רוב האנשים משתמשים בתוכנת גיליונות אלקטרוניים כדי לאסוף נתונים או להציג מידע באמצעות תרשימים וגרפים. עם זאת, כשחושבים מחוץ לקופסה, ישנם מספר שימושים ב-Google Sheets. אחד השימושים האלטרנטיביים השימושיים ביותר הוא יצירת לוח זמנים.
וגם, אתה אפילו לא צריך להתחיל מאפס. לספריית התבניות יש גיליון מוכן מראש. המשך לקרוא כפי שאנו מפרטים כיצד תוכל ליצור ולעצב לוח זמנים נכון ומדוע עליך לשקול להשתמש בגיליונות לתזמון שלך.
כיצד ליצור לוח זמנים ב-Google Sheets
למרות שאתה יכול ליצור לוח זמנים מאפס ב-Google Sheets, אנו ממליצים להשתמש בתבנית, במיוחד אם אתה ממהר ולא צריך הרבה התאמה אישית.
אתה יכול להשתמש בגלריית התבניות ב-Google Sheets כדי למצוא גיליון בנוי מראש. כדי להתחיל, עליך לעבור אל Google Sheets וליצור חשבון. אם כבר יש לך חשבון Google, תוכל להשתמש בו כדי להיכנס. להלן השלבים שעליך לבצע כדי ליצור לוח זמנים באמצעות גלריית התבניות ב-Google Sheets:
- נווט אל הדף הראשי של Google Sheets.
- לחץ על גלריית תבניות מתחת לסרגל החיפוש. זה יפתח עמוד חדש המכיל מספר תבניות לבחירתך.
- נשתמש ב- לוח זמנים תבנית עבור הדרכה זו, אז לחץ על זה. פעולה זו תפתח גיליון אלקטרוני חדש שבו התבנית כבר הוחל.
התבנית של Google Sheets כבר כוללת את השורות והעמודות כך שיהיו חלוקות לפי שעה לאורך היום. אתה יכול להגדיר את יום ההתחלה של השבוע בתא C2. התאריך מצוין בשורה השלישית באופן אוטומטי בהתאם לקלט בתא C2. השורה הרביעית מכילה נוסחה שהופכת אוטומטית את התאריך ליום בשבוע.
בתחתית לוח הזמנים יש קטע הערות בו ניתן להשאיר הודעות לצוות. יש גם קטע מטלות בצד ימין שבו אתה יכול להקצות משימות ספציפיות לצוות שלך.
שימוש בעיצוב מותנה בלוח הזמנים שלך
אתה יכול להשתמש בעיצוב מותנה בגיליון האלקטרוני כדי לבדוק אם יש מילה מסוימת בגיליון האלקטרוני. פעולה מוגדרת תינקט אם תנאי זה יתקיים.
להדגמה, בואו נוסיף עיצוב מותנה כדי לבדוק אם המילה "פגישה" קיימת בתא. אם כן, התא אמור להפוך לאדום. להלן השלבים שעליך לבצע כדי לעשות זאת:
- בחר את האזור בגיליון האלקטרוני שבו ברצונך להחיל עיצוב מותנה.
- לחץ על פוּרמָט בסרגל הכלים הראשי של המסך.
- שם, לחץ על עיצוב מותנה. פעולה זו תפתח סרגל צד בצד ימין של המסך.
- הטווח יתווסף אוטומטית אם תבחר בו בשלב הראשון. אם לא, כתוב את הטווח ב- החל על טווח תיבת טקסט.
- בתוך ה עיצוב תאים אם בסעיף, אתה יכול לבחור את כללי העיצוב. בחרנו את טקסט מכיל אפשרות והוסיפו את מילת המפתח "פגישה".
- כעת בחר את האפקטים שיופעלו על התוכן בתא. במקרה זה, בחרנו את הצבע האדום שיוחל על התא.
- לחץ על בוצע כדי לשמור את השינויים.
כפי שאתה יכול לראות, האפקט מתווסף לכל תא המכיל את מילת המפתח שצוינה. זה יכול להיות שימושי במיוחד כאשר אתה רוצה לצבוע משימות קרובות כמו פגישות ומועדים. אתה יכול גם להוסיף כללים מרובים, מה שאומר שאתה יכול לקבל לוח זמנים מלא בקוד צבע.
משמעות הדבר היא שלא תצטרך לבצע קוד צבע ידני של כל תא בכל פעם שנעשה שינוי בלוח הזמנים שלך.
יתרונות וחסרונות של יצירת לוח זמנים ב-Sheets
למרות שיש כמה יתרונות ליצירת א לוח זמנים עבודה פרודוקטיבי עם Google Sheets, זה רחוק מלהיות מושלם. בואו נדון ביתרונות ובחסרונות של יצירת לוח זמנים עם Google Sheets:
יתרונות: חינם לשימוש
למרות שיש כמה תוכנות ליצירת לוח זמנים בשוק, רובן בתשלום. מצד שני, Google Sheets יכול להועיל בעת יצירת לוח זמנים, מכיוון שהוא בחינם עבור אנשים פרטיים ועסקים קטנים. זו דרך פשוטה לעשות זאת לגבות את לוח הזמנים שלך בחינם מבלי לבצע שמירה ידנית.
יתרונות: קל לשתף
החלק הטוב ביותר בשימוש ב-Google Sheets על פני תוכניות גיליונות אלקטרוניים אחרות הוא שהוא מאפשר לך לשתף את הגיליון האלקטרוני שלך בכמה קליקים בלבד. אתה יכול גם לציין את ההרשאות כך שרק כמה אנשים נבחרים יוכלו לערוך את הגיליון האלקטרוני, בעוד שהאחרים יכולים להציג אותו בלבד. זה יכול לעזור מאוד אם אתה לעשות לוח זמנים לעבודה מרחוק לחלוק עם שותפי העריכה שלך.
חסרון: אין הודעות למשתמשים ללא גישת עריכה
ל-Google Sheets יש יתרון של שיתוף בזמן אמת, כלומר את השינויים שבוצעו בקובץ ניתן לראות בזמן אמת על ידי הצופים. עם זאת, אם יש לך רק הרשאות צפייה, Sheets לא יודיע לך על שינויים כלשהם שבוצעו בגיליון האלקטרוני.
רק אנשים עם גישת עריכה יכולים להפעיל הודעות אימייל. אתה יכול להשתמש בתוספים ששולחים הודעות דחיפה כדי לסייע בביטול הבעיה, אבל זה רחוק מלהיות אידיאלי.
חסרון: חוסר אוטומציה
שימוש בתוכנה ייעודית ליצירת לוח הזמנים שלך לא ידרוש ממך להזין כל פרט באופן ידני. חלקים אחרים מתעדכנים אוטומטית אם תשנה חלק אחד בלוח הזמנים.
תוכנה מתקדמת גם תודיע לך אם אתה מגזים עם המשמרות או עושה שגיאה אפשרית. אם אתה מומחה, אתה יכול לעשות אוטומציה ב-Sheets. עם זאת, לרוב האנשים אין את הזמן או הידע הטכני המתקדם לעשות זאת.
נגד: לוקח יותר זמן
כאשר אתה משתמש בגיליון אלקטרוני, עליך להזין את רוב הדברים באופן ידני או לבנות רשימות נפתחות. תוכנות מתקדמות חוסכות לך הרבה עריכה ידנית מכיוון שהן כוללות בוני לוחות זמנים לגרירה ושחרור. הם יכולים גם לשלוח מיילים אוטומטיים בכל פעם שמתרחשים שינויים בלוח הזמנים.
חסרון: אין לו תכונות מודרניות
ל-Google Sheets חסרות תכונות כמו מעקב GPS, החלפת משמרות וניהול PTO. תכונות אלה אינן נחוצות, אך יכולות לעזור להפוך את חייך לקלים הרבה יותר במצבים מסוימים.
תזמן את חייך ביעילות
Google Sheets הוא רק אחת מהדרכים הרבות לתזמן את החיים והעבודה שלך. אמנם יש כמה חסרונות, אבל העובדה שהוא חינמי ופשוט לשימוש הופכת אותו לאפשרות ריאלית, במיוחד כשאתה משלב אותו עם אפליקציות אחרות של Google Suite כמו יומן Google.
