מסרים מיידיים במקומות עבודה מרוחקים כל כך משולבים במרקם התקשורת שלעתים קרובות קשה לזכור איך היו החיים בלעדיהם. כלים כמו Slack הפכו לפלטפורמות תקשורת ברירת מחדל התומכות בשיתוף פעולה ובפרודוקטיביות של צוות בסביבות העבודה המרוחקות של ימינו.
עם זאת, למרות שזה עשוי להיות נוח, אתה עדיין צריך לאמץ כמה שיטות עבודה מומלצות כדי למנוע שיבוש זרימת העבודה שלך. מאמר זה יכסה כמה כללי הודעות מיידיות חיוניות לתקשורת יעילה במקום העבודה המרוחק שלך.
1. הגדר ציפיות
הודעות מיידיות בדרך כלל מאפשרות לך לשלוח הודעות לאנשים בזמן אמת תוך ציפייה לתגובה מיידית. למרות שיש מקרים שבהם זה מתאים, ואפילו הכרחי, זה יכול להיות גם מקור משמעותי להסחת דעת.
הסיבה לכך היא שאתה עשוי להשתמש בכלי ההודעות המיידיות שלך למטרות שונות כמו פעילויות מקרר מים וירטואליים, הודעות, שיתוף קבצים או שאילת שאלות מהירות. כל אלה יכולים לצאת במהירות משליטה אם אנשים מפריעים זה לזה כל היום בבקשות או התראות.
זו הסיבה שחשוב לוודא שיש לך מדיניות שעוזרת לנהל ציפיות באמצעות כלי ההודעות המיידיות שלך. לדוגמה, אתה יכול ליצור ערוצי קריר מים (קבוצות) כדי למנוע שיחת חולין מערוצים אחרים הקשורים לעבודה. אתה יכול לעודד את הקולגות המרוחקים שלך להגדיר את הסטטוסים שלהם כדי לציין את זמינותם ולהיות מעודכנים לגבי הדחיפות של הבקשות שלהם.
סביר להניח שזה יהיה תהליך מתמשך שתצטרך לחזור אליו כשהצוות והחברה שלך יגדלו. המפתח הוא שתהיה מערכת, כמו ויקי פנימי, שתעביר אותה לעובדים הנוכחיים ו להציג את זה לעובדים חדשים.
2. ערוך לפני השליחה
האופי המיידי של הודעות מיידיות והעובדה שאתה רגיל להשתמש בקיצורים, ראשי תיבות ואימוג'י בעת שליחת הודעות טקסט חברים ובני משפחה יכולים לגרום לך להתעלם מהפוטנציאל לאי הבנות ומהמשמעות של מקצועיות במקום העבודה תקשורת.
מכיוון שכבר בנית הרגל לקרוא ולערוך את המיילים שלך לפני שליחתם, כדאי לך גם להקדיש זמן לעשות את אותו הדבר עם ההודעות המיידיות שלך. בדוק את הדקדוק, האיות והטון שלך לפני שתלחץ על שלח. זכור שההודעה שלך עלולה לשבש את זרימת העבודה של עמיתך, אז וודא שהיא ברורה ותמציתית. אתה לא רוצה שהם ישקיעו זמן נוסף כדי להבין למה התכוונת.
עם זאת, הימנע משימוש יתר בקיצורים או ראשי תיבות בתקשורת במקום העבודה שלך. אם אתה חייב להשתמש בהם, השתמש באלה המוכרים וקשורים לענף שלך.
3. שימו לב לאזורי זמן
סביר להניח שיש לך עמיתים מרוחקים שעובדים במקומות שונים בעולם ובאזורי זמן שונים, מה שאומר ששעות העבודה שלך אינן תואמות. לכן, זה טוב לעשות את זה להרגל לשקול את אזורי הזמן של חברי הצוות שלך לפני שליחת הודעה מיידית.
הסיבה לכך היא שהעברת הודעות מיידיות יוצרת תחושת דחיפות, שיכולה ללחוץ על הקולגות המרוחקים שלך להגיב בזמן האישי שלהם, לקדם תרבות תמידית שיכולה להוביל במהירות שְׁחִיקָה. יתר על כן, הפינגים וההתראות יכולים להסיח את דעתם במהלך שעות העבודה.
זאת אומרת, ל עבוד בצורה פרודוקטיבית עם הצוותים המרוחקים שלך על פני מספר אזורי זמן, אתה צריך להיות מודע יותר כאשר אתה שולח הודעות. כדי להשיג זאת, אתה יכול להתנגד לדחף לשלוח הודעות מיידיות אלא אם הן דחופות, תזמן את הודעות Slack שלך מראש, ומנף תקשורת אסינכרונית כדי למנוע הפרעה לעמיתיך.
4. שקול חלופות אחרות
העברת הודעות מיידיות מצוינות לחילופים מהירים וקצרים, אך היא חסרה כשצריך לנהל שיחות מעמיקות יותר. לכן, אם אתה מוצא את עצמך נתקל בחילופי דברים נרחבים הלוך ושוב או מתקשה להסביר משהו, אולי הגיע הזמן להפסיק לשלוח הודעות ולעבור לשיטת תקשורת אחרת.
בהתאם להקשר ולאופי השיחה שלך, אולי תרצה לשקול חלופות כמו ועידת אודיו או וידאו, מכיוון שהיא מאפשרת לך להעביר את המסר שלך טוב יותר. לחלופין, אם אינך זמין בו-זמנית, תוכל להשתמש בכלי תקשורת כמו לְהִתְפַּתֵל אוֹ פתרונות וידאו אסינכרוניים כמו וודל להקליט ולשלוח את הודעתך מבלי לצפות לתגובה מיידית.
דוא"ל יכול להיות גם אפשרות טובה יותר עבור שיחות ספציפיות, מכיוון שהוא מספק תיעוד כתוב שאליו תוכל להתייחס מאוחר יותר. בנוסף, הקולגות שלך יכולים לקרוא ולהשיב להודעתך בזמן שמתאים להם.
5. הימנע מהודעות מפורקות
בהתחשב בכך שכל הודעה שאתה שולח מתאימה להתראה חדשה ולהסחת דעת אפשרית, עליך להימנע משליחת הודעות מפורקות כדי להגביל את מספר ההתראות של הקולגות שלך לְקַבֵּל.
במקום זאת, שלח הודעה מאוחדת המכילה את כל המידע שאתה צריך כדי לתקשר. בדרך זו, העמיתים שלך יכולים לסרוק במהירות את ההודעה ולא יופרעו מספר פעמים. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בפורמט הבא:
היי, אני מחפש מידע על פרויקט XYZ. יש לך עדכונים? תודה.
במקום להפריד כל פיסת מידע להודעה נפרדת.
6. שמור על סמול טוק למינימום
לשיחות מקרר מים יש את מקומן במקומות עבודה מרוחקים. למעשה, הם יכולים לעזור בבניית מערכות יחסים וטיפוח תחושת שייכות בקרב העובדים.
עם זאת, צריך להיות ערוצים ספציפיים לשיחות מזדמנות והתרועעות חברתית כדי שלא תפריע לעמיתיך כאשר אתה מנסה להתמקד בעבודה שלהם. בדרך זו, הם יכולים לבחור להצטרף לשיחה מתי שהם רוצים ולא ירגישו שהם חייבים להשיב מיד.
לכן, כאשר שולחים הודעות ישירות לעמיתים המרוחקים שלך, במיוחד בשעות העבודה, נסה לצמצם שיחות חולין למינימום כדי לכבד את הזמן והפוקוס שלהם.
7. אשר את קבלת ההודעות
כאשר אתה מקבל הודעה, מומלץ ליידע את השולח שראית את ההודעה שלו, גם אם אינך יכול להשיב מיד. בדרך זו, הם לא ירגישו שאתה מתעלם מהם ויכולים להתמקד במשימות אחרות בזמן שהם מחכים לתגובה. בנוסף, זה חוסך ממך הודעות מעקב שעלולות להסיח את הדעת.
אם אתה עסוק כשאתה מקבל הודעה שצריכה תגובה, אתה יכול לומר לשולח על ידי אמירת משהו כמו, "תודה שהודעת לי. אחזור אליך." אם ההודעה אינה זקוקה לתגובה, תוכל להקליד "תודה" או להגיב עם אימוג'י.
אמצו את הטיפים האלה לתקשורת פרודוקטיבית יותר בעבודה
השקעת מאמץ בפיתוח הרגלי תקשורת טובים יותר חיונית לכל צוות מרוחק. אימוץ הטיפים שלמעלה יכול לעודד שיתוף פעולה פרודוקטיבי ויעיל יותר עם הקולגות שלך, ללא קשר למיקום.
