Zoho mail הוא שירות דוא"ל מאובטח, מובטח פרטיות וללא פרסומות. הוא מציע חבילת אימייל עשירה בתכונות, מה שהופך אותו לאידיאלי עבור מקרי שימוש אישי ועסקי. אם השתמשת ב-Gmail וברצונך לעבור ל- Zoho Mail, תראה מגוון הגדרות שעלולות לבלבל.
אתה יכול להתאים אישית את חווית הצפייה, לכתוב דוא"ל, לארגן את המיילים שלך באמצעות מסננים, לבצע פעולות מהירות עם הקובץ המצורף, לנהל רשימות ספאם, ואפילו לייבא או לייצא דוא"ל כ-EML. אנו נראה לך להגדיר דואר של Zoho ולעבור מ-Gmail בצורה חלקה.
שלבים שיש לנקוט לפני הגדרת Zoho Mail
לפני התאמה אישית של הדואר של Zoho, ודא שמיפית כראוי את הדומיין המותאם אישית לרשומת ה-MX והגדרת פרמטרי SPF/DKIM ל למנוע זיוף דואר אלקטרוני. קרא את המדריך שלנו על העברה מ-Gmail לדואר Zoho עם הדומיין המותאם אישית שלך ולהשלים את התהליך.
כאשר אתה עובר לשירות דוא"ל אחר, ספקי השירותים הבנקאיים, כרטיס האשראי, החיוב, הביטוח ושאר ספקי השירות צריכים לדעת את כתובת הדוא"ל המעודכנת שלך למטרות תקשורת.
ההגירה היא תהליך איטי, אבל בטווח הארוך, תוכל לאחד אימיילים חשובים במקום אחד. זה גם רעיון טוב לשקול הגדרת העברה אוטומטית ב-Gmail, רק כדי לתפוס שירותים שפספסת.
חיבור אימיילים ב- Zoho Mail
Zoho mail מציעה לך ערכת כלים מקיפה לחיבור מיילים. לחץ על דואר חדש לחצן בחלונית השמאלית כדי לפתוח מַלחִין. כברירת מחדל, חלון המלחין נפתח בכרטיסייה חדשה (הגדרות > חיבור > פתח חיבור ב) אבל אתה יכול להשתמש ב-inline (הוא משכפל את תכונת Gmail) או חלון חדש.
כמו Gmail, ל- Zoho יש אפשרויות עיצוב עשירות לעיצוב הודעת הדוא"ל שלך. ישנה אפשרות להכנסת טבלאות (שחסר לג'ימייל) עם אפשרויות רוחב וגבול הניתנות להגדרה. אתה יכול אפילו לצרף מיילים למיילים יוצאים (כמו EML) באמצעות גרירה ושחרור והפניה להודעות ישנות יותר מבלי לכתוב אותן מחדש.
כדי להתאים אישית את העדפות המלחין, עבור אל הגדרות > חיבור והצג את כל סט האפשרויות. אתה יכול לשנות את כיוון הטקסט המועדף, להתאים אישית גופנים, להוסיף אוטומטית נמענים לאנשי קשר ולבדוק את ההודעה שלך אם יש שגיאות כתיב.
הוסף קבצים מצורפים גדולים למיילים ב- Zoho Mail
Gmail מאפשר קבצים מצורפים בגודל קובץ מרבי של עד 25MB. עם דואר Zoho, אתה יכול לשלוח קבצים גדולים לנמענים שלך באמצעות מיילים. גודל הקובץ המצורף תלוי בתוכנית המנוי. זה משתנה מ-250 MB עם תוכנית Mail Lite ל-1 GB עם Mail Premium.
דואר ממיר את הקבצים המצורפים הללו לקישורים ושולח אותו לנמען(ים). אם ברצונך לשלוח את אותו הקובץ לנמענים שונים, בחר את הקובץ ממנו הקובץ המצורף שלי > קבצים מצורפים ענקיים ולשלוח אותו שוב. עבור כל קובץ מצורף, אתה יכול להגדיר הרשאות גישה.
גישה מוגבלת מתאימה לשליחת קבצים מצורפים למשתמשי Zoho אחרים או לבעלי חשבונות מקושרים. עם גישה ציבורית, אתה יכול לשלוח קבצים גדולים לכל אחד באמצעות קישור מאובטח וייחודי. כברירת מחדל, לכל הקבצים המצורפים יש גישה מוגבלת. לחץ על אפשרות זו כדי להפוך אותה פּוּמְבֵּי וצור את הקישור המצורף.
כיצד לתזמן אימייל ב- Zoho Mail
האפשרות של Zoho mail "שלח מאוחר יותר" מאפשרת לך להגדיר לוח זמנים מותאם אישית (תאריך/שעה) עבור האימייל שלך. אמנם תכונה זו מובנית גם ב-Gmail, אך ל-Zoho יש את היכולת להגדיר מיילים חוזרים במרווחי זמן קבועים.
נסח את המייל שלך כרגיל ולחץ שלח מאוחר יותר. בחר את לשונית לוח זמנים ובחר תאריך ושעה.
כדי להגדיר דוא"ל חוזר, חזור על ההליך שלמעלה ולחץ על לשונית חוזרת. בחר את התדירות (יומי או שבועי, תאריך סיום ואזור זמן, אם יש. הם שימושיים כאשר אתה רוצה לשלוח תזכורות ללקוחות שלך לגבי החשבוניות.
כיצד להשהות אימיילים ב- Zoho Mail
יהיו כמה הודעות דוא"ל חשובות שלא תוכל להגיב עליהן באופן מיידי, אך תצטרך להשיב עליהן מאוחר יותר. התכונה 'נודניק' בדואר Zoho מאחסנת את האימייל שלך בתיקייה נפרדת "נודניק" ומחזירה את ההודעה שלך לתיקיה המקורית לאחר מרווח הזמן שצוין.
בחר את האימייל שברצונך להשהות ולחץ על נִמנוּם סמל בתפריט העליון. בחר את משך הזמן או בחר תאריך ושעה מותאמים אישית. האימייל שנבחר יעבור מהמקור ל- נודניק תיקייה.
קריאת אימיילים ב- Zoho Mail
לפעמים, ייתכן שתרצה לראות אימייל משולח שקיבלת לפני מספר ימים או שבועות. במקום לגלול ברשימת הדוא"ל, דואר Zoho יכול לרשום מיילים משולח או נושא מסוים.
לחץ לחיצה ימנית על הודעת הדואר האלקטרוני ובחר רשום הודעות אימייל מהשולח הזה אוֹ רשום מיילים עם נושא זה. אתה יכול אפילו להתאים אישית את השדות של רשימת הדוא"ל שלך כמו דגל, קובץ מצורף, ספירת תגובות, גודל ועוד.
התאם אישית את אפשרויות הפריסה והתצוגה ב- Zoho Mail
כברירת מחדל, הודעות האימייל מופיעות בתצוגה "קלאסית". כדי להתאים אישית התנהגות זו, לחץ על שינוי תצוגה סמל ובחר בתצוגה "קומפקטית או סופר קומפקטית". בכל תצוגה, המרווחים הרבים בין מיילים פוחתים ומפרטים יותר מיילים.
כאשר אתה בוחר באימייל כלשהו, הוא נפתח ב- תצוגה מקדימה אנכית מצב כברירת מחדל. לך ל הגדרות > אפשרויות תצוגת דואר ולבחור תצוגה מקדימה אופקית כדי להציג את האימייל שלך מתחת לרשימת הדוא"ל. או, בחר כרטיסייה חדשה כדי להציג אותם בכרטיסייה חדשה.
האם Zoho Mail מציע תצוגת שיחה?
ב-Gmail, כאשר אנשים משיבים לדוא"ל, הוא מקבץ את התגובות בתצוגת שיחה עם הדואר החדש ביותר בתחתית.
דואר Zoho מערם את כל השיחה בתצוגת עץ עם פרטי השולח, ציר זמן, תיקיות, קבצים מצורפים ועוד מבלי לפתוח את המייל. בנוסף, ניתן למיין את שרשור השיחה (הגדרות > שיחה) עם הדואר החדש ביותר או הישן ביותר למעלה.
הצג ונהל קבצים מצורפים ב- Zoho Mail
אחד החסרונות הגדולים ביותר של Gmail הוא היעדר לוח מחוונים לצפייה/ניהול קבצים מצורפים. בזמן שאתה יכול מצא הודעות עם קבצים מצורפים באמצעות אופרטורי חיפוש של Gmail, זה דורש קצת תרגול. Zoho mail מציע לוח מחוונים מרכזי להצגת קבצים מצורפים (שנשלחו אליך או שנוספו לאפליקציות Zoho אחרות) במקום אחד.
לחץ על מציג קבצים מצורפים סמל כדי לראות את הקבצים שלך ממוינים בצורה מסודרת בהתאם לסוגי הקבצים שלהם. בחר כל תמונה ממוזערת כדי להציג אותם או לבצע פעולות מהירות על הקבצים המצורפים. נְקִישָׁה פתח אימייל מקושר כדי לפתוח את האימייל המקושר לקובץ המצורף שלך, צרף ושלח דוא"ל חדש או הוסף אותו להערה או למשימה.
מעקב אחר אימיילים חשובים ב- Zoho Mail
לעתים קרובות אנו צריכים לעקוב אחר המייל ללא קשר לתגובה. ל- Zoho Mail יש אפשרות מובנית להוסיף תזכורת למיילים שלך. נסח את האימייל שלך ולחץ על סמל שעון.
אתה יכול להגדיר זמן מסוים כדי להזכיר לך את המייל, בין אם אתה מקבל את התשובה או לא. לחלופין, הגדירו תאריך יעד, ואם אף אחד לא יענה למייל, תקבלו הודעה על כך לאחר שהמועד האחרון יסתיים. דואר Zoho יכול להזכיר לך על הדואר באמצעות הודעות או דוא"ל.
באותו אופן, ניתן להגדיר תזכורת למיילים נכנסים. בחר את האימייל שברצונך להוסיף את התזכורת ולאחר מכן לחץ אפשרויות נוספות > תזכורת. בחר את האפשרות המועדפת עליך והמשיך. פנה אל הגדרות > הגדרה מראש כדי להתאים אישית את אפשרות האזעקה בהתאם לתזמונים הרצויים לך.
ארגן אימיילים ב- Zoho Mail
מסננים בדואר Zoho עוזרים לך לארגן באופן אוטומטי הודעות דוא"ל נכנסות/יוצאות. בדיוק כמו Gmail, אתה יכול להגדיר תנאים ולנקוט פעולה עבור התנאים האלה. אבל ב-Zoho, אתה יכול להשתמש באופרטור AND/OR כדי להגדיר אם יש לקחת בחשבון את כל התנאים או את כולם.
כדי להתחיל, פנה אל הגדרות > מסננים וצור מסנן חדש. כעת הגדר את סוג התנאי (שילוב של תנאים ב-AND/OR), תנאים (מאת, נושא, אל, עותק, עותק, עותק, סוג קובץ מצורף), ופעולות (העבר לתיקיה, תיוג כ, העבר אימייל אל, מחק אימייל).
ב-Gmail, אנו משתמשים ב"תוויות" כדי לארגן הודעות. ב-Zoho, אתה יכול ליצור תיקיות מרובות ברמות שונות כדי לארגן או לנהל מיילים. לחץ על הסימן (+) ליד תיקיות כדי ליצור תיקיה ולבחור את מיקומה. בנוסף, ניתן ליצור תגיות (בחר אימייל > תיוג בשם) לארגן אותם עוד יותר לפי הפרויקט, צוות מסוים, לקוחות ועוד.
השילוב של Zoho Mail עם שירותי צד שלישי
ל- Zoho mail יש אינטגרציה מצוינת עם אפליקציות חיצוניות ופנימיות כדי להשלים את זרימת העבודה שלך. הפנימיות שבהן הן אפליקציות Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), והחיצוניות משתלבות בדואר דרך ה-API שמסופקת על ידי אפליקציות צד שלישי. כדי לראות אילו אינטגרציות זמינות, עבור אל הגדרות > אינטגרציות.
נְקִישָׁה עבור אל Marketplace ובחר את האפליקציות המועדפות עליך. כמה מהפופולריים הם Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting ו-Integrately. עבור לדף ההרחבה והפעל אותו. לאחר מכן, חזור לקטע אינטגרציות והחלף את ה לְאַפשֵׁר לַחְצָן.
כעת, כאשר Zoho Mail מוגדר, נסה להתגבר על ההתמכרות שלך לאימייל
Zoho Mail הוא אלטרנטיבה מצוינת לג'ימייל. עמוד הגדרות הדואר מגושם/קשה לניווט, ולוקח זמן להתרגל אליו, אך אם פעלתם על פי הנוהל, תוכלו להתחיל להשתמש בדואר Zoho תוך מספר רגעים.
מגמה נפוצה אחת שרואים כיום אצל אנשים היא בדיקת אימייל כל כמה דקות. למרות שההרגל האובססיבי של בדיקת תיבת הדואר הנכנס נראה תמים, הוא יכול להשפיע לרעה על רווחתך ועל הפרודוקטיביות שלך. כדי לדעת יותר, קרא את המדריך שלנו כדי למצוא דרכים להתגבר על התמכרות לאימייל.