המפתח לשיתוף פעולה מוצלח הוא תקשורת. לא רק לוודא שאתה מתקשר מספיק, אלא גם לוודא שאתה לא מגזים.
סביר להניח שהיית שם. אתה מרגיש שענית על שאלה מספר פעמים, או שיש יותר משיחה אחת על אותו פרויקט. בצד השני, אתה עלול למצוא את זה מסיח את הדעת לקבל את אותן הודעות על חזרה.
אם תרצה ללמוד כיצד תוכל להימנע מתקשורת יתר, המשך לקרוא. כאן תלמד כיצד להשקיע פחות זמן בתקשורת — ויותר זמן בעבודה — עם ClickUp.
כיצד לצמצם הודעות דוא"ל באמצעות משימות ClickUp
כדי להאציל או לשתף משימות, אינך צריך ליצור את האימייל המושלם. אתה גם לא צריך לסרוק בשרשור של תשובות עם אנשים שהוכנסו והחוצה ב-CC. כל מה שאתה צריך הוא תוכנה מעולה לניהול פרויקטים.
יש הרבה יתרונות לחיסכון בזמן לשימוש בתוכנת ניהול פרויקטים. אחת ההטבות המובילות בשימוש ClickUp האם זה יעזור להפחית את מספר האימיילים שאתה שולח ומקבל לגבי משימות או מטלות.
הסיבה לכך היא שאתה נותן לעמיתיך לעבודה סקירה מפורטת של מידע חיוני מההתחלה. לא רק הם, אלא כל מי שיש לו גישה למשימה.
זה יכול להיות כל המחלקה שלך, כל החברה שלך, או אפילו צוות קטן שמתמודד עם פרויקטים ביחד. עם זאת, זה לא אומר שכולם יקבלו התראות.
אתה יכול להביא במהירות את העמיתים הדרושים ללופ על ידי הוספתם כצופה באמצעות סמל העין בכרטיס המשימות. שלא כמו שליחת CC של מישהו באימייל, בתור צופה, הם יקבלו אוטומטית את כל העדכונים בהמשך. בנוסף, הם יראו מידע ישן יותר גם אם תוסיף אותם למשימה מאוחר יותר.
היתרון העיקרי בשימוש במשימות ב-ClickUp הוא שכאשר מישהו רואה לראשונה את המשימה, הוא יכול לראות את המידע הבסיסי מיד. אתה גם פחות סביר שתחמיץ את הוספת הפרטים בעצמך מכיוון שכל משימה שאתה יוצר מתחילה בעצם בתבנית המורכבת מהעמודות ברשימה שלך.
כיצד לצמצם עוד יותר הודעות דוא"ל באמצעות תיאורי משימות ClickUp
בנוסף לכלול את שם המשימה, תאריך יעד, עדיפות ופריטים אחרים שבדרך כלל תכלול, ClickUp מציע מספר מקומות לשיתוף פעולה. הבולט ביותר להחלפת הודעות דוא"ל של בקשות לפרויקט הוא שדה התיאור שנמצא בכרטיסי המשימות.
שדה התיאור הוא בדיוק כפי שהוא נשמע, אבל הוא מציע יותר מסתם מקום להדביק טקסט. כאן, אתה יכול להוסיף פרטי פרויקט ייחודיים שאחרת לא היו מתאימים לעמודות ולהלביש אותם באמצעות פקודות.
בעת שימוש במרחב זה, מידע חשוב גם לא ייקבר בתיבת הדואר הנכנס של עמית לעבודה או בשרשור ארוך במיוחד, כי הוא נשאר במקום - אפילו כשאתה עורך או מוסיף לו. יתרה מכך, שדה זה מציע היסטוריית גרסאות המאפשרת לך לחזור למהדורות קודמות של התיאור אם תצטרך.
כיצד לבלות פחות זמן בפגישות באמצעות ClickUp
ClickUp מציע מגוון תצוגות מועילות כדי לעזור לך לארגן את הפרויקטים שלך ולשתף פעולה עם אחרים. אחת הדעות הללו היא לְשׂוֹחֵחַ.
על ידי הוספת תצוגת צ'אט לרשימה שלך, אתה ועמיתיך לעבודה יכולים לתקשר על פרטי הפרויקט בזמן אמת. בנוסף, כל אחד יידע לאן להתייחס לשרשור מאוחר יותר אם הוא צריך רענון.
בצ'אט של ClickUp, אתה יכול להזכיר אנשים אחרים כדי לשלוח להם הודעה, או כל מי שמשתמש ב-@watchers. אם אתה מזכיר משימה, אתה יכול ליצור קישור ישיר אליה. אתה יכול גם לקבל יותר עומק באמצעות פקודות, הקלטות מסך או הוספת קבצים.
תכונה שימושית בתצוגת צ'אט היא להקצות לאחרים להגיב. אם למישהו יש שאלה או הערה שעמית לעבודה יכול לענות עליהן, אתה יכול להביא אותה לידיעתו - או להקצות אותה לעצמך כתזכורת למועד מאוחר יותר.
כמו Slack, אתה יכול להשיב בשרשור אם אתה רוצה לשמור על דברים מסודרים ומאורגנים. עם מגוון תכונות זה, תוכל להשתמש בתצוגת Chat כדי להחליף פגישות ספציפיות לפרויקט או פגישות סטנד-אפ יומיות. יתרון נוסף של הצגת המסנג'ר הזה ישירות בחלל הפרויקט שלך הוא שהוא יעזור למזער פטפוטים לא קשורים.
כיצד לייעל את התקשורת ב-ClickUp
ישנן דרכים רבות שבהן תוכל לתקשר עם עמיתיך לעבודה. אתה יכול לעשות זאת באמצעות מסנג'ר, טקסט, דוא"ל, שיחה מהירה או ביקור קצר. מאוחר יותר, כשתזדקק לרענון, אולי תתחיל להיזכר באיזו אפליקציה נהגת לדבר או היכן רשמת את זה.
מדור ההערות של ClickUp עוזר למנוע את הצורך לדפדף בין מספר אפליקציות ומדיה מכיוון שהכל נמצא שם בתוכנה אחת. אם יש לך שאלה לגבי משימה מסוימת, תוכל לשאול אותה ישירות בכרטיס המתאים שלה.
כמו תצוגת הצ'אט, אתה יכול להזכיר אנשים אחרים, להזכיר משימות, להקצות אנשים להערות ולהשתמש בפקודות, הקלטות מסך או להוסיף קבצים כדי לעזור להסביר. בנוסף, אתה יכול ליצור מסמכים חדשים בתוך הערות שבהם אתה ועמיתיך לעבודה יכולים לשתף פעולה.
כיצד לשתף פעולה במהירות במסמכי ClickUp
שיתוף פעולה במסמכי ClickUp עובד בדומה ל-Google Docs. אתה יכול לשמור אותם פרטיים או להזמין את עמיתיך לעבודה לתרום לדף.
כאן, אתה יכול לעבוד בתוך הדף באמצעות פקודות להוספת טקסט ואלמנטים. אתה יכול גם להגיב קדימה ואחורה עם עמיתיך לעבודה אם אינך רוצה לבצע שינויים בבת אחת.
תוך כדי עבודה, תוכל לראות את הסמן והעריכות של עמיתך לעבודה בזמן אמת. אם אתה רוצה לוודא שהם רואים משהו, אתה יכול להפנות תשומת לב לקווים ספציפיים בתוך המרחב כדי לשאול שאלות או לתקשר רעיונות.
בנוסף, ברגע שאתה ועמיתך לעבודה מוכנים, תוכל לייצא אותו כקובץ PDF אם תרצה לשתף אותו מחוץ ל-ClickUp.
השקיעו פחות זמן בנסיעה הלוך ושוב עם ClickUp
הודות לכלי התקשורת הרבים שלה, ClickUp תעזור לך לצמצם את הלוך ושוב של שיתוף הפעולה והאצלת פרויקטים. כמו כן, תגלה שאתה מבלה הרבה פחות זמן במעבר בין אפליקציות ובחפירת שיחות כדי למצוא את המידע שאתה צריך.
בין אם אתם מחפשים דרך מהירה לתקשר עם כל הצוות שלכם בפרויקטים, או אנשים ספציפיים במשימות, זה המקום להיות בו. אם תקשורת יתר שיבשה את ההתקדמות שלך, למה שלא תנסה את זה?