התחלה חדשה עם תוכנה חדשה לניהול פרויקטים היא פרויקט בפני עצמו. כל אחד מהם שונה מהאחר, אז בנוסף לניסיון למפות את כל הפרויקטים שלך, ייתכן שאתה מתמודד עם עקומת למידה. זה יכול להיות מכריע.

עם זאת, דבר אחד המשותף לכולם הוא שתכנון קדימה יכול לעזור לבצע מעבר חלק. בנוסף, תגדיר את עצמך לשמור על סביבת עבודה נקייה ועקבית. המשך לקרוא כדי ללמוד אילו צעדים אתה יכול לנקוט כשאתה מתחיל עם תוכנה חדשה לניהול פרויקטים.

החלטה כיצד ברצונך להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים

לפני שתגדיר את התוכנה שלך, אתה צריך תוכנית איך אתה רוצה להשתמש בה. לדעת מי ישתמש בחשבון וסוגי לוחות הפרויקט בתוכו יעזור לך להתחיל.

עם מי תעבוד?

האם מישהו אחר יהיה בחשבון? מי הם ומה תפקידם? רמת הפרטיות וההרשאות שתוכל להגדיר עבור הצוות שלך תשתנה בהתאם לאיזה מהם אתה משתמש ולרמה שאתה מנוי אליה. לכן, טוב לתכנן מראש, עוד לפני בחירת אחד, מי משתמש בחשבון ולמה אתה רוצה לתת לו גישה.

לדוגמה, הגרסאות האישיות של Notion שונות מאוד מהן קְבוּצָה חשבון, אבל אתה יכול לשתף פעולה באמצעות אחד מהם. האישיים מציעים דפים שמתחילים פרטיים ומאפשרים לך להזמין אורחים, בעוד הצוות חשבון פותח סביבות עבודה שיתופיות המאפשרות לך לשתף עם כל הארגון שלך ישירות רָחוֹק.

instagram viewer

בתוך הארגון שלך, תרצה גם לשקול למי אתה רוצה לתת הרשאות מנהל. בנוסף, אם התוכנה שלך מאפשרת אורחים, אתה יכול לקבוע אם שיתוף לוח פרויקטים עם לקוחות, קבלנים או אחרים מחוץ למקום העבודה שלך הוא הכרחי או לא.

באילו סוגי לוחות פרויקט אתה מתכוון להשתמש?

אתה יכול לעשות יותר מאשר ליצור קווי מתאר פשוטים של פרויקט בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך. אתה יכול גם:

  • צור לוחות בקשות לפרויקטים שבהם אתה ועמיתיך לעבודה יכולים להאציל משימות שונות או לבקש עזרה. ClickUp היא תוכנה מצוינת לבנות אחת, אבל אתה יכול לבנות אותם בכל תוכנה לניהול פרויקטים.
  • תאר זרימת עבודה מתמשכת מתחילתו ועד סופו כדי לקבל סקירה מהירה של הצעדים של הפרויקטים.
  • הגדר לוח משימות פתוח שבו אתה ועמיתיך לעבודה יכולים להקצות את עצמך למשימות זמינות.

החלטה כיצד לארגן תוכנה לניהול פרויקטים

עכשיו כשאתה יודע עם מי אתה עובד וסוגי לוחות הפרויקט שבהם תשתמש, אתה צריך לקבוע איך אתה רוצה לארגן את החשבון.

איך אתה עושה את זה הוא באמת עניין של העדפה, אבל מספר האנשים שאתה עובד איתם יעזור לך גם להחליט. ישנן דרכים רבות שבהן תוכל לארגן את לוחות הפרויקט שלך, כגון על ידי:

  • לָקוּחַ
  • פּרוֹיֶקט
  • מַחלָקָה
  • קְבוּצָה

אתה יכול אפילו להשתמש בשילוב של האמור לעיל. אבל, אם אתה עובד עם חברה גדולה, ארגון לפי מחלקות או צוותים יקל על מציאת פרויקטים ומשימות לכולם.

בזמן שאתה מארגן פריטים, אתה רוצה להימנע מסיבוך יתר של שמות המשימות, הפרויקטים, הלוחות והתיקיות שלך. אתה ועמיתיך לעבודה תמצא את מה שאתה צריך במהירות אם תשמרו על דברים פשוטים ככל האפשר.

זה נכון במיוחד לגבי תיקיות משנה. אם הכלי שבו אתה משתמש מציע תיקיות משנה, שאל את עצמך לפני יצירת אחת אם זה באמת נחוץ, ואם כן, קבע את השם האופטימלי כאשר אחרים מחפשים אותו. הכללת סדרה של תיקיות קטנות, ריקות או מתויגות שגויה רק ​​תיצור בלבול.

תחשוב על זה כמעט כמו תיקיות הקבצים במחשב שלך. אתה רוצה להיות מסוגל למצוא את מה שאתה מחפש בכמה שפחות קליקים.

הוספת משימות לתוכנת ניהול פרויקטים

לאחר שתקבע כיצד תרצה לארגן את המשימות והפרויקטים שלך, תוכל להתחיל למפות אותם. ראשית, זה מועיל אם תכין רשימה של פרויקטים מתמשכים ותפרק אותם לפריטי פעולה. אתה יכול לעשות זאת על נייר או בתוכנת עיבוד תמלילים - כל שיטה שמתאימה לך ביותר.

היצמדות לפרויקטים הנוכחיים תעזור לפשט את התהליך. צור לוחות ומשימות רק עבור פרויקטים שאתה עובד עליהם כרגע או שעומדים להתרחש, במקום לכלול מידע מיושן או מציין מיקום.

הקפד לתת שמות ללוחות הפרויקט שלך בהתאם ולכלול רק משימות קשורות בתוכם. היררכיה זו תעזור לך למצוא פרטים במהירות רבה יותר ותיתן לך ולעמיתיך לעבודה סקירה מהירה של מצב הפרויקט.

כדוגמה, אם אתה מפתח אתר חדש למוצר, היית יוצר לוח פרויקט וקורא לזה משהו כמו אתר מוצר. לאחר מכן, תפרט את כל פריטי הפעולה המרכיבים אתר אינטרנט כמשימות בתוכו. אז, דברים כמו בחירת שם דומיין, הגדרת אירוח, עיצוב wireframes וכן הלאה.

אם אתה שומר על המערכת שלך להוספת פרויקטים ומשימות עקביות, סביר פחות שתצטרך להשקיע זמן בפירוק או בארגון מחדש.

ממה יש להימנע בעת הגדרת תוכנת ניהול פרויקטים

כמה דברים שאתה רוצה להימנע מהם בעת הגדרת תוכנה חדשה לניהול פרויקטים הם:

  • עושה הכל בבת אחת- התחל בקטן עם רשימה של פרויקטים נוכחיים כדי להימנע מלהיות מוצפת או לעמוס את סביבת העבודה שלך.
  • ניצול כל תכונה- במיוחד אם זה חשבון בתשלום, אתה עשוי לחשוב שאתה רוצה לקבל את תמורה לכספך. עם זאת, יש הרבה פעמונים ושריקות שמגיעות עם תוכנת ניהול פרויקטים שעלולים רק להפריע. חקר המוצר לפני כן הוא אחד מהאפשרויות דרכים שבהן תוכל למנוע עייפות תכונה.
  • פרויקטים מסובכים מדי-השתמש בגישה של פחות הוא יותר בעת מיפוי הפרויקטים שלך. לדוגמה, הרבה תוכנות לניהול פרויקטים מציעות תת-משימות פחות גלויות שאפשר לקנן בתוך גדולות יותר. עם זאת, זה עשוי להיות מייגע עבורך לרשום את השלבים במשימה ולעמיתך לעבודה לסמן אותם.

התחל עם תוכנת ניהול הפרויקטים שלך

התחלת העבודה עם תוכנה חדשה לניהול פרויקטים היא פחות מכריעה אם אתה מתכנן מעט מראש, ומתחיל בקטן. במקום לבנות אותו עם פרויקטים מיושנים או מידע מציין מיקום, צור פריטים תוך כדי תנועה, ושמור על מערכת שמות עקבית למשימות, פרויקטים ותיקיות.

זכור לשמור את זה פשוט. ככל שאתה צריך פחות קליקים כדי למצוא את מה שאתה צריך, כך ייטב.