Google Sheets מספק תכונות רבות שרוב כלי הגיליונות האלקטרוניים המובחרים מספקים, אך בחינם. אחת מהתכונות הללו היא היכולת לראות, לערוך ולמחוק היסטוריית גרסאות.
בגלל קלות השימוש ש-Google Sheets מספק, יותר אנשים עוברים לאמץ את חבילת אפליקציות ה-Office של Google מאשר להשתמש בתוכנות כמו Excel. אבל, לפעמים, התכונות יכולות להיות קצת שונות ממה שהמשתמשים רגילים אליו. מדריך זה יכסה את היסטוריית הגרסאות של Google Sheets וכל מה שהוא מסוגל לעשות.
למה להשתמש בהיסטוריית גרסאות?
כאשר עובדים מרובים מתמודדים עם אותו גיליון אלקטרוני, צפויות להיות טעויות עקב תקשורת שגויה בין העובדים. שגיאות אלו עלולות לגרום לשיבושים בגיליונות אלקטרוניים רגישים המכילים מידע פיננסי. כשזה קורה, זה מאוד מועיל שיהיו לך גיבויים שאתה יכול לחזור אליהם.
ייתכן שגם עשית שגיאות בעבודתך, אך לא הצלחת לזהות בדיוק מה השתבש. היכולת לפתוח גרסה קודמת של גיליון אלקטרוני יכולה להיות הצלת חיים מוחלטת. זה יכול להיות קריטי אם אתה א יזם סולו המשתמש ב-Google Sheets.
מהי היסטוריית גרסאות של Google Sheets?
גוגל הוסיפה תכונה ששומרת את כל השינויים שבוצעו במסמך. אפילו שינוי קטן כמו פסיק מתועד, והתכונה הזו זמינה ברוב השירותים בחבילת האפליקציות של גוגל.
כפי ש גוגל מסמכים ו-Google Sheets הם שירותים מבוססי ענן, הגיבויים נעשים כמעט באופן מיידי וניתן לגשת אליהם בכל עת, בתנאי שיש לך חיבור לאינטרנט.
רק הבעלים של הגיליון האלקטרוני יכול להציג את השינויים האלה ואת האנשים שהבעלים נותן להם גישה לעריכה. אנשים עם גישה לצפייה בלבד לגיליון האלקטרוני אינם יכולים להציג או לבצע שינויים בהיסטוריית הגרסאות. זוהי בעיקר תכונת פרטיות.
תכונת היסטוריית הגרסאות ב-Google Sheets מסירה את הצורך ליצור עותקים מרובים של אותו גיליון אלקטרוני בחומרה מקומית. אתה יכול פשוט לגשת להיסטוריית הגרסאות ולמצוא את הגרסה הספציפית שאתה מחפש.
כיצד להציג ולערוך היסטוריית גרסאות ב-Google Sheets
לפני צפייה או עריכה של היסטוריית הגרסאות, ודא שביצעת מספיק שינויים כדי ש-Google Sheets ייצור יומן של שינויים אלה. לא תוכל להציג את היסטוריית הגרסאות בגיליון אלקטרוני חדש. לפני שנתחיל, טען את הגיליון האלקטרוני שלך.
להלן השלבים שעליך לבצע כדי לבדוק את היסטוריית הגרסאות ב-Google Sheets
- נווט אל קוֹבֶץ בשורת התפריטים.
- בחר היסטוריית גרסאות. זה יפתח תפריט משנה נוסף.
- שם, לחץ על ראה היסטוריית גרסאות. זה יציג סרגל צד בצד ימין של המסך עם רשימה המכילה את כל גרסאות הגיליון האלקטרוני.
- לחץ על שלוש הנקודות לצד שם הגרסה.
- לגרסאות ישנות יותר, לחץ על שחזר את הגרסה הזו, ו-Google Sheets יטען מחדש את הדף עם הגרסה הישנה יותר של הגיליון האלקטרוני.
בגרסה הנוכחית של הגיליון האלקטרוני, אתה יכול לשנות את שם הגיליון האלקטרוני, או שאתה יכול ליצור עותק שלו. בלחיצה על סמל שלוש הנקודות בכל גרסה שאינה הנוכחית, תקבל גם אפשרות לשחזר אותה.
כיצד לתת שם לגרסאות Google Sheets חשובות
זה יכול להיות מאוד צורם לראות את התאריכים בתור שמות הקבצים ולהפוך לבלבל במהירות, במיוחד אם מתבצעים שינויים מרובים ביום בגיליון. במקום תאריכים, זה הרבה יותר מועיל אם תוכל לתת שם לגיליון על סמך השינויים שבוצעו.
נניח שיש גיליון שמכיל את כל השינויים והגרסה הכי עדכנית. עדיף לקרוא לזה "סופי" מאשר "14 ביוני, 9:38 בבוקר", נכון?
מתן שם לגרסאות חשובות של גיליונות אלקטרוניים יכול להועיל לך מאוחר יותר כאשר תצטרך למצוא גרסה ספציפית בין ים של עריכות. להלן השלבים שיש לבצע כדי לתת שם לגרסה נוכחית:
- לחץ על קוֹבֶץ בסרגל העליון.
- בחר היסטוריית גרסאות.
- לחץ על תן שם לגרסה הנוכחית.
זה יפתח חלון חדש באמצע המסך, שיאפשר לך להגדיר שם. לאחר שתסיים, לחץ על להציל.
אם ברצונך לשנות שם גרסה ישנה יותר, בצע את אותם השלבים כמו קודם, אך במקום לבחור שם גרסה נוכחית, לחץ על ראה היסטוריית גרסאות. זה יציג רשימה של השינויים שבוצעו בגיליון האלקטרוני. שם, לחץ על שם הגרסה שברצונך לשנות את שמה והקלד את השם. ללחוץ להיכנס כדי לשמור את השינויים לאחר שתסיים.
כיצד למחוק היסטוריית גרסאות ב-Google Sheets
כרגע אין דרך למחוק גרסה מסוימת בהיסטוריית הגרסאות של Google Sheets. אבל, אתה יכול להתחיל מחדש על ידי יצירת עותק של הגיליון האלקטרוני. פעולה זו תמחק את כל השינויים בהיסטוריית הגרסאות. רק הגרסה העדכנית ביותר תישמר ותועתק.
השלבים לעשות זאת פשוטים, לחץ על קוֹבֶץ בסרגל העליון. זה יציג תפריט נפתח. כאן, לחץ על צור עותק.
תתבקש להזין את השם של הגיליון האלקטרוני החדש. לאחר הוספת שם, בחר את המיקום של הגיליון האלקטרוני ובחר אם ברצונך שהגיליון האלקטרוני יהיה משותף עם אותם האנשים שאיתם שותף קודם לכן. אתה יכול גם לבחור אם אתה רוצה שההערות יועתקו. לאחר שתסיים לבחור את האפשרויות הרצויות, לחץ על הירוק צור כפתור העתקה.
דברים שכדאי לדעת על היסטוריית גרסאות ב-Google Sheets
הנה כמה דברים שכדאי לדעת על היסטוריית הגרסאות ב-Google Sheets:
- היסטוריית הגרסאות יכולה לחזור ערך אינסופי. עם זאת, Sheets מייעל את שטח Google Drive על ידי מיזוג גרסאות ישנות יותר. זה עשוי גם למחוק כמה שינויים מוקדמים יותר אם האחסון כמעט מלא.
- אם אינך יכול לראות את היסטוריית הגרסאות, זה כנראה בגלל שאין לך את ההרשאה הנדרשת או אפילו נעול לחלוטין. תצטרך לבקש מהבעלים של הגיליון האלקטרוני לשנות את ההרשאה שלך ל"יכול לערוך" במקום ל"יכול להציג".
- ניתן לגשת להיסטוריית הגרסאות על ידי האדם שבבעלותו הקובץ בחשבון שלו. אם אתה משתמש בתכונות השיתוף ב-Google Sheets, אז רק האנשים שיכולים לראות את היסטוריית הגרסאות הם אנשים עם הרשאות בעלים או עורך.
שליטה ב-Google Sheets
הצגה ועריכה של היסטוריית גרסאות היא רק חלק קטן מהסביבה השיתופית ב-Google Sheets. כעת, לאחר ששלטת בזה, תצטרך להמשיך ללמוד כדי שהצוות שלך יבצע את התפוקה המלאה באפליקציה החזקה הזו מבוססת האינטרנט.
