איך להפסיק לשכוח דברים בעבודה

דמיינו את זה: זה יום שני בבוקר. רשמתם את כל המשימות שלכם להיום, ואתם מתרגשים לנפץ את המטרות שלכם. אבל עד הצהריים, שכחת חצי מהדברים שהיית אמור לעשות, מה שמשאיר אותך מתוסכל.

זה תרחיש שכולנו מכירים טוב מדי. עבודה בדרך כלל פירושה שיש לך המון משימות לבצע ביום. ולנסות לזכור את כל המשימות האלה יכולה להיות עבודה בפני עצמה.

אם יש לך נטייה לשכוח לעשות דברים בעבודה, אתה יכול לשנות את זה. מאמר זה ייתן לך כמה טיפים שימושיים שיעזרו לך להפסיק לשכוח דברים בעבודה, כדי שתוכל להרגיש יותר מוצלח עד סוף היום. כך תוכל להתעדכן במה שאתה צריך לעשות:

1. השתמש ברשימת רשימות

צור רשימות ביקורת למשימות החוזרות שלך ולמשימות חד פעמיות. למשימות חוזרות, השתמש באפליקציה המאפשרת לך לסמן ולבטל את הסימון של פריטים כדי להימנע מיצירת רשימה בכל פעם.

למשימות חד פעמיות, צור רשימה בכתב יד ושמור אותה במקום גלוי ונגיש בקלות על השולחן שלך. נסה להשתמש בפנקס רשימות אחד ולזרוק כל עמוד עם הערות שהשלמת.

2. צור רשימת מטלות ליום הבא

רשימות מטלות אינן דבר חדש, אבל מחליף המשחקים יוצר את רשימת המשימות שלך יום לפני יום העבודה שלך. בערב, כשאתה רגוע, תחשוב על מה שאתה צריך להשיג למחרת ורשום את זה.

טיפ בונוס: צור רשימה של "חמשת הגדולים" של חמשת המטרות או המשימות המובילות שלך ליום הבא. הדגש או הפרד את המשימות הללו משאר הרשימה שלך, מכיוון שאלו הם הפריטים שתעדוף אותם. גם אם משהו יופיע, תדע לא לתת לזה להפריע למשימות ברשימה הזו.

3. אשר את רשימת המטלות שלך

לפני שתתחיל לעבוד, עברו על הרשימה שהכנתם ערב קודם כדי לרענן את דעתכם על מה תעבדו עליו במהלך היום.

ואם אתה מקבל עוד משימות לצלחת שלך במהלך היום, שאל את עצמך אם המשימות החדשות חשובות יותר מכל אחד מהפריטים ברשימת "חמשת הגדולים" שלך. אם כן, החלף את הפריטים האלה במשימות החדשות. אבל אם לא, פשוט הוסף אותם לרשימה, ותוכל להגיע אליהם מאוחר יותר.

4. השתמש בתוויות (או בכל מערכת תיוג אחרת) כדי לעקוב אחר הודעות דוא"ל חשובות

תיוג הודעות האימייל שלך עם תוויות או קטגוריות היא דרך חכמה לעקוב אחר התקדמות המיילים שלך. אם אתה יכול להוסיף מספר תגים למייל אחד, אתה יכול לתייג אותו לפי העדיפות שלו, התקדמותו והפרויקטים והצוותים שאליהם הוא שייך.

לדוגמה, אם אתה עובד על משימה עבור 'פרויקט X', אתה יכול להוסיף ארבעה תגים למייל המתייחס למשימה זו: התווית הראשונה תהיה עבור הפרויקט. התווית השנייה תהיה עבור הצוות שעבורו מיועד הפרויקט. השלישי יציין כמה חשוב האימייל, והתווית הרביעית תראה שהוא בתהליך.

5. הפוך את מה שאתה יכול לאוטומטי

נצל את הטכנולוגיה כדי לעזור לך לבצע דברים בזמן. למשל, אתה יכול תזמן אימיילים ב-Outlook, כך שניתן יהיה לשלוח אותם מאוחר יותר. אם אתה מנהל מדיה חברתית, תזמן את כל הפוסטים שלך באפליקציה.

אוטומציה של משימות מורידה ממך את הלחץ לזכור לעשות דברים בזמן, במיוחד אם יש לך מספר משימות רגישות לזמן להשלים.

6. האציל את מה שאתה יכול

אתה לא צריך לעשות הכל בעצמך אם אתה לא צריך. הקולגות שלך שם כדי לעזור לך להגיע למטרה המשותפת. נצל את החוזקות והיכולות של חברי הצוות שלך כדי להקל על העומס שלך על ידי האצלת משימות מסוימות.

רק הקפד לתקשר עם חברי הצוות שלך מבעוד מועד כדי לגבש את סדרי העדיפויות שלך לאותו יום ולאמוד אם הם יכולים לסייע לך.

7. הגדר תזכורות בטלפון או במחשב הנייד שלך

אפליקציית תזכורות היא כלי שלא יסולא בפז לכל מי ששכחן או עסוק. השתמש בו כשלב נוסף בנוסף לרשימת המטלות שלך. אם אתה רוצה להימנע מהורדת יותר אפליקציות ממה שכבר יש לך, השתמש באלו שהמכשיר שלך הגיע איתם.

כל עוד האפליקציה שבה אתה משתמש מאפשרת לך להגדיר תזכורות חד פעמיות, יומיות או שבועיות - לפי הצרכים שלך. הקפד להגדיר שעון מעורר כדי להידלק יחד עם התזכורת שלך, כדי שלא תפספס אותה. ואם אתה ממהר, השתמש בתכונת הפקודות הקוליות של הטלפון שלך כדי להגדיר תזכורת תוך שניות.

8. השתמש באפליקציית מעקב הרגלים

למשימות חוזרות, השתמש באפליקציית מעקב הרגלים. אפליקציות למעקב אחר הרגלים לעזור להשאיר אותך אחראי. הם הטובים ביותר עבור סדר עדיפויות יומי ושבועי. להביטיקה, למשל, יש מטרה "עבדה על המשימה החשובה ביותר של היום".

דוגמאות למשימות שאתה יכול להוסיף כוללות מפגשי צוות שבועיים, בדיקת אימיילים בכל בוקר, ואפילו פסק זמן לארוחת צהריים. למרות שאלו עשויים להיראות כמו דברים פשוטים לזכור, קל לשכוח לעשות אותם כשאתה רודף אחר מועד אחרון.

הורד: Habitica עבור iOS | גוגל פליי (חינם)

9. הגדר עזרים חזותיים

קשה לשכוח לעשות משהו כשיש לך פתקים דביקים בהירים מסביבך. לכן פתקים צבעוניים הם דרך מצוינת לשמור על משימות חשובות בראש.

הדביקו אותם על המחשב הנייד או היומן. יש ליישר אותם לפי סדר החשיבות, ולהשתמש תמיד באותם צבעים לאותם פרויקטים. אתה יכול אפילו לעבור לדיגיטל עם אפליקציית Post-it® Notes כדי למנוע עמוס בשולחן שלך עם צרור נייר.

הורד: Post-it® עבור חנות אפליקציות | גוגל פליי (חינם)

10. תפסיק ריבוי משימות!

כמה פעמים ניסית לעשות יותר מדי בבת אחת, רק כדי לשכוח להשלים משימה? התמקד בהשלמת משימה אחת, ולאחר מכן המשך למשימה הבאה. התחל עם סדרי העדיפויות הגדולים ביותר שלך תחילה, ולאחר מכן התקדם אל המשימות הפחות חשובות.

זה מבטיח שהמשימות החשובות ביותר שלך יושלמו, גם אם נגמר לך הזמן או שהדעתך מוסחת על ידי פגישות של הרגע האחרון ושיחות לא מתוכננות.

11. שמור על המוח שלך מעורב

תן לתאי המוח שלך דחיפה בצהריים עם משחק מהיר כדי למנוע עייפות נפשית. נסה משחקים מבוססי דפדפן פשוט על ידי פתיחת כרטיסייה חדשה ומשחק - כמו מילה, משחק הפאזל שגורם לך לנחש מילה אחרת בכל יום.

ואם חסר לך זמן, אתה יכול לשחק פינבול I/O, משחק הפינבול המותאם והמרתק של גוגל המהווה סיבוב מרענן לחביב ילדות.

12. קח הפסקה

היו מכוונים לקחת הפסקות כדי לנקות את דעתכם ולהירגע. השתמש בהזדמנות זו כדי לבקר מחדש ברשימת המטלות שלך כדי לקבוע אילו משימות נותרו לך להשלים.

הקדשת הזמן לעשות זאת במצב רגוע עוזרת לך לזכור דברים טוב יותר, שלא כמו כשאתה בלחץ ליד השולחן שלך.

13. הגדר אזעקות

הגדר אזעקות חד פעמיות או חוזרות כדי להזכיר לעצמך לקחת הפסקה, להתקשר או להשתתף בפגישה. רק ודא שאתה מגדיר את האזעקה שלך כך שיפעל כמה דקות לפני ביצוע משימה, כדי שתוכל להתכונן לטפל בה.

לדוגמה, אם יש לך פגישה קרובה, תוכל להגדיר את האזעקה שלך ל-15 דקות לפני הפגישה, כך שתוכל לסיים את כל מה שאתה עסוק בו באותו זמן. זה ימנע ממך להיות חרד כשיגיע הזמן להשתתף בפגישה.

היו פרואקטיביים כדי להפסיק לשכוח דברים בעבודה

המפתח לזכור את המשימות שאתה צריך לעשות הוא להיות פרואקטיבי. לקחת את הזמן להתכונן ליום שלך עושה את כל ההבדל.

בין אם מדובר בהרכבת רשימת מטלות, תזמון אימייל או הגדרת אזעקה, התארגנות של כמה דקות תעזור לך להשתלט על היום שלך. זה, בתורו, יעזור לך להפסיק לשכוח דברים בעבודה.

כיצד ליצור לוח זמנים יעיל של עבודה מרחוק

קרא הבא