כיצד להנחות פגישת צוות מרחוק ביעילות

בין אם אתה מנהל, בעל תפקיד מוביל בחברה שלך, או שאתה עובד על פרויקט, רוב הסיכויים שתצטרך להנחות פגישות צוות. יתרון גדול כאן הוא שאתה יכול לארח פגישה משלך איך שאתה רואה לנכון.

עם זאת, ישנם כמה הבדלים גדולים בין פגישות פנים אל פנים לפגישות מרוחקות, שיכולים להפוך או לשבור את היעילות שלהם. כאן אנו מסתכלים על כמה קשיים בהנחיית פגישות צוות מרוחקות, וכיצד ניתן להתגבר עליהם כדי לנהל אחת ביעילות.

יתרונות וחסרונות של הנחיית פגישות מרחוק

אפליקציות לשיחות ועידה בווידאו כמו Google Meet, Zoom ו-Microsoft Teams, הפכו פגישות מקוונות לפופולריות מאוד. בלחיצת כפתור, אתה מוכן לצאת לדרך. ישנם יתרונות רבים לעריכת ישיבות צוות באופן וירטואלי, כולל:

• גישה קלה לחומרים דיגיטליים שאתה צריך לשתף.
• יכולת הקלטת הפעלות.
• אין צורך בשיקולי זמן לנסיעה.
• אין קשיים בהזמנת חדרים לפגישות.
• אתה יכול להיפגש עם עמיתים ובעלי עניין חיצוניים מכל העולם.

ועוד הרבה. עם זאת, ישנם גם כמה מחסומים בשיטה זו, שיכולים להפריע לפרודוקטיביות. כמה דוגמאות עשויות להיות:

• בעיות טכניות עם אודיו ווידאו.
• עייפות שיחות ועידה בווידאו.
• תקשורת מתקשה כשיש הרבה משתתפים.
instagram viewer
• עיכוב או חוסר היענות מהצוות עקב פיגור חזותי ושמיעתי רגיל.
• שיבוש רמזים חזותיים ושפת גוף.

יש כמה היבטים של שיחה פנים אל פנים שפשוט לא ניתן לשכפל באופן וירטואלי. החדשות הטובות הן שאתה יכול לייעל את החוויה הזו עם כמה טיפים וטריקים יעילים.

1. צור דיונים אורגניים עם סדר יום

תוכנית לכל פגישת צוות היא חובה, ללא קשר לאופן שבו היא מועברת. סדר יום הוא פשוט סקירה מובנית של מה שצריך לדון. בדרך כלל, אלה משותפים עם המשתתפים שלך לפני הפגישה. זה יכול להיות באמצעות אימייל, או עם אפליקציות כמו Google Workspace, אתה יכול כלול את סדר היום בהזמנה ליומן שלך.

אבל, כדי להפעיל פגישה מרחוק יעילה, עליך להימנע מלפרט עדכונים ותזכורות לכולם. במקום זאת, סדר היום שלך צריך להיות מרתק ולעורר דיון. הנה כמה רעיונות:

• הקדישו זמן לצ'ק-אין בצוות שאינו קשור לעבודה.
• התחל עם נושא דיון פתוח שאתה יודע שלצוות שלך יהיו דעות עליו.
• כלול רק נקודות שאתה רוצה שאנשים יגירו עליהן.
• שמרו על סדר היום קצר (אנשים יכולים להתרכז רק לפרק זמן מוגבל).

אתה לא צריך לעשות את כל אלה בכל פעם, אבל הם בהחלט יעודדו שיחה אורגנית ככל שתעשה אותם יותר.

2. השתמשו בחדרי בריחה

בדרך כלל, ישיבות צוות מתרכזות בדרך כלל סביב סדר יום ספציפי, והן מתמקדות בקירוב הצוות כמכלול. עם זאת, זה מרענן לשבור את המסורות האלה לפעמים ולנסות משהו חדש.

לזום, ל-Microsoft Teams ול-Google Meet יש את היכולת ליצור חדרי בריחה. אלו הם מיני חדרי ישיבות בתוך פגישה, כך שהצוות שלך יכול לדון בדברים בקבוצות קטנות יותר.

זה שימושי אם יש לך צוות גדול יותר, או נפגש עם מספר צוותים בו-זמנית. זה גם פותר את הבעיה שהוזכרה קודם לכן לגבי עמיתים שיש להם קשיי תקשורת כאשר יש הרבה משתתפים.

חדרי בריחה לא תמיד מתאימים, למשל, אם יש לך פחות חברי צוות. אתה צריך גם לוודא שכל דיון שמתקיים הוא הכרחי, ולא רק כדי למלא את הזמן. לאחר שכולם חזרו לחדר הישיבות הראשי, אתה חופשי לבקש משוב על הדיונים של עמיתיך. זאת כדי שתוכלו לאסוף את עיקרי הדברים, ולקחת אותם קדימה.

3. הצג מידע באמצעות מסך שיתוף

קושי אחד בשיתוף מידע מרחוק הוא שלפעמים אנשים פשוט לא מבינים מה אתה אומר. לכן, במקום פשוט להגיד לצוות שלך מה לעשות, למה לא להראות להם? ישנם יתרונות רבים לשיתוף המסך שלך באפליקציות לשיחות ועידה בווידאו, כולל:

• מספק ויזואלי לצוות שלך.
• חשבונות ל סגנונות למידה שונים.
• נותן לצוות שלך הזדמנות לצפות בתהליכים.
• מוסיף שכבה נוספת של מידע, מעבר להסבר שמיעתי.

עם זאת, זה לא אומר שאתה צריך פשוט לשתף את סדר היום שלך על המסך, מכיוון שזה לא סביר למשוך את תשומת הלב של הצוות שלך. במקום זאת, שקול אילו נושאים בסדר היום צריכים הסבר נוסף, או זקוקים לראיות נלוות. כמה דוגמאות יכולות להיות:

• אם גילית שהצוות שלך לא מבצע משימה כמו שצריך, הראה להם כיצד לבצע תהליך ספציפי.
• הצגת נתונים ומחקרים.
• הזדמנויות הדרכה.

4. מתי לארח פגישה לעומת שליחת אימייל

היו רבים מחקרים שנערכו, המסקנה כי פגישות מוגזמות פוגעות בתפוקה, ברווחה ובמוטיבציה של הצוות. כמה פעמים השתתפת בשיחת וידאו שיכלה להיות סתם אימייל?

כשאתה מארח מפגש, אתה בעצם מפריע לזרימת העבודה והריכוז של הצוות שלך. מסיבה זו, עליך לוודא שהתוכן נחוץ. יש לשמור שיחות וידאו לדיון מעמיק, שיתוף פעולה ועידוד מעורבות צוות. רק בגלל שקל להזמין ולהשתתף פגישות וירטואליות, לא אומר שאתה צריך לסמוך עליהן.

הנה כמה מקרים שבהם אתה יכול לבחור בחלופות לשיחות ועידה בווידאו:

• מבקש משוב מאת שליחת טופס גוגל.
• השתמש באפליקציית מסנג'ר או אפליקציות תקשורת אסינכרוניות לעדכוני סטטוס צוות.
• שלח אימייל עם עדכונים או חדשות אחרונות (שאין צורך בדיון).

לפעמים הקולגות שלך פשוט רוצים לעשות הפסקה מההקלדה, ולדבר עם אנשים במקום זאת. זה בהחלט משהו שכדאי לקחת בחשבון, אבל אל תבזבז את זה על פגישות שבהן כולם מושלמים, מקשיבים לך מדברים.

פגישות אפקטיביות מרחוק דורשות תכנון

אירוח פגישות באמצעות אפליקציות לשיחות ועידה בווידאו דורש תכנון שונה במקצת בהשוואה לפגישות פנים אל פנים. הקשיים נוצרים בעיקר כאשר יש חוסר התחשבות בנוכחים.

עם זאת, כל פגישה מרחוק יכולה להיות יעילה עם סדר יום מעוגל לחלוטין המנצל את הזמן בצורה פרודוקטיבית. זה אומר לחקור נושאי דיון שבאמת מעניינים את כל המעורבים, ופשוט להיצמד למה שנדרש. עם הטיפים שנחקרו כאן, יהיו לך הרבה דרכים מעשיות לארח את ההתכנסויות המרוחקות שלך, לשמור אותן יעילות ורלוונטיות לכל המעורבים.

כיצד להתחיל להשתמש באווטארים זום לפגישות מהנות

קרא הבא