שיתוף פעולה קל הוא בעל חשיבות עליונה בעידן העבודה מרחוק. למרבה המזל, לגוגל יש אפשרויות שיתוף רבות המאפשרות למספר משתמשים לעבוד על אותו פרויקט. לדעת מי ביצע שינויים בקובץ ומתי יכולה להיות חיונית לניהול יעיל של גיליונות אלקטרוניים.
למרבה המזל, ל-Google Sheets יש שתי תכונות המאפשרות לך לעקוב אחר השינויים שבוצעו בגיליונות האלקטרוניים שלך. הראשון הוא הודעות Google Sheets, והשני הוא היסטוריית גרסאות. במאמר זה, נפרט את הפונקציות החיוניות הללו, נראה כיצד ניתן להפעיל אותן ונסקר מדוע הן יכולות להיות חיוניות עבור הגיליונות האלקטרוניים שלך.
מדוע להשתמש בהתראות אימייל ב-Google Sheets?
כאשר עובדים על גיליון גדול שבו עובדים מרובים מבצעים שינויים בגיליון אלקטרוני, זה יכול להיות מאתגר לדעת אילו שינויים מבצעים כל משתף פעולה. הרבה יותר טוב לדעת מי עשה שינוי מסוים, במיוחד עבור מובילי פרויקטים.
אנו יכולים לבדוק באמצעות היסטוריית הגרסאות כדי לראות מי ביצע את השינוי. אבל, סריקה בהיסטוריית הגרסאות עלולה להיות מייגעת אם יש מקרים רבים. במקום זאת, תוכל להשתמש ב-Google Sheets Notifications. בדרך זו, Sheets יודיע לך באמצעות דוא"ל(ים).
אם אתה בדרכים, עליך לוודא שהתראות הדוא"ל שלך לנייד פועלות, כדי שלא תפספס שום דבר.
כיצד להפעיל הודעות דוא"ל ב-Google Sheets
הפעלת הודעות דוא"ל נמשכת רק כמה דקות, וברגע שתעשה זאת, היא תישאר פעילה עד שתבצע שינויים נוספים בהגדרות. בצע את השלבים הבאים כדי להפעיל את ההתראות:
- פתח את הגיליון האלקטרוני שבו ברצונך להפעיל את הודעות האימייל.
- ללחוץ כלים בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני שלך. תפריט נפתח יופיע.
- ללחוץ כללי הודעה, שפותח חלון חדש באמצע המסך.
- אתה יכול לקבוע את הכללים כאן. אם תבחר באפשרות מהסעיף הראשון, עליך לבחור מתי ברצונך לקבל התראות. או לבחור: כל שינוי מתבצע, או משתמש שולח טופס.
- בחלק השני, אתה יכול לבחור אימייל - תקציר יומי אוֹ מייל - מיד.
- ללחוץ להציל לאחר שבחרת את ההגדרות המועדפות עליך,
נתאר כל אחת מההגדרות ביתר פירוט בהמשך המאמר.
כיצד להוסיף ולמחוק כללי התראות ב-Google Sheets
אם ברצונך להוסיף כללים נוספים, לערוך כללים קיימים או למחוק אותם, עבור אל הגדר אפשרות של כללי התראות על ידי לחיצה על כלים ו כללי הודעה.
אם כבר יש לך כלל הודעות קיים, הוא יופיע ברשימה. אתה יכול ללחוץ על לִמְחוֹק אוֹ לַעֲרוֹך, או הקש הוסף כלל הודעות נוסף כדי ליצור אחד חדש. לאחר שתסיים לבצע את השינויים, לחץ בוצע כדי להציל אותם.
הבנת האפשרויות בכללי הודעות
ישנם שני סעיפים בכללי ההתראה: הראשון הוא הודע לי ב- והשני הוא הודע לי עם.
1. הודע לי ב-[אימייל שלך] כאשר...
- כל שינוי מתבצע: כאשר אתה בוחר באפשרות זו, כל השינויים שאתה מבצע בגיליון האלקטרוני נרשמים ומודיעים למשתמש בדוא"ל, באופן מיידי, או בתמצית קריא יומית.
- המשתמש שולח טופס: בחירה באפשרות זו תתריע בכל פעם שמישהו ישלח טופס. Google Forms מאפשר לך לקשר את הטפסים שלך לגיליון האלקטרוני שלך. זה יכול להיות כל דבר, החל מסקר ועד טופס בקשה לאוניברסיטה.
2. הודע לי באמצעות…
- אימייל - תקציר יומי: בכל פעם שבוחרים באפשרות זו, רשימת שינויים של משתמשים תגיע עם סיום היום או בשעה קבועה. אם תבחר באפשרות זו, תקבל הודעות מאוחר יותר ולא מיד לאחר ביצוען. זה מועיל לאנשים שלא אוהבים לקבל הודעה על שינויים באופן מיידי. זה גם אידיאלי עבור אלה שעובדים עבור חברה ענקית שבה הגיליון האלקטרוני שהם עובדים עליו משתנה כל הזמן כדי להימנע ממילוי תיבת הדואר הנכנס שלך בהתראות. ודא שאתה מגדיר את זמן ההגעה מחוץ שלך תקופת חסימת דואר אלקטרוני, אם יש לך אחד.
- דוא"ל - מיד: כאשר תבחר באפשרות זו, תקבל אימייל בכל פעם שיתרחש שינוי בגיליון האלקטרוני שלהם. זה אידיאלי לאנשים שעוסקים במידע רגיש ורוצים לקבל אימייל אם משהו משתנה.
לא היינו ממליצים להשתמש בהגדרה זו עבור גיליון עם יותר משניים או שלושה משתפי פעולה, לבל תופצץ בהתראות קבועות. אם אתה צריך להשתמש בשיטה זו, יכול להיות שזה רעיון טוב לעשות זאת הגדר תיקיית Gmail כדי לקבל את כל ההתראות.
למה להשתמש בהיסטוריית גרסאות של Google Sheets?
אתה יכול להשתמש בתכונה 'היסטוריית גרסאות של Google Sheets' אם אינך רוצה הודעות בדוא"ל, אך עקוב אחר השינויים שבוצעו בגיליון האלקטרוני שלך. Google Sheets אפילו ישמור את השינויים הקטנים אם הם מתרחשים מספיק רחוק זה מזה, כך שלא תצטרך לדאוג להחמצת שינויים חשובים.
הבעלים של הגיליון האלקטרוני ובעלי גישת עריכה לגיליון האלקטרוני הם היחידים שיכולים להציג את היסטוריית הגרסאות של גיליון אלקטרוני ב-Google Sheets.
מכיוון שהשינויים נמצאים בענן, אתה יכול לגשת להיסטוריית הגרסאות ולמצוא את הגרסה המדויקת שאתה מחפש. זה מושלם אם אחד מחברי הצוות שלך (או אתה) ביצע שגיאה וצריך לחזור לגרסה ישנה יותר. אתה יכול גם לתת שם לשינויים כדי לדעת איזו גרסה אתה רוצה.
כיצד להציג היסטוריית גרסאות ב-Google Sheets
לגשת היסטוריית גרסאות של Google Sheets, ודא שבוצעו מספיק שינויים בגיליון לפני ש-Sheets יוכל ליצור יומן שינויים. להלן השלבים שעליך לבצע כדי לגשת להיסטוריית הגרסאות:
- לחץ על קוֹבֶץ בסרגל העליון. זה יציג תפריט נפתח.
- שם, לחץ על היסטוריית גרסאות.
- לחץ על ראה היסטוריית גרסאות מהתפריט. לחלופין, אתה יכול להשתמש ב- Ctrl + Alt + Shift + H.
סרגל צד ייפתח בצד ימין של המסך. שם, אתה יכול ללחוץ על שלוש הנקודות האנכיות לצד הגרסאות הישנות יותר וללחוץ על שחזר גרסה זו. אתה יכול גם ללחוץ על תן שם לגרסה הזו לתת שמות לשמירות מסוימות. אם ברצונך ליצור מופע גיליון אלקטרוני חדש, לחץ על צור עותק.
כאשר אתה יוצר עותק חדש של הגיליון האלקטרוני, הוא יתחיל מחדש ויהיה לו היסטוריית גרסאות חדשה. אם אתה עדיין רוצה לעקוב אחר השינויים בגיליון האלקטרוני החדש, ייתכן שתרצה למחוק את הישן יותר כדי למנוע בלבול בעתיד.
הבדלים בין הודעות אימייל והיסטוריית גרסאות
התראה של Google Sheets מאפשרת לך לקבל אימיילים בכל פעם שמשתמש משנה את הגיליון האלקטרוני. בעת שימוש בהיסטוריית גרסאות, השינויים מתועדים רק ולא מודיעים באופן פעיל למשתמש.
קצה הקרחון
ברוב המקרים, מומלץ להשתמש בשתי התכונות הללו עבור גיליונות אלקטרוניים חשובים. למרות ששתי התכונות שנדונו במאמר זה נהדרות לשיתוף פעולה, הן רק חלק קטן מכל הכלים שיש ל-Google Sheets להציע לצוותים העובדים על גיליונות אלקטרוניים.
יש עוד הרבה מה ללמוד, אז המשיכו לקרוא על כל מה שיש לתוכנית החזקה הזו להציע.
