רעיונות חדשים לשבוע העבודה הופיעו כאשר חברות נוספות מנסות להילחם בשחיקה של עובדים. לדוגמה, ניסוי חברתי אחד משנה שבוע עבודה של 40 שעות וחמישה ימים לשבוע עבודה של 32 שעות וארבעה ימים.
אמנם יש הדואגים שהפחתת מספר שעות העבודה תקטין את הפריון, אבל זה לא בהכרח נכון. על פי דיווח של BBC, ניסוי בן ארבע שנים של שבוע העבודה בן 32 השעות הראה כי "הפרודוקטיביות נשארה זהה או השתפרה ברוב מקומות העבודה".
אם מקום העבודה שלך שוקל לעבור לשבוע עבודה של 32 שעות, בצע את חמשת השלבים הבאים כדי למקסם את הפרודוקטיביות.
1. ארגן משימות
כדי לוודא שמשימות חשובות הן בעדיפות עליונה, רשום את המשימות שלך לאותו יום (או שבוע, אם אתה רוצה לתכנן מראש). בהסתכלות על הרשימה, מיין כל משימה לשלוש קטגוריות: עדיפות גבוהה, עדיפות בינונית, ו עדיפות נמוכה.
משימות בעדיפות גבוהה חיוניות לעסק שלך שצריכות להיעשות במהירות. משימות בעדיפות בינונית צריכות להסתיים בהקדם, אך עשויות להתעכב מעט. לבסוף, משימות בעדיפות נמוכה הן אלה שיש להשלים אך לא מיד.
אם אינך בטוח כיצד לסווג את המשימות שלך, נסה מערכת שלושת החבטות לתעדוף רשימת המשימות שלך.
כאשר אתה מפרט וממיין את המשימות שלך, השתמש באפליקציית הערות שיתופיות כמו
Microsoft OneNote אוֹ Google Keep כך שכל הצוות שלך יודע איזו עבודה הם צריכים לתת עדיפות. אפליקציית הערות תאפשר גם לחברי הצוות שלך לספק משוב על רשימת העדיפויות כדי שתוכל לוודא שהעבודה החיונית הושלמה תחילה.2. שתף יומנים
המשך במומנטום השיתופי שהתחלת באמצעות ארגון משימות על ידי כך שהצוות שלך ישתף את היומנים שלו. רוב אפליקציות היומן, כמו Microsoft Outlook ו לוח שנה של גוגל, מאפשרים לך לשתף את לוח הזמנים שלך עם משתמשים אחרים.
מודעות ללוח הזמנים של כולם היא המפתח לשמירה על סביבה פרודוקטיבית. על ידי שיתוף היומן שלך עם הצוות שלך, כולם יכולים לעקוב אחר פגישות צוות חשובות ולהבטיח שהם לא יפריעו לעמיתים לעבודה בתקופות של זמן חסום.
זה גם יהיה קל יותר לחתוך פגישות מיותרות. הכרת לוח הזמנים של כולם תאפשר לך להבין זמן שבו כולם ייפגשו במקום לקיים מספר פגישות חד פעמיות. זה גם יאפשר לך לראות אם נושאי הפגישה חוזרים על עצמם.
3. השתמש באפליקציות טיימר (והאזין להן)
כששבוע העבודה שלך מופחת ב-20%, כל דקה ביום הופכת למשאב בעל ערך רב יותר. כדי לייעל את הזמן שלך, עליך ליצור לעצמך לוח זמנים ולעמוד בו. חסום זמן בלוח השנה שלך עבור כל משימה שאתה צריך לבצע ולפגישות והפסקות (כי אתה צריך לקחת הפסקות מספקות ומשקמות להיות במיטבך).
לאחר שתקבע את לוח הזמנים שלך, הגדר טיימר לכל משימה. כמה אפליקציות טיימר פופולריות כוללות פומופוקוס ו טוגל. לא משנה באיזו אפליקציה תבחר, הקפד להאזין לה. כאשר הטיימר שלך אומר לך לעצור, עליך לעצור ולעבור למשימה הבאה שלך, גם אם לא סיימת אותה.
כדי להילחם בעבודה שלא הסתיימה, הוסף תמיד חסימת התקדמות ללוח הזמנים שלך. חסימת התקדמות היא פרק זמן מוגדר שאתה נותן לעצמך כדי להמשיך לעבוד על משימות שלא הספקת לסיים. הוספת אחד יאפשר לך להישאר במסלול להשלמת כל העבודה שלך.
4. השתמש במערכת אחסון בענן
שיתוף מסמכים חיוני לכל עסק. למרבה המזל הימים של מערכות אחסון בעותקים מודפסים, שהגבילו את הנגישות, חלפו מזמן. אבל בסביבת עבודה של 32 שעות, לא כל מערכת אחסון דיגיטלית תתאים.
ודא שהצוות שלך משתף מסמכים בסביבת שיתוף בענן, כמו OneDrive אוֹ גוגל דרייב. כאשר אתה מארח מסמכים בסביבה מקומית, הגישה מוגבלת, מה שמאט את זרימות העבודה. מערכות אחסון בענן מאפשרות לכולם לגשת לחומרים הדרושים, ומונעות מהמורות מהירות ביום העבודה.
מערכות אחסון בענן גם מאפשרות לכולם לעקוב אחר התקדמות העבודה, מה שעוזר למאמצי פרויקטים צולבים. עם זאת, כדי להפוך את מערכת האחסון בענן שלך לנגישה, ארגן ו לנקות את אחסון הענן שלך מעת לעת. בדרך זו, אתה וחברי הצוות שלך לא תבזבזו זמן במיון תיקיות וקבצים מיושנים כדי למצוא את מה שאתה צריך.
5. עקוב אחר היום שלך בגיליון אלקטרוני
בנוסף לחסימת הזמן בלוח השנה שלך, הקלט את המשימות היומיות שלך בגיליון אלקטרוני באמצעות תוכנית כמו Microsoft Excel אוֹ Google Sheets. רשום כל משימה וכמה זמן לקח לך העבודה.
כשאתה רושם את הזמן למשימה, אל תכתוב רק את מה שחסמת ביומן שלך. במקום זאת, אם אתה צריך יותר זמן כדי להשלים משימה, רשום זאת. הכרת הזמן הכולל שאתה מקדיש למשימה חיונית כדי להבין כיצד לייעל את היום שלך.
לאחר שבוע של מעקב אחר הזמן המושקע במשימות היומיות שלך, ראה כיצד הזמן שלך התפזר על פני רשימת המשימות שהיית צריך לבצע. למד את הרשימה ושאל את עצמך מה היא אומרת. איפה אתה מבלה את רוב זמנך? אילו משימות נמשכות זמן רב מהצפוי? היכן ניתן לקצץ בזמן המושקע?
מעקב ותשאול זה יאפשרו לכם להבין טוב יותר כיצד הזמן שלכם מנוצל לאורך היום. לדעת היכן מוקדש הזמן שלך יאפשר לך להבין מה ניתן לקצץ, להאציל ולהזדקק לתשומת לב רבה יותר.
מקסם את שבוע העבודה של 32 שעות
כדי למקסם את הפרודוקטיביות במהלך שבוע העבודה של 32 שעות, זכור לארגן את המשימות שלך, לשתף את היומנים שלך, להשתמש באפליקציות טיימר, להשתמש באחסון בענן ולעקוב אחר היום שלך. חמשת השלבים האלה הם שינויים קלים ביום העבודה שלך שישפיעו באופן משמעותי על שבוע העבודה שלך.
חשוב לזכור שהפסד של שמונה שעות שבועיות לא אומר שאתה צריך לאבד חלק מתפוקת העבודה שלך. להיפך, שינוי לשבוע העבודה בן ארבעה ימים עשוי להניע את הצוות שלך לעבוד קשה יותר.
פרודוקטיביות לא תמיד קשורה לזמן שיש לך; זה לגבי איך אתה מנצל את הזמן הזה.
