כיצד לסנכרן את תגובות Microsoft Forms עם Excel

אין דבר מלוטש כמו לכתוב את תשובות הסקר המקוון שלך ישירות לגיליון אלקטרוני של Excel בזמן אמת. למרבה המזל, אתה יכול ליהנות מתכונה זו אם אתה משתמש ב- Microsoft Forms. יש דרכים חוזרות ודינמיות (אוטומטיות) סביב זה.

השיטות האוטומטיות שימושיות יותר, אך במאמר זה תראה כיצד לפעול.

כיצד לייצא תגובות Microsoft Forms ל- Excel

ייצוא תשובות Microsoft Forms ל-Excel עוזר לך לקבל את התשובות האחרונות לסקר שלך. זה כרוך בהורדת תשובות לסקר למחשב שלך כקובץ אקסל. התהליך קל אם כן יצר את טופס הסקר של Microsoft כְּבָר:

1. ב-Microsoft Forms, עבור אל תגובות בצד ימין למעלה.
2. נְקִישָׁה פתח באקסל בצד ימין של המסך כדי להוריד את התגובות הנוכחיות למחשב שלך.
3. אתה צריך לחזור על התהליך הזה בכל פעם שאתה רוצה לקבל עדכון תגובה.

אבל שיטה זו אינה הטובה ביותר, מכיוון שתצטרך להמציא מחדש את הגלגל לעתים קרובות כדי לעדכן את הגיליון האלקטרוני שלך; המשמעות היא הורדת קובץ אקסל חדש בכל פעם שמישהו שולח תגובה. זה יכול להיות מתיש, במיוחד אם אנשים רבים מגיבים בזמן אמת.

כדי להקל על חייך, תוכל להפוך את התהליך לאוטומטי עם OneDrive for Business ו-Power Automate, כמתואר בסעיפים הבאים.

כיצד לסנכרן טפסים של Microsoft עם Excel באמצעות OneDrive for Business

אתה יכול לעדכן את הגיליון האלקטרוני של Excel באופן דינמי אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365 Business. לשם כך, תיצור טופס סקר שיכול לכתוב תשובות באופן דינמי לאקסל ישירות מ-OneDrive.

כאשר אתה משתמש ב-OneDrive for Business ליצירת Microsoft Forms for Excel, הוא יוצר גירסת גיליון אלקטרוני של Excel של הטופס הזה עם עמודות הנושאות את תכונות שדות הטופס המתאימות.

כדי ליצור טופס Excel שמעדכן את תגובות Microsoft Forms באופן אוטומטי בזמן אמת:

1. היכנס אל שלך Microsoft 365 Business Admin Center.
2. לחץ על סמל התפריט הריבוע בפינה השמאלית העליונה ועבור אל OneDrive.
3. ברגע ב-OneDrive, לחץ חָדָשׁ בצד שמאל למעלה.
4. מתוך האפשרויות, בחר טפסים עבור אקסל.
5. תן שם לסקר שלך ולחץ לִיצוֹר.
6. OneDrive יפעיל את הדפדפן שלך למקום שבו תוכל ליצור את שדות הטפסים שלך כרצונך.
7. גיליון אלקטרוני של Excel הנושא את שם הטופס שלך יופיע ב-OneDrive.
8. לאחר יצירת ושיתוף הסקר שלך, פתח את הגיליון האלקטרוני של Excel באופן מקוון, וכעת תראה נתונים חדשים כשהם מתעדכנים בזמן אמת.
9. אם תשתף את הגיליון האלקטרוני של Excel עם חברי הצוות שלך, הם גם יקבלו עדכון בזמן אמת של התשובות כאשר אנשים מגיבים לסקר שלך.

כיצד לסנכרן את תגובות Microsoft Forms ל-Excel באמצעות Power Automate

Power Automate הוא א כלי רב עוצמה לאוטומציה של משימות שגרתיות. מעניין לציין שהוא גם מספק דרך מצוינת לסנכרן את Microsoft Forms עם Excel. זו השיטה הטובה ביותר אם כבר שיתפת את טופס הסקר שלך.

שיטת Power Automate פועלת רק עם Microsoft Forms שנוצרו באמצעות חשבון Microsoft Business שלך. וזה כולל יצירת זרימת ענן אוטומטית ב-Power Automate.

לפיכך, עליך להיות גם בחשבון Microsoft Business כדי להשתמש בתכונת הזרימה הזו ב- Power Automate. השתמש בשלבים הבאים כדי לחבר את Microsoft Forms עם Microsoft Excel באופן אוטומטי באמצעות Power Automate:

הוסף טבלה לתוך חוברת העבודה שלך ב- Excel באופן מקוון

חוברת העבודה המקוונת של Excel חייבת להיות בפורמט טבלה, שכן טפסים כותבים רק לטבלאות בגיליון אלקטרוני של Excel.

אם הורדת גיליון אלקטרוני של Excel מתגובות Microsoft Forms, תוכל להעלות אותו ל-OneDrive, להתעלם מסעיף משנה זה ולעבור לסנכרון Microsoft Forms עם Excel.

אז לפני שתתחיל, צור גיליון אלקטרוני חדש של Excel ב-OneDrive. ודא שאתה ניגש ל-OneDrive דרך חשבון Microsoft Business שלך:

1. נְקִישָׁה חָדָשׁ בפינה השמאלית העליונה של OneDrive.
2. בחר חוברת עבודה של אקסל.
3. בגיליון האלקטרוני של Excel שנפתח בדפדפן, לחץ על שמור בפינה השמאלית העליונה. לאחר מכן הזן שם מועדף ב- שם קובץ שדה. לחץ על רווח ריק כדי לסגור את התיבה המודאלית הזו.
4. כעת צור את העמודות שלך, וודא שהן מתאימות לשדות בטופס הסקר של Microsoft. לדוגמה, אם שיתפת טופס המבקש דוא"ל ומגדר, חוברת העבודה שלך ב-Excel תכלול דוא"ל ומגדר.
5. הדגש את העמודות. לאחר מכן עבור אל לְהַכנִיס לשונית על הסרט ולחץ שולחן.
6. תִקתוּק לשולחן שלי יש כותרות סמן ביקורת ולחץ בסדר.

סנכרון Microsoft Forms עם Excel באמצעות Power Automate

1. היכנס אל שלך Power Automate חֶשְׁבּוֹן.
2. נְקִישָׁה לִיצוֹר בסרגל הצד השמאלי.
3. בחר זרימת ענן אוטומטית.
4. לאחר מכן, לחץ כאשר תוגש תגובה מהקופסה המודאלית.
5. לאחר מכן לחץ לִיצוֹר בתחתית הקופסה המודאלית שנפתחה.
6. נְקִישָׁה להתחבר אם תתבקש. ודא שאתה משתמש בחשבון Microsoft 365 Business כדי להיכנס אם אתה משתמש בחשבון Microsoft אישי. אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה השתמש בחשבון אחר על תיבת הכניסה.
7. לאחר הכניסה, לחץ על בחר טופס שדה ב-Power Automate.
8. לאחר מכן, בחר מהטפסים שיצרת קודם לכן.
9. נְקִישָׁה צעד חדש. לאחר מכן השתמש בסרגל החיפוש כדי לחפש "טפסים".
10. נְקִישָׁה Microsoft Forms ובחר קבל פרטי תגובה מהאפשרויות למטה פעולות.
11. לחץ על זיהוי טופס שדה ובחר שוב את טופס הסקר שלך. לאחר מכן בחר זיהוי תגובה מ ה זיהוי תגובה שדה.
12. נְקִישָׁה צעד חדש. לאחר מכן בחר אקסל אונליין.
13. לאחר מכן, בחר הוסף שורה לטבלה מהאפשרויות למטה פעולות.
14. תחת מקום שדה, בחר OneDrive for Business.
15. בחר OneDrive מ ה ספריית מסמכים שדה.
16. לחץ על דפדפן הקבצים ב- קוֹבֶץ שדה ובחר בחוברת העבודה של Excel שיצרת קודם לכן. לחלופין, תוכל לבחור את זה שהועלה מהמחשב שלך אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני שיוצא בעבר.
17. בחר את שם הטבלה מגיליון Excel. כעת אמורים להופיע שדות חדשים התואמים לעמודות Excel באותו גיליון אלקטרוני. אלה חייבים גם להיות מתואמים עם שדות טופס הסקר.
18. לחץ על כל אחד מהשדות החדשים ובחר בשדה הטופס המתאים לו מתוך תוכן דינמי אפשרויות.
19. לבסוף, לחץ להציל.

זהו זה! יצרת כעת זרימת ענן אוטומטית עבור Microsoft Forms ב-Power Automate.

Power Automate יכתוב כעת תגובות חדשות באופן דינמי לחוברת העבודה שלך ב-Excel כאשר המגיבים ישלחו תשובות בזמן אמת.

אם ייצאת את תגובות Microsoft Forms שלך ל-Excel במחשב האישי שלך לפני כן, תוכל להעתיק ולהדביק את הנתונים הקיימים בחוברת העבודה האוטומטית החדשה של Excel. פעולה זו לא תעצור את זרימות Power Automate שלך.

עדכן את תשובות הסקר ב-Excel בזמן אמת

אוטומציה של עדכוני תגובה של Microsoft Forms בזמן אמת ב-Microsoft Excel הופכת את החיים לקלים. בעוד שהאפשרות הישירה של OneDrive for Business מספקת סנכרון קל אם לא שיתפת את הטופס שלך, Power Automate שימושי יותר אם שיתפת את הסקר שלך ב-Microsoft Forms ואנשים כבר מגיב.

למרות שאתה יכול למנף את Microsoft Forms בחשבון אישי, כתיבת תגובה דינמית לאקסל עדיין מחייבת אותך להחזיק בחשבון Microsoft Business. אולי תרצה גם לראות איך Google Forms משתווה לזה של מיקרוסופט מכיוון שמדובר במתחרים קרובים.