משימות Outlook לעומת מיקרוסופט לעשות: מה עדיף?

למיקרוסופט יש שתי אפליקציות לניהול משימות. Microsoft To Do מגיע מותקן מראש במחשבי Windows, והוא זמין גם באינטרנט. לקוח הדואר האלקטרוני והיומן שלו, Outlook, כולל גם תכונת משימות חזקה.

אבל מה עדיף לניהול רשימת המטלות שלך? התחרות קרובה יותר ממה שאתה חושב. מאמר זה משווה את Microsoft To Do ו-Microsoft Outlook כאפליקציות לניהול משימות כדי לגלות מהי הבחירה הטובה יותר.

הכי נגיש

To Do, שבעבר הייתה Wunderlist, היא אפליקציה חינמית הכלולה ב-Windows 10 ו-11. אתה יכול גם לגשת ל-Microsoft To Do בדפדפן שלך. ל הַשׁקָפָה, תכונת המשימה זמינה רק באפליקציית שולחן העבודה הפרימיום. בגרסת האינטרנט החינמית, הוא משתלב עם To Do, במקום זאת.

עבור מוגבלויות, שניהם ידידותיים ל קוראי מסך מובנים של Windows. הטקסט והסמלים של Outlook קטנים יותר. זה יכול להיות מתסכל עבור אלה עם ליקויי ראייה או בעיות מיומנות. אבל אתה יכול להגדיל אותם בהגדרות של Windows.

ברירות המחדל של To Do ברורות וגדולות יותר. השימוש בצבע ובגרפיקה על פני טקסט גם מקל על המיקוד. יתרון נחמד לבעלי בעיות נפשיות המשפיעות על תשומת הלב. התפריטים הפשוטים גם הופכים את הניווט של קוראי המסך למהיר יותר, כי יש פחות מה לעבור.

לשתי האפליקציות יש גרסאות ניידות בחינם עבור אנדרואיד ו-iOS. האפליקציות זהות מבחינת נגישות, ומכילות הרבה מאותן תכונות כמו גרסאות שולחן העבודה. שתי האפליקציות כוללות גם ווידג'טים של דף הבית לגישה מהירה.

אבל היבט המשימות חסר בגרסת האפליקציה של Outlook. כל פריט שנוצר ב-Tasks מועתק ליומן כאירועים. אתה יכול להציג את אירועי היומן האלה באפליקציית Outlook, אך אינך יכול להשתמש בדוחות התקדמות או בתכונות אחרות הספציפיות למשימות.

לנוחות השימוש, בפריסה של Outlook יש הרבה אפשרויות ותפריטים רב-שכבתיים. כדי לעשות הרבה יותר קל ללמוד ולנהל. העיצוב היעיל והפונקציות הפשוטות שלו קלים לניווט. זה פשוט אפילו למתחילים במחשב.

זוֹכֵה: לעשות

הטוב ביותר עבור פרויקטים קבוצתיים

Outlook הוא כלי חזק לשיתוף פעולה לניהול פרויקטים. זה משתלב עם לוח השנה של Outlook ו- Outlook Mail. זה הופך את הקצאת אנשי הקשר ותזמון העבודה לפשוטים.

אתה גם מקבל הרבה פרטים על ההתקדמות של כל משימה. אתה יכול לעקוב לפי שעות עבודה, אחוז ביצוע וסטטוסים כגון "מחכה למישהו אחר". אם אתה חולק את המשימה רק עם אדם אחד אחר, אתה מתעדכן בשינויים של אותו אדם.

Outlook מאפשר לך גם לשלוח בקשות משימות. זה כאשר אתה שולח אימייל לאיש קשר, מבקש ממנו להתחיל משימה ומקצה אותו אוטומטית אליה. לבחירתך, תוכל לשמור עותק של המשימה ולקבל עדכון כשהיא מסומנת כשלמה בקצה שלה.

לבסוף, ל- Outlook יש כפתור מהיר לשליחת דוחות סטטוס. אלה מסכמים את הגדרות הסטטוס של המשימה בדוא"ל. אתה יכול לשלוח מייל זה ישירות מחלון המשימות, ולצרף כל הערה נוספת שתרצה.

ל-To Do יש גם כמה כלי שיתוף פעולה טובים. אתה יכול להקצות אחרים למשימה באמצעות קישור שניתן לשתף. אתה יכול לשתף גישה לרשימה שנוצרה, או רק למשימה מסוימת. זה מקל על שליטה בגישה.

אם האנשים שאתה רוצה לשתף איתם נמצאים ברשימת אנשי הקשר שלך, זה אפילו יותר קל. כאשר אתה משתף רשימה, To Do תיצור רשימה של אנשי הקשר שלך ב-Windows Mail. אתה יכול גם לחפש אנשי קשר מ-OneNote.

ל-To Do יש יתרון גם לפרויקטים מורכבים. זה מאפשר לך לפרק משימה לשלבים. זה יכול לשפר את המוטיבציה ולהפוך את המשימה למעשית יותר. Outlook Tasks אינו כולל תכונת Steps.

זוֹכֵה: משימות Outlook

הארגון הטוב ביותר

תכונת המשימות של Microsoft Outlook הופכת ספציפית מאוד לארגון שלה. אם זה דבר טוב או לא תלוי איך אתה עובד. Outlook Tasks תומך בתיקיות עם תיקיות משנה ומערכות מיון אוטומטיות. To Do נוקט בגישה פשוטה יותר.

ב-Outlook, אתה יכול להשתמש בכללים כדי לשלוח הודעות דוא"ל או אירועי לוח שנה מסוימים לתיקיית משימות ספציפית. זה גם מאפשר לך להגדיר רמות עדיפות ספציפיות. אתה יכול גם לקוד משימות בצבע עם קטגוריות.

To Do מציע את כל אותן תכונות כמו Outlook, אך מפשט אותן. ל-To Do יש תיקיות, אבל לא תיקיות משנה. זה מאפשר לך לסמן עדיפות, אבל מוגבל למערכת בינארית: פריטים עם כוכב חשובים, פריטים בלי הם לא.

To Do תומך גם בקטגוריות בצורה של hashtags לחיפוש. הוספת האשטאג בכל מקום במשימה יוצרת קטגוריה באותו שם. התכונה הטובה ביותר של To Do, שחסרה ל-Outlook, היא היום שלי תכונה.

My Day היא תיקייה חכמה ב-Microsoft To Do. זהו סדר יום של יום אחד שתוכל לאכלס ידנית, או לבחור מתוך ההצעות של מטלות. ההצעות יתמקדו במשימות שאמורות להיעשות בקרוב, מסומנות כחשובות, או כאלו שלא נגעת בהן זמן מה.

האג'נדה החכמה הזו מקדמת את 'מטלות' על משימות Outlook, אבל היא קרובה מאוד. אם אתה רוצה או צריך את רמת הפירוט הנוספת, עבור עם Outlook במקום זאת.

זוֹכֵה: לעשות

ההתאמה האישית הטובה ביותר

גם To Do וגם Outlook מאפשרים לך לצרף קבצים ולקשר את המשימה למייל. ב-To Do, עליך לסמן את האימייל ולאחר מכן להעביר את המשימה מהודעות דוא"ל מסומנות לאיזו רשימה שתרצה. שניהם גם מאפשרים לך להוסיף הערות טקסט למשימה, ולצרף קבצי מדיה למשימה.

רק Outlook מאפשר לך להשתמש בעיצוב טקסט עשיר ובתמונות בתיאור המשימה. אבל אלמנטים עיצוביים אלה הם אסתטיים, כך שהוספתם לכל משימה יכולה להיות בזבוז זמן. יתר על כן, עליך ללחוץ על המשימה כדי לראות אותם.

צירוף קבצים שימושי יותר. רק Outlook מאפשר לך לקשר משימות זו לזו. אתה עושה זאת עם האפשרות צרף פריט Outlook. יכולת חיונית זו לקשר משימות קשורות חסרה ב-To Do.

ההתאמה האישית של To Do היא בעיקר אסתטית. אתה יכול לבחור את צבע הרקע של רשימה וליצור רשימות מותאמות אישית. ניתן גם לבחור דפוסי מיון בסיסיים, כגון לפי תאריך יעד או לפי תאריך יצירה.

מטלות גם מייצרות רשימות חכמות שונות, כגון הודעות דוא"ל מסומנות והוקצו לי. אתה יכול להפעיל או לכבות את אלה. עבור אלה שצריכים לכוונן את המשימות שלך, Outlook הוא המנצח הברור.

זוֹכֵה: משימות Outlook

אפליקציית הפרודוקטיביות הטובה ביותר של מיקרוסופט

לשימוש אישי ולפרויקטים בקנה מידה קטן, To Do עובד היטב. אבל בסך הכל, רשימת התכונות החזקה יותר של Outlook מנצחת. הפירוט הנוסף תומך ברמת מקצועיות גבוהה יותר, ואי אפשר לנצח את ההתאמה האישית ברמה הגבוהה.

במיוחד אם אתה מנהל פרויקט מורכב, Microsoft Outlook הוא ההימור הטוב ביותר עבור אפליקציה לניהול משימות.

כיצד להשתמש ב-Microsoft Outlook לניהול פרויקטים

קרא הבא

על הסופר