברורה ומקצועית. אבל אל תתעלם משאבים אחרים כמו כלים דיגיטליים שנועדו להקל על עבודת צוות.

5 כלים להתגבר על אתגרי תקשורת צוותים מרחוק

קרא הבא

על הסופר