כיצד להגדיר משיב חופשות חוזר ב-Gmail

אתה בוודאי מכיר את המשיב מחוץ למשרד של Gmail. זה אותו אימייל אוטומטי שאתה יכול להפעיל בכל פעם שאתה יוצא לחופשה. זה מודיע לחברים ולקולגות שלך שאתה לא ליד המחשב שלך, ואתה תענה להם כשתחזור.

עד כמה שתכונה זו שימושית, לפעמים היא לא מספיקה. לדוגמה, אם יש לך יום חופש קבוע במהלך השבוע, ייתכן שתרצה שהודעה על חוסר במשרד תפעל תמיד ביום זה.

בעוד ש-Gmail לא יכול לעשות זאת בעצמו, הנה שתי דרכים נוספות להשיג את האימייל החוזר על עצמו אוטומטית.

השתמש ב-Auto Reply Pro עבור הדואר האלקטרוני שלך מחוץ למשרד

האפשרות הראשונה היא תוסף Google Marketplace בשם Auto Reply Pro. למרות שזו תכונה בתשלום, יש לה גם שכבה חינמית, המאפשרת לך לשלוח 50 מיילים אוטומטיים בחודש. אם תיבת הדואר הנכנס שלך לא נוטה לקבל כל כך הרבה תנועה, זה יכול להיות הפתרון המושלם עבורך.

בצע את השלבים הבאים כדי להגדיר אותו:

1. התקן את האפליקציה וחבר אותה לחשבון הג'ימייל הרצוי.
2. בחשבון Gmail שלך, לחץ על Auto Reply Pro סמל בצד ימין של המסך. זה נראה כמו פנים שמחות כחולות ומרובעות.
3. בחלון שצץ, לחץ להתחיל.
4. נְקִישָׁה הוסף / נהל כללים באפליקציה. פעולה זו תפעיל חלון חדש.
instagram viewer
5. ללחוץ לדלג לנחות על מסך הבית של האפליקציה.
6. בצד שמאל, לחץ תשובה אוטומטית, ובתפריט שנפתח, לחץ הוסף חדש מחוץ למשרד.
7. תן שם לכלל ולחץ הַבָּא.
8. במסך זה תוכל לבחור תנאים. לדוגמה, רק מיילים עם נושא מסוים, או מנמענים ספציפיים. מכיוון שאנחנו רוצים לשלוח את זה לכל המיילים, לא סימנו כלום ולחצנו הַבָּא.
9. סימן הפעל רק עבור תאריך ושעה ספציפיים.
10. כאן תוכל להגדיר מתי יישלח האימייל. עם זאת, זה קצת מסובך. אתה יכול לבחור לְאַפשֵׁריומי, שישלח את המייל בשעות ספציפיות בכל יום (כמו ארוחת צהריים ואחרי העבודה).
11. אם אתה רוצה לחסום יום שלם, תצטרך לבחור הפעל עבור אירועי לוח שנה. כאן יש לך שתי אפשרויות. או שאתה בוחר את היומן הרגיל שלך וגם חוסם בו את ימי החופש שלך על בסיס קבוע, או שאתה יוצר לוח שנה חדש, המוקדש רק לחסימת ימי החופש. זכור שאם תבחר בראשון, המייל יישלח בכל פעם שיש לך אירוע, גם אם לא ביום החופשי שלך.
12. אחרי שחבטת הַבָּא, לחץ הוסף פעולה חדשה>צור ושלח דוא"ל חדש (בשרשור חדש).
13. זה המקום שבו אתה סוף סוף יכול להתאים אישית את הדוא"ל שלך. הוסף תוכן, לחץ דואר הגדרות נוספות כדי להגדיר את נושא וכל התאמה אישית אחרת שתרצו. לאחר שתסיים, לחץ צור תשובה מחוץ למשרד בתחתית המסך.

זהו, אתם מסודרים. אם אתה קצת מבולבל לגבי איך להגדיר את לוח השנה שלך כדי לעבוד עם המשיב האוטומטי, קרא עוד על כיצד לחסום זמן ביומן גוגל. אתה יכול גם להגדיר שעות עבודה מוגדרות אם יש לך חשבון דרך ארגון.

כיצד להגדיר מגיב אוטומטי רגיל עם Zapier

אפשרות טובה נוספת להגדיר משיב אוטומטי חוזר היא זאפייר. אפשרות זו דורשת מנוי בתשלום; עם זאת, זה עשוי להיות שווה את זה עבור אנשים מסוימים. זה הרבה יותר גמיש ומאפשר לך להפוך חלקים רבים של זרימות העבודה שלך לאוטומטיות, לא רק מיילים.

כך אתה יוצר את מחוץ למשרד לאחר ההרשמה לשירות:

צור טריגר חדש

כדי לגלגל את הכדור, אתה צריך להגיד לזאפייר מתי אתה רוצה שתתרחש פעולה. זה נקרא טריגר.

1. נְקִישָׁה צור זאפ בצד שמאל למעלה של מסך הבית.
2. לִבחוֹר Gmail בתור ה הדק עבור הזאפ.
3. מהתפריט הנפתח מתחת אירוע טריגר, בחר מייל חדש ולחץ לְהַמשִׁיך.
4. היכנס לחשבון Gmail שלך, כדי לאפשר גישה, ולאחר שתסיים, לחץ לְהַמשִׁיך.
5. בחר את התיקיה עליה ברצונך להחיל את זה. בדרך כלל, שליחת המענה האוטומטי לתיבת הדואר הנכנס שלך מספיקה. עם זאת, אם יש לך מסנן שבו הודעות דוא"ל חדשות עוברות ישירות לתוויות שונות, ייתכן שתרצה לבחור גם בהן. אפשרות ברירת המחדל היא עבור כל המיילים. ללחוץ לְהַמשִׁיך.
6. ללחוץ מבחן טריגר כדי לוודא שהחיבור פועל ו לְהַמשִׁיך.

החל מסנן

לאחר מכן, עליך לוודא ש-Zapier לא שולח את התגובה לכל דוא"ל חדש, אלא רק לאלה שנשלחו בתאריך מסוים. א לְסַנֵן עוזר להגדיר את זה.

1. תַחַת פעולה, בחר לְסַנֵן.
2. תַחַת המשך רק אם…, בחר מהתפריטים הנפתחים תאריך>(טקסט) מתחיל ב ועל התיבה האחרונה כתוב את שלושת האותיות של היום שאתה רוצה שזה יישלח. בדוגמה שלנו, שמנו שבת או ראשון, לכלול את כל סוף השבוע.
3. לאחר שהתוכנה בודקת את המסנן, לחץ על סגור, ולאחר מכן את + כדי להוסיף את הפעולה.

הגדר את המשיב שלך

הגיע הזמן להגדיר סוף סוף את משיב הדוא"ל שלך ולגרום לתינוק הזה לעבוד.

1. לִבחוֹר Gmail שוב בתור שלך אירוע אפליקציה.
2. בחר נשלח אימייל כמו שלך אירוע פעולה ולחץ לְהַמשִׁיך.
3. מכיוון שכבר נכנסת לחשבון שלך, אתה רק צריך לבחור אותו מהתפריט עכשיו ולהמשיך.
4. במסך זה, תוכל להתאים אישית את האימייל שלך לפי טעמך. שני השדות הנדרשים הם נושא ו גוּף. הוספנו גם את החתימה הקבועה שלנו, כדי להיראות מקצועי יותר.
5. שוב, אחרי שחבטת לְהַמשִׁיך, אתה יכול לבדוק את האימייל, כדי לוודא שהוא נראה טוב ב-Gmail. בדוק את נשלח תיקייה כדי לראות אם אתה מאשר.
6. אם אתה מרוצה מהתוצאה, לחץ הפעל את זאפ.

למד ליהנות מאוטומציה

האפשרות לשלוח הודעה חוזרת מחוץ למשרד יכולה להיות מועילה ביותר עבור פרילנסרים ועסקים קטנים. אתה לא רוצה להיות קשור למחשב שלך, וזה עוזר להבטיח שהלקוחות שלך תחזור אליהם בשלב מסוים.

עם שתי האפליקציות הללו, אתה יכול גם להפוך תהליכים ומיילים אחרים לאוטומטיים, כדי להקל על חייך בטווח הארוך. בקרוב תגלה שברגע שאתה מנסה אוטומציה, קל להתמכר.

כלי האוטומציה הטובים ביותר לאפשר לפרילנסרים להשיב את זמנם

קרא הבא

על הסופר