למרות שאפליקציות פרודוקטיביות נועדו לאפשר לך לעבוד בצורה יעילה יותר, לפעמים נראה שהן עושות את ההיפך. הסיבה לכך היא שדבר אחד עומדים לרשותך בכלי פרודוקטיביות יוצאי דופן. אבל זה דבר אחר להשתמש בהם בצורה שתהפוך אותך ליותר פרודוקטיבי.
הכל תלוי איך אתה משתמש בהם. מאמר זה מכסה טיפים שיעזרו לך למקסם את כלי הפרודוקטיביות שלך.
הצעד הראשון לשימוש יעיל יותר בכלי הפרודוקטיביות שלך הוא להבין שהם לא יכולים לעשות הרבה באופן עצמאי. למרות שכמעט כל אפליקציית פרודוקטיביות בשוק נשבעה "להפוך" את חייך לקלים יותר, האמת היא שהם יכולים לעשות כל כך הרבה. חלקם עשויים להתהדר בתכונות ויכולות ייחודיות עם פוטנציאל לעזור לך לעשות יותר בפחות זמן, אבל בסופו של דבר הם רק מאפשרים.
כדי למקסם את היתרונות של כלי הפרודוקטיביות שלך, עליך להיות ברור לגבי המטרות והיעדים שלך ולהיות בעל הכישורים והמערכות לתמוך בהם. זה דומה לצלם שיש לו את המצלמה הטובה והעמוסה ביותר בתכונות אבל עדיין לא מסוגל לצלם תמונות נהדרות. לדעת זאת והפחתת הציפיות שלך לגבי מה שכלי הפרודוקטיביות שלך יכולים לעזור לך להשיג היא נקודת התחלה מצוינת.
אתה צריך מערכות ותהליכים שתומכים בכלי הפרודוקטיביות שלך כדי להשתמש בהם ביעילות. אלו הם ה
עמודי פרודוקטיביות שמחזיקים הכל ביחד ולאפשר לך להפיק את המרב מהאפליקציות שלך. בלעדיהם, אתה כל הזמן תרדוף אחרי אפליקציית הפרודוקטיביות העדכנית ביותר שמבטיחה לעולם אבל לעולם לא תגיע לשום מקום.לדוגמה, לרשום את כל המשימות שלך באפליקציית רשימת מטלות אין טעם אם אין לך מערכת להתמודד איתם. אחת הסיבות לכך היא שלכל משימה יש רמה אחרת של דחיפות וחשיבות, ויש לך רק כמות מוגבלת של זמן ואנרגיה בכל יום. אז, במקרה זה, תצטרך א מערכת תעדוף, כמו מטריקס אייזנהאואר, כדי לעזור לך להבין אילו משימות לעשות קודם ולהבטיח שאתה מתקדם בדברים החשובים ביותר.
במקרים אחרים, ייתכן שתזדקק למערכת שתעזור לך לשמור על המיקוד ולהגביל הסחות דעת או החלפת הקשר. קבוצת משימות היא מערכת פרודוקטיביות מתאימה שיכול לעזור בזה. זה כרוך בקיבוץ משימות דומות יחד ועבודה עליהן בזו אחר זו כדי למזער הסחות דעת ולמקסם את המיקוד שלך.
בסך הכל, המטרה היא למצוא או להקים מערכות שתומכות בכלי הפרודוקטיביות שלך ועוזרות לך להשיג את התוצאות הרצויות.
עם מגוון רחב של כלי פרודוקטיביות הזמינים בקצות אצבעותיך, זה יכול להיות מאתגר כדי לבחור את המתאים לעבודה או מפתה להשתמש במספר אפשרויות בו-זמנית עבור אותו הדבר מְשִׁימָה. אבל לא פעם, שימוש בכלי פרודוקטיביות שונים לאותו דבר עלול להוביל לבלבול ולמעשה להפוך אותך לפחות פרודוקטיבי. לכן, חיוני שתבחר בקפידה את כלי הפרודוקטיביות הנכון, כזה שיתאים לך ביותר בהתבסס על הצרכים, היעדים והנסיבות שלך.
כדי לעשות זאת, התחל בהערכת הצרכים שלך ואת המשימה הספציפית שאתה מנסה לבצע. משם, חקור, השווה אפשרויות שונות ונסה אותן (אם אפשר) כדי לראות איזו מהן מתאימה לך ביותר. אולי תצטרך להתנסות עם כמה כלים לפני שתמצא את ההתאמה המושלמת, אבל זה יהיה שווה את זה בסופו של דבר.
לאחר שמצאת את הכלי המתאים, הימנע מהפיתוי לחפש כל הזמן את האפליקציה העדכנית ביותר עם תכונות חדשות ונוצצות. רוב הסיכויים שלא תצטרכו להוסיף עוד כלי פרודוקטיביות עבור אותה משימה, כי זה שיש לכם כבר עונה על כל הצרכים שלכם. אז אתה יכול להישאר עם הכלים הנוכחיים שלך ולהתמקד בשימוש בהם בצורה יעילה יותר.
כעת, אתה צריך ללמוד את הפרטים הקטנים של ערכת הכלים הנוכחית שלך לפרודוקטיביות. זה חיוני אם אתה רוצה להפיק מהם את המרב ולהשיג את התוצאות הרצויות לך. יתרה מכך, מכיוון שמטרתם הסופית היא לחסוך זמן, הכרת כל פינה ופינה בכלים שלך תעזור לך להשתמש בהם בצורה יעילה יותר ולהספיק יותר בפחות זמן.
לדוגמה, אם אתה א משתמש רפוי, לימוד התכונות המתקדמות ביותר שלו יקל על זרימת העבודה שלך, חסוך זמן והפוך את התקשורת עם הצוות שלך ליעילה יותר. יתר על כן, אתה יכול גם להפעיל את סביבת העבודה של Slack על ידי הוספת כמה אינטגרציות.
אותו דבר לגבי משתמשי Gmail. לומדים את הכי הרבה קיצורי מקלדת שימושיים יעזור לך לדחוף את תיבת הדואר הנכנס שלך מהר יותר, ולחסוך לך זמן למשימות חיוניות אחרות. באופן כללי, הקדשת זמן כדי ללמוד כיצד להשתמש בכלים שלך בצורה יעילה יותר תשתלם בטווח הארוך על ידי הגברת הפרודוקטיביות שלך.
כבר קבענו שברוב המקרים לא תזדקק למספר אפליקציות לאותה משימה. עם זאת, במקום עבודה טיפוסי תזדקקו לפתרונות שונים לתקשורת, ניהול משימות, אחסון בענן ועוד. המשמעות היא שתבזבז זמן יקר במעבר בין אפליקציות ללא הרף ותסתכן באובדן מידע חשוב.
כדי להימנע מכך, עליך לשלב את כלי הפרודוקטיביות שלך כדי לגרום להם לעבוד יחד בצורה חלקה. למרבה המזל, כלי הפרודוקטיביות הפופולריים ביותר מציעים אינטגרציה עם מגוון רחב של אפליקציות, כך שתוכל לחבר בקלות את אלה שאתה משתמש בהם ולייעל את זרימת העבודה שלך. אתה יכול גם להשתמש שילובים של Zapier כדי להפוך את זרימת העבודה לניהול המשימות שלך לאוטומטית.
לחלופין, כשאתה מחפש את הכלים המתאימים לצרכים שלך, אתה יכול לבחור חבילת סביבת עבודה הכוללת את כל מה שאתה צריך במקום אחד. לדוגמה, Notion הוא סביבת עבודה הכל באחד המשלבת מספר תכונות, כולל ניהול משימות, רישום הערות ושיתוף פעולה במסמכים באותה פלטפורמה.
6. התאם אישית את ההתראות שלך
אחרון, אך חשוב לא פחות, עליך לנהל בקפידה את ההתראות שלך כדי למנוע הסחות דעת ולהתמקד בעבודה שלך. כברירת מחדל, רוב האפליקציות מוגדרות לשלוח התראות על כל דבר, מה שעלול להפוך במהירות למכריע ולהקשות על הריכוז.
ראשית, קבע אילו התראות חיוניות עבורך ובאיזו תדירות ברצונך לקבל אותן. לאחר מכן, תוכל להיכנס להגדרות האפליקציה שלך ולכוון עדין את העדפות ההתראות שלך כך שיתאימו לצרכים שלך. במקרים אחרים, כאשר עובדים על משימה מייגעת הדורשת מיקוד עמוק, אתה יכול להשבית את כל ההתראות כדי להישאר ממוקד.
כלי פרודוקטיביות יכולים לעזור לך להשיג יותר בפחות זמן, אבל רק אם אתה משתמש בהם בצורה הנכונה. עם כל כך הרבה אפשרויות זמינות בשוק, קל להיקלע לתסמונת האפליקציה החדשה והנוצצת ולאבד מעקב אחר הצרכים והמטרות שלך.
המפתח הוא להיות אסטרטגי לגבי ערכת הכלים לפרודוקטיביות שלך ולהשתמש רק בכלים המתאימים לצרכים הספציפיים שלך. הטיפים שחלקנו למעלה יעזרו לך לעשות זאת ולקחת את הפרודוקטיביות שלך לשלב הבא.