7 הטיפים הטובים ביותר להתנהגות רפוי לצוותים מרוחקים

Slack מתגאה במספר תכונות שהפכו אותה לאפליקציית העברת ההודעות המועדפת במקום העבודה המודרני, כולל אינטגרציות של צד שלישי, תמיכה במדיה עשירה ואפשרויות התאמה אישית, אם להזכיר כמה.

עם זאת, הכל תלוי איך אתה משתמש ב-Slack. בשימוש נכון, Slack יכול להיות כלי רב ערך לתקשורת ושיתוף פעולה. השתמש בו לרעה, וזה הופך להיות חורבן הקיום שלך. במאמר זה, נסקור כמה עצות כלליות של Slack שיעזרו להגביר את הפרודוקטיביות של הצוות שלך.

1. השב באשכול

שרשורים הם דרך מצוינת לשמור הודעות קשורות יחד ולהימנע מבלגן בערוץ הראשי. זה יעיל כאשר יש לך הרבה אנשים בערוץ שמשתתפים בדיונים מרובים שעלולים להפוך במהירות לקשים לעקוב אחריהם.

כשאתה משיב בשרשור, ההודעה שלך מופיעה מקוננת מתחת להודעה המקורית, מה שמקל על חברי הצוות שלך לעקוב אחר השיחה הספציפית הזו.

אתה רק צריך ללחוץ על "תשובה בשרשור" סמל בפינה השמאלית העליונה של ההודעה שאליה ברצונך להשיב.

2. קבל את הנקודה שלך בהודעה אחת

קחו בחשבון שבכל פעם שאתם שולחים הודעה ישירה לעמיתים שלכם, הם מקבלים הודעה שעלולה להפריע. הפרדת המחשבות שלך להודעות שונות מובילה למספר התראות ותוצאות החלפת הקשר וירידה בפרודוקטיביות.

לדוגמה, שליחת "היי" ואחריו "מה קורה?" אז "מקווה שאתה בסדר" פירושו הקולגה המרוחק שלך מקבל שלוש הזדמנויות להסיח את דעתו מהעבודה שלהם בזמן שהם מחכים שתקליד את שלך הוֹדָעָה.

דרך טובה יותר לעשות זאת תהיה להקליד את הנקודה שלך בהודעה ישירה אחת ולשלוח את הכל בבת אחת. נסה להיות תמציתי בהודעות שלך כדי למנוע בלבול או חילופי דברים הלוך ושוב. אתה יכול להשתמש בנקודות ומספרים כדי לארגן את ההודעה שלך אם היא ארוכה מדי.

בדרך זו, הקולגה שלך מקבל התראה אחת ויכול להגיב במכה אחת, במקום להפסיק את מה שהם עושים מספר פעמים כדי להשיב להודעות שלך.

3. שימו לב לאזורי זמן

עבודה פרודוקטיבית עם צוות המפוזר על פני אזורי זמן שונים יכול להיות מסובך. כשזה מגיע להעברת הודעות, אתה צריך להיות מודע מתי אנשים זמינים כדי להימנע מלהפריע להם בשעות מחוץ לשעות העבודה.

באופן כללי, נסו להימנע מהעברת הודעות לאנשים מחוץ לשעות העבודה שלהם, אלא אם כן הדבר נחוץ. למרבה המזל, אתה יכול להתאים אישית את לוח ההודעות שלך ב-Slack.

כדי להגדיר את לוח הזמנים של ההתראות שלך, לחץ על תמונת הפרופיל שלך בפינה השמאלית העליונה של ממשק Slack, ולאחר מכן בחר העדפות > התראות. משם תוכלו לבחור את השעות בהן תרצו לקבל התראות ואפילו להגדיר "אל תפריע" שעה (ות.

בנוסף לכך, תוכל גם לתזמן שליחת הודעות מאוחר יותר (בשעות העבודה של עמיתך). זוהי דרך מעשית יותר לשלוח הודעה לעמית מרוחק שאינו זמין. לאחר ההקלדה בשדה ההודעה, לחץ על סמל החץ שליד כפתור שלח ובחר מתי תרצה שההודעה תישלח.

4. תן שם לערוצים כראוי והוסף תיאורים

מתן שמות לערוצים והוספת תיאורים עוזרים לשמור על סדר הדברים ומקלים על אנשים למצוא את הערוץ המתאים לצרכים שלהם. הוספת תיאור מועילה במיוחד בארגונים גדולים יותר עם מספר ערוצים עם שמות דומים.

כדי לתת שם או להוסיף תיאור לערוץ, לחץ על שם הערוץ ובחר "קבלו את פרטי הערוץ." לאחר שעשית זאת, חיוני שכולם ישתמשו בכל ערוץ למטרה המיועדת לו כדי למנוע בלבול. לדוגמה, עליך להשתמש בערוץ ההכרזה שלך לדברים כמו עדכוני חברה, במקום להשתמש בו צ'אט מצנן מים.

5. הצמד הודעות חשובות בערוצים

הצמדת הודעות היא דרך מצוינת לשמור מידע חשוב בראש הערוץ. זה שימושי במיוחד אם עמיתיך צריכים להתייחס להודעה מוקדמת יותר בערוצים עם תעבורה גבוהה, שבהם הודעות חדשות יכולות לדחוף במהירות ישנות יותר.

כדי להשיג זאת, לחץ על סמל שלוש נקודות ליד ההודעה ובחר "הצמד לערוץ." אתה יכול גם להוסיף סימנייה לקישורים שברצונך לשמור למועד מאוחר יותר או לחשוב שאנשים אחרים בערוץ עשויים להועיל. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ על "הוסף סימניה" בפינה השמאלית העליונה של הערוץ.

6. השתמש ב-@channel וב-@here באופן הולם

ה @עָרוּץ ו @כאן אזכורים מצוינים למשיכת תשומת לב של אנשים, אבל כדאי להשתמש בהם במשורה. בכל פעם שאתה משתמש ב"@" סמל, הוא מודיע לאנשים מסוימים, מה שעלול להפוך במהירות למטריד ולהסיח את הדעת אם נעשה שימוש יתר. יתרה מכך, זה יכול גם לאבד את היעילות שלו אם אנשים יהיו חסינים מפניו.

לכן, חיוני להשתמש באזכורים אלה בחוכמה ורק כאשר יש צורך בכך.

שים לב ש @עָרוּץ יודיע לכולם בערוץ (כולל אנשים שאינם פעילים באותו זמן), תוך כדי @כאן יודיע רק לאנשים פעילים ב-Slack.

עם זאת, אתה יכול להשתמש @עָרוּץ כאשר אתה צריך להבטיח שכולם רואים את המסר שלך, כגון הודעה קריטית לכל החברה. מצד שני, אולי תשתמש @כאן כאשר אתה צריך לקבל משוב מהיר על משהו שלא בהכרח דורש תשומת לב של כולם.

7. אל תשתמש ב-Slack לניהול פרויקטים

בעוד Slack היא פלטפורמה עשירה בתכונות המאפשרת לך לעשות דברים רבים, עם זאת, עדיף להשתמש בכלי ניהול פרויקטים ייעודיים לניהול המשימות שלך.

Slack הוא כלי יעיל לתקשורת פנימית, אבל יש אפשרויות טובות יותר לניהול הפרויקטים שלך. השימוש ב-Slack לניהול הפרויקטים שלך יכול להפוך במהירות למכריע ומאתגר לעקוב אחריהם.

אסאנה ו טרלו הם חלופות נהדרות המציעות יותר תכונות ופונקציונליות לניהול פרויקטים. יתרה מכך, הם משתלבים בצורה חלקה עם Slack.

יצירת סביבת עבודה פרודוקטיבית ושיתופית באמצעות Slack

לפעמים, הנחה של כללים לא נאמרים או לא כתובים עלולה להוביל לבעיות בהמשך הקו. אם תפנו לעצמכם כמה שיטות עבודה מומלצות של Slack מההתחלה, תוכלו לחסוך לעצמכם הרבה כאבי ראש בהמשך.

הטיפים שלמעלה יכולים להיות קו בסיס שתוכלו למנף כדי להתאים את כללי ההתנהגות של Slack לארגון שלכם ולהפיק את המרב מכלי התקשורת החזק הזה.

8 הרעיונות הטובים ביותר לבניית צוות של Slack עבור צוותים מרוחקים

קרא הבא

על הסופר