כיצד להשתמש באימות נתונים ב-Google Sheets

אם אתה מעוניין להפחית את הסיכויים לטעות בגיליון האלקטרוני של Google Sheets על ידי קבלת נתונים חוקיים בלבד, אז אימות נתונים הוא בדיוק מה שאתה מחפש. עם אימות נתונים, אתה יכול להורות ל-Google Sheets לקבל רק סוג או טווח ספציפי של נתונים עבור תאים, או להזהיר את המשתמש כאשר הוא מזין נתונים לא חוקיים.

אימות הנתונים הוא פשוט לשימוש, אך הוא דורש הבנה של המושגים כדי להשתמש בהם כראוי. המשך לקרוא כדי לגלות מהו אימות נתונים וכיצד אתה יכול להשתמש בו ב-Google Sheets כדי לשפר את הגיליונות האלקטרוניים שלך.

מהו אימות נתונים ב-Google Sheets?

אימות נתונים הוא תכונה של Google Sheets המאפשרת לך להגביל את סוג הקלט שהמשתמשים שלך יכולים להזין בתאים ספציפיים. אתה יכול להשתמש באימות נתונים כדי לתת למשתמש אזהרה כאשר הוא מזין נתונים לא חוקיים, או כדי לדחות את הנתונים הלא חוקיים לחלוטין.

בעזרת אימות נתונים תוכלו לשפר גיליונות אלקטרוניים המיועדים לשימוש של אחרים. אתה יכול להגביל את הערך שהם יכולים להזין, או למשל, ליצור רשימה נפתחת של פריטים שהם יכולים לבחור מהם. בסופו של דבר, אתה יכול גם להזין נוסחה מותאמת אישית כקריטריונים לאימות הנתונים. בדרך זו, Google Sheets ידחה את הערך אם הוא לא עומד במשוואה המותאמת אישית.

כיצד להשתמש באימות נתונים ב-Google Sheets

אימות הנתונים פשוט לתפעול ב-Google Sheets. השלבים הבסיסיים לשימוש באימות נתונים הם כדלקמן:

1. בחר את התא או טווח התאים שבהם ברצונך להשתמש באימות נתונים.
2. לך אל נתונים תפריט ולאחר מכן בחר אימות מידע.
3. הזן את הקריטריונים שלך.
4. נְקִישָׁה להציל.

לפני שנעבור לדוגמאות שבהן אנו פורסים אימות נתונים, בואו נסתכל יותר טוב על המרכיבים של אימות נתונים.

• טווח תאים: זהו הטווח שבו נתוני הקלט יעברו את קריטריוני אימות הנתונים. זה יכול להיות תא בודד או טווח של תאים.
• קריטריונים: זה הקריטריונים שבהם אתה מציין איזה סוג של נתונים תקפים. סוג הנתונים החוקי יכול להיות מספר, טקסט, תאריך, רשימה, תיבת סימון או נוסחה מותאמת אישית.
• על נתונים לא חוקיים: זה מציין את התגובה של Google Sheets לנתונים לא חוקיים. אתה יכול לבחור לאפשר לנתונים הלא חוקיים לעבור ולהציג אזהרה, או לדחות את הנתונים הלא חוקיים ולהציג אזהרה.
• מראה חיצוני: כאן תוכל להזין את טקסט העזרה לאימות. טקסט זה יופיע כאשר המשתמש יזין נתונים לא חוקיים בתא.

עכשיו כשאתה יודע על מה הגדרת אימות נתונים, בוא נראה את אימות הנתונים בפעולה עם כמה דוגמאות.

אימות נתונים דוגמה 1: הגדרת מגבלת ערך מספר

בדוגמה זו, יש לנו גיליון אלקטרוני לדוגמה שנועד לאסוף מידע על הספרים שהמשתמש הכי אהב. הגיליון האלקטרוני כולל עמודה המכילה את שמות הספרים, ועמודה נוספת הממתינה לקלט המשתמש. המשתמש אמור לדרג כל ספר מתוך 10.

מכיוון שהדירוג הוא בסולם של 10, ואין לנו זמן לבדוק כל קלט, המטרה היא להגביל את הערכים שהמשתמש יכול להזין ל-1-10. המשתמש לא אמור להיות מסוגל לתת ספר דירוג מתחת ל-1, או מעל 10. זה דורש אימות נתונים.

1. בחר את התאים שבהם ברצונך להחיל אימות נתונים. זה יהיו תאים B2 ל B7 בדוגמה זו.
2. לך אל נתונים תפריט ובחר אימות מידע. זה יציג את חלון אימות הנתונים.
3. ל קריטריונים, בחר מספר ו בֵּין.
4. הזן את מגבלת המספר לבחירתך. עבור דוגמה זו, נזין 1 ו-10.
5. חשבון דחה קלט. זה יאלץ את המשתמש להזין נתונים חוקיים.
6. חשבון הצג טקסט עזרה לאימות.
7. הזן טקסט עזרה לאימות כדי ליידע את המשתמש איזה סוג של נתונים צפוי.
8. נְקִישָׁה להציל.

כעת הטבלה שלך מוכנה לנתוני המשתמש. כמבחן, נסה לדרג את אחד מהספרים עם ערך גבוה מ-10, או נמוך מ-1. אתה אמור לקבל שגיאה והנתונים שלך צריכים להידחות. כעת, אם תזין ערך בין 1 ל-10, הקלט יתקבל. זה כמו שעון!

אימות נתונים דוגמה 2: יצירת רשימה נפתחת

אחד השימושים הפופולריים של אימות נתונים הוא יצירת רשימות נפתחות ב-Google Sheets. אתה יכול ליצור רשימה נפתחת כדי לתת למשתמש בחירה בין פריטים שהחלטת כנתונים חוקיים.

בדוגמה זו, יש לנו שמות של כמה תלמידים בגיליון אלקטרוני והמטרה היא ליצור רשימה נפתחת שבה המשתמש יכול לבחור את המגמה שלו.

1. בחר את התאים שבהם ברצונך שתהיה רשימה נפתחת. זה יהיו תאים B2 ל B7 בדוגמה זו.
2. לך אל נתונים תפריט ובחר אימות מידע. תפריט אימות הנתונים ייפתח.
3. בקריטריונים, בחר רשימת פריטים.
4. בתיבת הטקסט, הזן את רשימת הפריטים. ניתן להפריד בין הפריטים באמצעות פסיק (,). עבור דוגמה זו, הכנסנו את הפריטים שלהלן:

   רפואה, רוקחות, ביולוגיה, מתמטיקה שימושית

5. חשבון הצג רשימה נפתחת בתא.
6. חשבון דחה קלט.
7. חשבון הצג טקסט עזרה לאימות.
8. הזן טקסט עזרה לאימות.
9. נְקִישָׁה להציל.

תבחין בחץ קטן בכל תא. כעת תוכל ללחוץ על התאים כדי לבחור מתוך רשימה נפתחת. אם תנסה להקליד ערך שאינו ברשימה, הערך שלך יידחה. עם זאת, אתה עדיין יכול להקליד את הפריטים מהרשימה.

אם אתה רוצה להוסיף נקודות תבליט לפריטים ברשימה שלך, קרא את המאמר שלנו בנושא כיצד להוסיף נקודות תבליט ב-Google Sheets.

אימות נתונים דוגמה 3: הגדרת מגבלת אורך טקסט

אתה יכול להשתמש באימות נתונים עם נוסחאות מותאמות אישית כדי להשיג כל מיני דברים ב-Google Sheets. נוסחאות מותאמות אישית מאפשרות לך להגדיר קריטריונים שאינם נמצאים באף אחד מסוגי הקריטריונים המובנים באימות הנתונים ב-Google Sheets.

כדוגמה, בואו ניצור תא שמאפשר רק 5 תווים או פחות בו. אנחנו הולכים לעשות זאת באמצעות אימות נתונים.

1. בחר את התא. זה יהיה ד1 בדוגמה זו.
2. לך ל נתונים ולאחר מכן בחר אימות מידע.
3. בקריטריונים, בחר נוסחה מותאמת אישית.
4. עבור נוסחה מותאמת אישית, הזן את הנוסחה שלהלן:

   =LEN(D1)<5

   נוסחה זו משתמשת בפונקציה LEN כדי לספור את התווים בתא ומחזירה true אם האורך קטן מ-5 תווים.
5. חשבון דחה קלט.
6. נְקִישָׁה להציל.

כעת, אם תזין שם באורך של יותר מ-5 תווים, Google Sheets ידחה אותו, ותצטרך לנסות שוב. אתה יכול להשתמש ב פונקציית מילוי אוטומטי כדי להחיל אימות נתונים זה על תאים אחרים.

אמת את הנתונים שלך באמצעות Google Sheets

אימות נתונים הוא כלי המאפשר לך להגביל את מה שאתה או משתמש אחר יכולים להזין בתאים ספציפיים. בדרך זו, אימות נתונים יכול להיות שימושי ביצירת סקרים כדי לקבל רק נתונים חוקיים, או בגיליונות האלקטרוניים שלך כדי להגביר את הדיוק.

ישנם סוגים רבים של קריטריונים שאתה יכול להגדיר באמצעות אימות נתונים ב-Google Sheets, ואם הנתונים הסוג שאתה רוצה אינו מובנה באימות הנתונים ב-Google Sheets, אתה יכול להגדיר קריטריונים עם התאמה אישית נוּסחָה. עכשיו אתה יודע איך להשתמש באימות נתונים ב-Google Sheets. היה סמוך ובטוח שפחות נתונים לא חוקיים יהפכו את הניתוח שלך לקל ומדויק יותר!

8 הדרכים הטובות ביותר להשתמש ב-Google Sheets כמו מקצוען

קרא הבא

על הסופר