ככל שיותר ארגונים מאמצים עבודה מרחוק, הם זקוקים לכל המשאבים שהם יכולים לאסוף כדי לקיים פגישות וירטואליות פרודוקטיביות. למרות תוכנות הפגישות הווירטואליות הרבות בשוק, חלק מהצוותים העסקיים עדיין לא מצאו את הנכונים.

Microsoft Teams יוצרת שדה שוויוני עבור צוותי עבודה לעסוק ולשתף פעולה באופן וירטואלי מבלי לשבור את הכיס. המשך לקרוא בזמן שאנו דנים כיצד תוכל להגביר את הפרודוקטיביות שלך עם המערכת.

1. תזמן את הפגישה בצורה מדויקת

תזמון הוא הצעד הראשון לקיום פגישה ב-Microsoft Teams. למרות שאתה יכול להתחיל פגישה בכל עת, אם אתה רוצה שאנשים אחרים יצטרפו אליך, עליך ליידע אותם מראש.

בעת הגדרת פגישה ב-Microsoft Teams, עליך לקחת בחשבון את אזורי הזמן של המשתתפים. אם אתה המארח, תוכל לקבוע פגישה עם אזור הזמן שלך, והיא תשקף אוטומטית את אזורי הזמן של המשתתפים במרכזי המחוונים שלהם.

כדי להגדיל את שיעור ההצבעה לפגישה שלך, תזמן אותה במועד שמתאים לרוב המשתתפים, אם לא לכולם. תזמון פגישה בשעות מוזרות עלול להפריע לחברי הצוות שלך להופיע. גם אם הם יופיעו, ייתכן שהם לא ישתתפו בצורה אופטימלית אם התזמון אינו פעיל.

2. בחר מנחה

העובדה שאתה מארח פגישה ב-Microsoft Teams לא אומר שאתה חייב להיות מנחה הפגישה. אחד מ

instagram viewer
דרכים לקיים בהצלחה פגישת צוות מרחוק זה למנות מנחה, במיוחד אם יש לך כבר יותר מדי עבודה בידיים שלך.

הפקיד את המנחה שלך באחריות להניע את סדר היום של הפגישה ולרתום את המשתתפים ביעילות. על המנחה לעקוב מקרוב אחר התנהגויות המשתתפים ולוודא שאף אחד לא יהווה מטרד במהלך הפגישה. הענק למנחה גישה ושליטה נאותים להגדרות הפגישה, כדי שיוכל ליזום פקודות בעת הצורך.

3. מטב את החוויה המקוונת

פגישות מקוונות הן פרודוקטיביות ביותר בהגדרות הנכונות. לפני פתיחת פגישה, מצא מקום מתאים ותנוחת ישיבה. ודא שהמצלמה של מכשיר המחשב שלך במצב טוב לאיכות תמונה מעולה. כך גם לגבי אודיו. דאג למיקרופון עם איכות שמע טובה. בדוק את המצלמה והמיקרופון שלך לפני תחילת הפגישה כדי למנוע הפתעות לא נעימות.

בעוד שרוב המארחים מעדיפים לשבת בנוחות ולהעביר את המסר שלהם עם תיאור מלוטש, אחרים מעדיפים להתחבר למשתתפים על דוכן. Microsoft Teams מציע רקעים מותאמים אישית מרובים לייפות המרחב המקוון שלך.

4. לִרְשׁוֹם

רישום הערות הוא אחד מהם הדרכים לנהל פגישה וירטואלית פרודוקטיבית. כאשר אתה מעבד מידע רב, יש נטייה לפספס כמה פרטים חיוניים. מכיוון שיש רק כל כך הרבה שהמוח שלך יכול לשמור, אתה עלול לאבד מידע חיוני אם לא תרשם. לכן רישום הערות הוא המפתח במהלך פגישות.

אתה לא צריך עט ונייר כדי לרשום הערות בעת פגישה ב-Microsoft Teams. הכלי מציע פנקס רשימות שבו ניתן לכתוב ולשמור מידע מפגישה. אתה תמיד יכול לחזור להערות שלך כדי לאחזר את סדר היום המרכזי של הפגישה שלך.

5. השתקת משתתפים שאינם מדברים

רעש פוגע בפרודוקטיביות במקום העבודה. אם לא תצמיד את זה, זה עלול להפריע גם לפגישה הוירטואלית שלך. גם כאשר אתה עושה מאמץ להיות במקום שקט לפגישה שלך, ייתכן שמשתתפים אחרים לא יעשו את אותו הדבר. Microsoft Teams עוזר לך להיפטר מרעשים עם תכונת ההשתקה שלו.

כמארח של פגישה, אתה יכול להשתיק לא רק את עצמך, אלא גם משתתפים אחרים בפגישה ב-Microsoft Teams. הכלל הוא להשתיק משתתפים שאינם מדברים בכל עת. פעולה זו יוצרת סדר ועיצוב. משתתפים אחרים יבינו את המסר שמעביר משתתף מדבר.

6. השתמש בחלון הצ'אט להדגשה

פגישות וירטואליות צריכות להיות מרתקות כדי להשאיר את המשתתפים מתעניינים. אנשים משתעממים בקלות בשיחות ארוכות, אז אתה צריך להשתמש גם בחלון הצ'אט ב-Microsoft Teams כדי לשמור על תשומת הלב שלהם.

כמארח, אתה יכול ליצור חלון צ'אט שבו אתה והמשתתפים האחרים יכולים להשאיר הערות רלוונטיות על הפגישה. זה מקום טוב לכתוב מידע מפתח שהמשתתפים צריכים להיות מודעים אליו. המנחה יכול גם לבקש מהמשתתפים להשאיר כל שאלה שיש להם בחלון הצ'אט, כך שכולם יוכלו להבין את השאלות בבירור.

7. הקלט את הפגישה

טעות אחת שמארחי פגישות וירטואליות עושים היא אי מעקב אחר כל הפעילויות. כשהם צריכים לחזור לנושא, הם לא יכולים. Microsoft Teams הפך את תהליך ההקלטה לקל על ידי הצגת תכונת הקלטה כדי לתפוס כל פרט זעיר במהירות.

יצירת הפניות היא חלק מתהליך למידה, ושמירה על תיעוד של כל התכנסות מקוונת היא מועילה ביותר. כאשר אתה מקליט את הפגישה שלך ב-Microsoft Teams, יש לך הוכחות קונקרטיות לפרטי הפגישה.

8. טשטש את הרקע שלך

בדיוק כמו שסביבה רועשת עלולה לגרום למישהו אחר לפספס את המסר שדובר מעביר בפגישה מקוונת, רקע רועש יכול גם לגרום להסחות דעת. לדוגמה, ציור יפה של משתתף יכול להסיח את דעתך ממה שהם אומרים. אולי אפילו תשכח את קו המחשבה שלך.

Microsoft Teams מאפשר למשתתפים לטשטש את הרקע שלהם, כך שהם יכולים להתמקד בעצמם ובמה שהם דנים בהם. עם תכונה זו, אינך צריך לדאוג לגבי הרקע המושלם לפגישה שלך.

9. השתמש בתכונת הלוח הלבן

משתמשים רבים אינם מנצלים את תכונת הלוח הלבן ב-Microsoft Teams למקסימום. זהו קנבס מקוון ללכוד את המסרים והרעיונות שלך בפעולה.

הלוח של Microsoft Teams שימושי כאשר אתה צריך להסביר רעיונות מורכבים לחברי הצוות שלך במהלך פגישה. הוא מציע מרכיבי שרטוט שונים שיעזרו לך להביע את מחשבותיך בצורה ברורה.

10. הפעל את שיתוף המסך

לפעמים, הסבר רעיונות ומושגים לצוותים בפגישה וירטואלית אינו מספיק. עליך להראות להם את המידע כפי שהוא במכשיר המחשב שלך. Microsoft Teams מאפשר זאת עם תכונת שיתוף המסך שלה.

אתה מקבל את ההזדמנות לשפר את רמות המעורבות של המשתתפים בפגישה המקוונת שלך עם Microsoft Teams כאשר אתה מפעיל את שיתוף המסך. זה מאפשר לך להראות לאנשים אחרים על מה אתה מדבר ואיך בדיוק זה במערכת שלך.

הפוך את הפגישות הווירטואליות שלך לכדאיות עם צוותי Microsoft

פגישות וירטואליות באו כדי להישאר. צוותי עבודה עושים צעדים גדולים באינטראקציה זה עם זה מהמיקומים המרוחקים שלהם. אבל כדי שזה יקרה, אתה צריך להיות מכוון להפיק את המרב מהפגישות שלך על ידי מינוף התכונות הרבות ב-Microsoft Teams.

אם אתה מתכוון לארח אנשים בפגישה, הפוך את זה לכדאי על ידי ייעול החוויה. צור מקום לכולם לתרום ולשתף רעיונות. כאשר חברי הצוות שלך יראו את הערך בפגישות שלך, הם יהיו להוטים להצטרף בכל פעם שתקבע פגישה.