שיתוף הפעולה עם עמיתיך לעבודה צריך להיות קל, עם כל כך הרבה דרכים להגיע אליהם. אבל, לפעמים שימוש בכלי תקשורת מרובים יכול להפוך למכריע, ושימוש לא נכון יכול להפריע לשיחה.

אז מתי הכי יעיל לכתוב מייל, לשלוח הודעה או להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים? המשך לקרוא כדי ללמוד איזה כלי תקשורת הוא אידיאלי לדיון שלך.

מתי לשלוח אימייל

אם יש לך מידע רב לסכם ופרטים לכלול בהודעה שלך, שליחת אימייל היא האפשרות האידיאלית. זה גם המסלול הטוב ביותר לבקשות.

מכיוון שבדרך כלל שיחת דוא"ל איטית יותר משיחת דוא"ל שמתנהלת באפליקציית הודעות, היא נותנת לנמען שלך יותר זמן לשקול את המידע. הם יכולים לשבת עם זה אם הם צריכים ולספק מענה מחושב כשהם מוכנים.

למרות שמקובל לחשוב שעמיתיך לעבודה לא יעריכו מיילים ארוכים, יש כאלה דרכים רבות שבהן תוכל לעצב הודעות דוא"ל ארוכות כך שהמידע החשוב יבלוט. בשום פנים ואופן לא תרצו לכתוב רומן, אבל המייל מאפשר לכם להציג את כל המידע בבת אחת, במדיום שמרגיש פחות דחוף.

רק תחשוב על ההעדפות שלך. האם אתה מעדיף לקבל מייל אחד ארוך אך מדוייק שאתה מרגיש שיש לך זמן לשקול, או לקבל הודעת Slack ארוכה תוך כדי ניסיון להתמקד בפרויקטים אחרים?

instagram viewer

בנוסף להרגשה פחות ממהרת, אימיילים מהירים יותר למצוא ולהתייחס אליהם מאוחר יותר, פשוט להעביר למישהו אחר, וקל לכלול אחרים מחוץ למקום העבודה שלך. זה גם נותן להודעה שלך יותר פורמליות על פני Slack או אפליקציה דומה. כמה מצבים שבהם הדואר האלקטרוני ככל הנראה אידיאלי הם:

  • סיכום אירוע, דוח, פרויקט או משוב.
  • להגיש בקשה.
  • שולחת כל דבר רשמי.
  • כולל מישהו מחוץ למקום העבודה שלך.
  • כל דבר ארוך או חשוב - במיוחד אם הנמען יצטרך להתייחס אליו מאוחר יותר.

מתי לשלוח הודעה

ככל הנראה כלי העברת הודעות כמו Slack יספקו לך מענה מהיר יותר מאשר דואר אלקטרוני. זה מקום מצוין לשאול שאלות פשוטות, לבדוק במהירות עם עמיתיך לעבודה ולשתף רעיונות.

למרות שתשובות מהירות הן לפעמים מה שאתה צריך, חשוב לזכור שתצטרך לשמור על השאלות שלך פשוטות כדי שזה יקרה. בגלל התגובות המהירות האופייניות לאפליקציה, קל לנמענים להתעלם מפרטים או הודעות שלמות, במיוחד בערוץ רועש או בסביבת עבודה.

זה עלול להוביל לשיחות ארוכות מהנדרש או לעדכונים חשובים שלא יבחינו בהם - במיוחד אם הערוץ כל כך עמוס שעמיתיך לעבודה השתיקו אותו.

שימוש באזכורים ב-Slack יכול לעזור קצת לנתב שיחות בקבוצות או בערוצים, אבל עדיף לשמור את ההודעות שלך קצרות ולעניין. אם אתה לא יכול ו-Slack הוא המקום המועדף על הצוות שלך, נסה להשתמש בנקודות תבליטים כדי לסכם. אתה גם רוצה לשקול אם יש לך זמן לשיחה בעת שליחת הודעה. עמיתך לעבודה עשוי להיות מהיר לעקוב, לחפש הבהרות או לשאול שאלות משלו.

אם אי פעם שיחה ב-Slack נמשכת בגלל שהדברים לא ברורים, ייתכן שיהיה מהיר יותר להתקשר לעמיתך בטלפון או להשתמש כלי הצטופפות הקולי בלבד של סלאק להבהיר. Slack בהחלט אינו כלי ההודעות היחיד הזמין, אבל אם אתה רוצה לשמור על יעילות, עדיף לבחור אפליקציה אחת שכולם בארגון שלך ישתמשו בה.

בנוסף, אם אתה רוצה לשמור על דברים מקצועיים, תרצה להימנע משימוש באפליקציות אישיות כמו Facebook Messenger או הודעות טקסט. כמה מצבים שבהם אפליקציית הודעות אידיאלית הם:

  • שואל שאלות מהירות.
  • שיתוף רעיונות ושיתוף פעולה.
  • שולח עדכונים מהירים.
  • פרסום הודעות - בערוץ המתאים.

מתי להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים

לפעמים זה אידיאלי להשתמש בכלי תקשורת בתוכנת ניהול פרויקטים כמו ClickUp. היתרון העיקרי לעשות זאת הוא שאתה ושלך עמיתים לעבודה ישקיעו פחות זמן בתקשורת, כמו גם בחיפוש אחר פיסות מידע בתיבות הדואר הנכנס שלך, בהודעות ובכל מקום אחר שאתה דנה בו עֲבוֹדָה.

באמצעות ClickUp, אתה יכול לשמור כל דבר הקשור למשימה או לפרויקט במקום אחד.

קטע ההערות בכרטיס משימות ב-ClickUp מאפשר לך לשלוח שאלות או הבהרה לעמיתיך לעבודה. כאן אתה יכול לתייג אחרים, להקצות הערות ולצרף מסמכים תומכים.

אתה יכול גם לשתף משימה או פרויקט על ידי מילוי המידע המתאים והקצאת מישהו אחר לפרויקט עצמו או כצופה. רק הקפד להשתמש בקטע התיאור כדי להוסיף פרטים נוספים - בדומה למייל.

בנוסף, אתה יכול צור לוח בקשות לפרויקט בתוך ClickUp כדרך עבורך והצוות שלך להקצות במהירות אחד לשני משימות ולבקש עזרה. כמה מצבים שבהם תקשורת עם תוכנת ניהול פרויקטים היא אידיאלית:

  • לשאול שאלה ספציפית לפרויקט.
  • כדי לשתף הערה, רעיון או הצעה ספציפיים לפרויקט.
  • יש לך משימה להאציל למישהו אחר.
  • יש לך מסמכים תומכים שיעזרו בפרויקט.

טיפים נוספים לתקשורת אפקטיבית

לא משנה באיזה אמצעי תבחר, הנה רשימה של טיפים נוספים שיעזרו לך לתקשר ביעילות:

  • שלח הכל בבת אחת- אם יש לך חדשות, משוב, עדכון, או באמת כל דבר לומר, שלח אותם בבת אחת ולא קטעים בכל פעם. שמירה על הכל ביחד עוזרת להגביל את ההתראות - ואת הסחת הדעת או הציפייה שמגיעה אחרי שמישהו שולח הודעה "היי".
  • השתמש בשורות הנושא ובערוצים- לא רק שמירת שורות נושא וערוצים רלוונטיים תעזור לך לקבל את התשובות שאתה מחפש, אלא שאתה ועמיתיך לעבודה גם תוכל למצוא את המידע מאוחר יותר.
  • היצמד לשיטה אחת-אם אתה מקבל אימייל, השב בדוא"ל. אם זו הודעה, השב באותה אפליקציה. שמירה על עקביות תשמור על השיחות שלך נגישות ומאורגנת.

ייעל את התקשורת והגבר את הפרודוקטיביות שלך

בעוד שיש לך כל כך הרבה כלי תקשורת בקצות אצבעותיך הופך את השיחה עם עמיתיך לעבודה לנוחה, לפעמים השימוש בכלי הלא נכון יכול להפוך למכשול. אם יש לך הרבה מה לומר, אימייל הוא ההימור הטוב ביותר שלך. אם אתה רוצה להיות מהיר ונקודתי, עבור עם שליח כגון Slack.

בסופו של דבר, אם המחשבה או הרעיון שלך קשורים למשימה, עשה לעצמך ולעמיתיך לעבודה טובה על ידי שיתוף זה בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך תחת המשימה המתאימה. בזמן העברת השיחה, עליך לשקול גם כיצד אתה ועמיתיך לעבודה תמצא אותה מאוחר יותר, במידת הצורך.