ניהול צוות מבוזר יכול להיות מאתגר. איך אתה מבטיח שיתוף פעולה כשיש לך חברי צוות הממוקמים באזורי זמן שונים? והאם לכל אחד יש את המשאבים הדרושים לו כדי לעבוד בצורה פרודוקטיבית ולהגיע ביעדי הצוות שלך?

למרות שיש הרבה על מה לחשוב בעת ניהול כוח עבודה מרוחק, ניתן להקל על אתגרים רבים כאשר אתה משתמש במערכת ניהול הפרויקטים של monday.com כדי להישאר מחובר. אבל מכיוון שזו פלטפורמה עם אינספור אפשרויות, זה עוזר לדעת כמה שיטות עבודה מומלצות, כך שהצוות המרוחק שלך ישגשג בכל מקום שבו הם מבוססים. הנה שמונה מהטובים ביותר.

1. ניהול לוח הזמנים של הצוות שלך

עובדים מרוחקים עשויים להתבסס על פני אזורי זמן שונים, מה שמקשה לעקוב אחר מי מחובר ובאילו שעות. אפילו עבור אלה המבוססים מקומיים, היופי של עבודה מרחוק פירושו שחברי הצוות שלך יעדיפו להיכנס כשהם מרגישים הכי פרודוקטיביים. חלקם עשויים להיות ינשופי לילה, בעוד שאחרים עשויים לקום מוקדם ולהתחיל לעבוד לפני שהשמש זורחת.

במקום להסתמך על מחשבוני אזור זמן או לנסות לעקוב אחר לוחות הזמנים של כולם בראש, השתמש יוֹם שֵׁנִי למפות הכל בשחור לבן. השתמש בחלק העדכון של לוח הזמנים השבועי שלך כדי לציין היעדרויות או לבקש שינויים במשמרות.

2. השתמש בספריית חברה

בהתאם לגודל הארגון שלך, ייתכן שיש לך מאות או אפילו אלפי עובדים שעובדים במקומות שונים. הגדר ספריית חברה כדי לשמור על קשר עם כולם שתף פעולה ב-monday.com.

אתה תוסיף חברי צוות לפי תפקידם, ולאחר מכן תוסיף עמודה כדי להציג את תמונת הפרופיל שלהם, מידע ליצירת קשר ואזור זמן מקומי. טוב יותר, לחץ על תצוגת המפה כדי לראות את מיקומם הגלובלי.

3. ארגון פגישות

פגישות וידאו מרחוק עשוי להיות חיוני לתפיסת צוות, אבל זה יכול להיות מסובך לתאם אותם כאשר חברי הצוות נמצאים באזורי זמן שונים. חשוב גם שאינטראקציות פנים אל פנים אלו לא יפריעו לפרודוקטיביות.

השתמש ב-monday.com כדי ליצור לוח פגישות, עם פריטים לתיאור נושא הפגישה. כדי לגרום לדברים להתנהל בצורה חלקה, העלה את סדר היום של הפגישה מבעוד מועד והקצה פעולות לחברי צוות ספציפיים. כך כל אחד יודע על מה צריך לדון ויכול להכין את המילים והתיעוד שלו מראש.

הוסף סיכום של עיקרי הפגישה לאחר סיום הפגישה, כדי שכולם יהיו מעודכנים במה שנדון, כולל נקודות פעולה לפי הצורך. ואם מישהו לא הצליח להגיע? Monday.com משתלב עם תקריב, כך שתוכל להוסיף הקלטה של ​​הפגישה כדי שהצוות שלך יוכל להתעדכן בה מאוחר יותר.

4. הגדרת ספריית משאבי צוות

עובדים מרוחקים זקוקים לגישה למשאבים משותפים, כגון הנחיות מיתוג חברה, תבניות ומסמכי השתלבות עובדים. אבל לנפות בכונן משותף או בתיקיות על גבי תיקיות של הודעות דוא"ל כדי למצוא את המסמך הנכון עשויה להיות גוזלת זמן.

במקום זאת, הגדר ספריית משאבים ב-Monday.com, והוסף את כל הקבצים והקישורים הרלוונטיים במקום מרכזי אחד. אתה יכול גם להוסיף הערות לכל מסמך, כך שחברי הצוות יוכלו לשאול שאלות או לתת משוב מבלי לחפש את האדם הנכון לפנות אליו.

5. עקוב אחר יעדי הקבוצה

שמירה על שקיפות היא המפתח להפעלת צוות מרוחק מצליח. כשכולם יכולים לראות איך הצוות מתפקד ומה עוד צריך להשיג, הם יכולים להישאר ממוקדים ומוטיבציה.

השתמש בתכונת מעקב היעדים של monday.com כדי להגדיר יעדים ותוצאות מפתח (OKRs) עבור הצוות שלך. השתמש בווידג'טים כמו תצוגת הסוללה או תרשימים, כך שכולם יוכלו לראות כמה אתה קרוב לפגיעה במטרות שלך.

6. שימוש באוטומציה

Monday.com מציע מגוון תכונות לאוטומציה של משימות ולשמור על הקשר בין הצוות שלך, גם כשאתה לא במשרד. אוטומציות מאפשרות למקסם את היעילות בקלות מבלי לשבש את זרימת העבודה שלך. ניתן להגדיר אותם לעשות דברים כמו שליחת תזכורות, עדכון סטטוסים והקצאת משימות.

לדוגמה, אתה יכול ליצור אוטומציה ששולחת הודעה לחבר צוות כאשר הוקצתה לו משימה. לחלופין, אתה יכול להגדיר אוטומציה כדי לעדכן את הסטטוס של משימה כאשר מישהו מעיר עליה. הפק את המרב מהיכולת של הפלטפורמה להתאים אישית אוטומציות, כדי שתוכל לבצע פעולות כמו העברת פריטים לזרימת עבודה נפרדת או הפעלת התראה מיוחדת עבור הצוות שלך עם אחד בלבד נְקִישָׁה.

כדי להגדיר אוטומציה של monday.com, בחר טריגר כגון שינוי סטטוס או אדם שהוקצה לפריט. הטריגרים שלך יצטרכו תנאי שהוקצה לו, ואז תבחר נקודת פעולה, כגון הודעה לערוץ Slack או שליחת אימייל.

7. שימוש בתבניות צוות

פשט את הדרך שבה חברי הצוות שלך עובדים, על ידי יצירת סדרה של תבניות צוות עבור משימות שהם מבצעים באופן קבוע. לדוגמה, אם הצוות שלך מקיים פגישות סטטוס שבועיות, תוכל ליצור תבנית פגישה עם סדר היום ופורמט הפגישה. כך, חברי הצוות יכולים פשוט למלא את הפרטים הרלוונטיים מדי שבוע, ללא צורך להתחיל מאפס.

אתה יכול גם ליצור תבניות להכנסת חברי צוות חדשים, תוכניות פרויקטים וקמפיינים שיווקיים.

8. פונקציות חיפוש מהיר

פרודוקטיביות היא הכל בעבודה מרחוק. קל להעמיס על ידי כלי התקשורת ושיתוף הפעולה שנועדו לפשט את התפקידים שלנו. כדי לחסוך טונות של זמן בכל יום, התרגל להשתמש בתכונות הבאות:

  • חיפוש מהיר: להשתמש CTRL/CMD + K כדי לגשת לחיפוש מהיר ולצלול מיידית ללוחות שניגשים אליהם לאחרונה.
  • בחר אצווה: מכאן, תפוס פריטים מרובים באמצעות תכונת ה- Batch Select בלוח שלך. לחץ על תיבת הפעולה משמאל לכל פריט, ולאחר מכן החזק מִשׁמֶרֶת כדי ללחוץ על תיבה אחרת על פריט נפרד.

על ידי ניצול התכונות של יום שני כמו תבניות, אוטומציה וחיפוש מהיר, אתה יכול לייעל את זרימת העבודה של הצוות שלך ולהגביר את הפרודוקטיביות.

אם אתה לא נמכר בשימוש ביום שני, כדאי להסתכל גם על כלי ניהול פרויקטים אחרים כמו Asana ו- Trello. הדבר החשוב ביותר הוא למצוא כלי שעובד עבורך ועבור הצוות שלך. עם המערכת המתאימה, אתה יכול לנהל בהצלחה את הצוות המרוחק שלך, לא משנה היכן הם נמצאים בעולם.