6 דרכים יצירתיות להשתמש ב-Google Forms בעבודה

Google Forms היא תוכנה ליצירת סקרים הכלולה כחלק מ-Google Workspace, ויש לה פוטנציאל שימוש רחב. זה נועד להיות ידידותי למשתמש וקל ליצירה ולשתף סקרים בעבודה, ויכול להוות חלק חשוב בערכת הכלים של מקום העבודה שלך.

זה לא משנה אם אתה חדש בשימוש ביישום זה, או משתמש בו באופן קבוע. כאן אנו מסתכלים על מה זה Google Forms וכיצד להשתמש בו בצורה יצירתית בעבודה.

מה זה Google Forms?

Google Forms היא תוכנת סקרים המאפשרת לך ליצור סקרים שונים ושתף אותם עם הצוות שלך. אתה מקבל מספר אפשרויות לבחירה בעת יצירת הטופס שלך, כך שאתה מקבל את התשובות שאתה צריך. זה כולל תשובות לפסקאות וטקסט עשיר, תיבות סימון ובחירה מרובה, רשתות, העלאות קבצים וסולמות מספריים.

אתה יכול העלה תמונות לטופס שלך, כדי להבליט אותו, ולהוסיף תורמים, כך שתוכל לשתף פעולה עם אחרים לגבי התגובות שאתה מקבל. לאחר שמילאת את הטופס שלך, כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ לִשְׁלוֹחַ בפינה השמאלית העליונה של המסך, ובחר אם תרצה להפיץ אותו בדוא"ל, בקישור או להשתמש בקוד הטבעה.

1. קבל משוב על תהליכים חדשים

כאשר תהליכים חדשים מיושמים בעבודה, לעתים קרובות יש פרק זמן שבו אנשים צריכים להסתגל, ולפעמים זה יכול לחשוף כמה בעיות או קשיים שלא סומנו קודם לכן. במקרים אלה, אולי תרצה לקבל משוב על איך הדברים מתנהלים.

יצירת טופס Google עבור זה מעניקה לצוות את ההזדמנות להשמיע את קולו. עם זאת, זו גם הזדמנות לתקן בעיות לפני שהן הופכות לנפוצות יותר.

עבור סוג זה של סקר, ייתכן שתרצה לשקול להשתמש בתכונות שלהלן של טפסים:

• קנה מידה ליניארי-כדי להוסיף דירוגים או אפשרויות הסכמה/לא מסכים.
• תיבות סימון-כדי לקבל מושג לגבי תכונות מועדפות או לא מועדפות.
• תשובה קצרה אוֹ פסקה-למידע מפורט.

2. בקש רעיונות לפרויקט

במהלך שלב התכנון הראשוני של פרויקט, חשוב לקבל נקודות מבט של הצוות מקהל היעד שלך. רק בגלל שמשהו הגיוני לצוות הפרויקט שלך, לא אומר שהוא יעבוד עבור כולם. בנוסף, עשויים להיות רעיונות מועילים שלא שקלת.

אם אתה רוצה רעיונות, תרצה לוודא שהטופס של Google מאפשר תגובות טקסט חופשיות, במקום להגביל את התשובות לבחירה מרובה. מסיבה זו, תשובה קצרה אוֹ פסקה הן אפשרויות פורמט אידיאליות.

עם זאת, זכור שאם אתה שולח את הטופס לקהל רחב, תצטרך לדפדף במידע רב. בהתאם להיקף הפרויקט שלך, סוג זה של סקר עשוי להתאים יותר לקבוצה קטנה של אנשים.

3. ייעול התקשורת

בחברות גדולות יותר שבהן יש מחלקות מרובות, תרצו לנסות ולייעל את התקשורת ככל האפשר. אחרת, אתה עלול למצוא את הצוות מופגז במיילים ועדכונים מהמחלקות השונות הללו, ללא סדר אמיתי בדברים.

לשם כך, תרצה ליצור תבנית Google Form רגילה עבור המחלקות לשלוח אליהן את התקשורת שלהן. לאחר מכן, על בסיס דו-שבועי או חודשי, תוכל לאסוף מידע זה למייל אחד ולשלוח אותו לצוות.

תוכל לראות את כל המידע מתוך תגובות בטופס Google, ופשוט העתק והדבק לפי הצורך.

4. טפסי בקשה לצוות

ישנן סיבות רבות לכך שהצוות יצטרך למלא טופס כדי לבקש משהו. זה יכול להיות עבור ציוד חדש, תמיכה, פגישות עם מחלקות אחרות ועוד הרבה יותר.

במקום להשתמש ב-Google Docs עבור בקשות אלה, אתה יכול ליצור טופס Google. זה יאפשר לך לשמור תיעוד טוב יותר של מי מבקש מה, וישמור את המידע במקום אחד, במקום להתפזר על פני מספר מסמכים.

טפסי בקשה מתאימים ביותר לתערובת של בחירה מרובה, תיבות סימון, תשובה קצרה, ו פסקה, אבל אתה יכול גם להשתמש ב- תַאֲרִיך ו תיבת סימון אפשרויות, בהתאם למידע שאתה צריך.

5. שלח שאילתות ובעיות IT

ייתכן שבמקום העבודה שלך כבר הוגדר קו טלפון או דוא"ל כדי להגיב לבעיות הקשורות ל-IT, אבל השימוש ב-Google Forms לניהול המידע הזה עשוי להיות שימושי מאוד. לא רק שתוכל להגדיר שאלות ספציפיות שיעזרו באיסוף מידע על הנושא, אלא תוכל גם לראות מגמות.

לדוגמה, תוכל לכלול בחירה מרובה שאלות כגון:

• האם רענן את הדף או הפעלת מחדש את המחשב?
• האם יש לך בעיות בחיבור לאינטרנט?
• האם זו הפעם הראשונה שנתקלת בבעיה הזו?

ואז, יש מקום בתחתית עבור א תשובה קצרה אוֹ פסקה, כדי שהצוות יכתוב פרטים נוספים על הבעיה שהם חווים.

6. איסוף נתונים

ייתכן שתצטרך לאסוף נתונים על אזורים ספציפיים בחברה שלך, וכיצד הדברים עובדים. זה יכול להיות איך הצוות רואה את הרווחה המוצעת בעבודה, או איך נראים עומסי עבודה על בסיס שבועי. לא משנה מה הסיבה, טופס גוגל הוא דרך מהירה וקלה לעשות זאת, ללא צורך לקיים פגישות או קבוצות עבודה גוזלות זמן. זה גם מאפשר לך להגיב לדברים באופן יזום, במקום בתגובה.

לשם כך, תרצה להשתמש בשאלות שנותנות תשובה מספרית, כך שתוכל לאסוף את הנתונים בצורה חלקה, במקום שתצטרך לעבוד על הרבה טקסט. מהסיבה הזו, קנה מידה ליניארי, בחירה מרובה, ו תיבות סימון הן האפשרויות הטובות ביותר.

אתה יכול גם לכלול תשובה קצרה אוֹ פסקה אם אתה מעוניין בנתונים איכותיים, אבל שוב, היה מודע לכמה גדול קהל היעד שלך, ומה זה עשוי להיות אומר עבור כתיבת דוחות.

שימוש ב-Google Forms לפוטנציאל שלו

אתה יכול להשתמש ב-Google Forms כמעט מכל סיבה, כאשר אתה צריך תשובות מאנשים אחרים. אתה יכול לחסוך זמן בפגישות וביצירת מספר מסמכים נפרדים במקום העבודה על ידי בחירה בטופס במקום זאת.

אם עדיין לא ניסית את Google Forms עבור כמה דוגמאות למעלה, נסה את זה ובדוק אם זה משהו שמתאים למטרות שלך.

9 טיפים וטריקים מתקדמים של Google Forms

קרא הבא

על הסופר