אם אי פעם סידרת את הארון, אתה יודע כמה פשוט למצוא את הדברים שלך אחרי. לא רק כי יש פחות מה לעבור, אלא כי הסרת כל דבר שכבר אינך משתמש בו או שאינו שייך.

אותו דבר לגבי כלי ניהול הפרויקטים שלך. אתה משתמש בהם כדי להתעדכן במשימות שלך, אבל לפעמים סינון ביניהן או ביניהן עלול להפוך לא יעיל.

כשאתם מתרגלים מינימליזם עם הדברים שלכם, אתם מוקפים רק בחפצים היקרים והאהובים ביותר שלכם. אז למה כדאי לך לנקוט בגישה מינימליסטית לכלי ניהול הפרויקטים שלך? המשך לקרוא כדי לגלות.

דמיינו את זה: אתה ועמיתיך לעבודה משתמשים ב-ClickUp כדי לנהל את זרימת העבודה היצירתית שלך, ב-Asana כדי לשלוח בקשות לפרויקטים וב-Notion לכל השאר. בזמן שאתה יודע איפה למצוא או לשים הכל, אתה צריך לדפדף בין כלים כדי להגיע לשם. ואז יש מקרים שבהם משימה נופלת בין לבין. אתה לא באמת יכול למקם אותו באף אחת מהתוכנות, אז אתה בוחר אחת וצריך להזכיר לעצמך היכן הוא נמצא.

על ידי שמירה על תוכנה אחת עבור כל הפרויקטים שלך, אתה חוסך זמן. תחשוב על התדירות שבה אתה מתחבר או יוצא או עובר בין מספר חשבונות. שלא לדבר על גלילה כדי לגלות רק שהמידע שאתה צריך נמצא במקום אחר.

instagram viewer

במבט ראשון, אולי תחשוב שתוכנה אחת לא תענה על כל הצרכים שלך, אבל תוכנות כמו Notion, ClickUp ו-monday.com ניתנות להתאמה אישית רבה. הצעד הראשון פנימה תחילת העבודה עם כל תוכנה לניהול פרויקטים הוא קובע כיצד אתה רוצה להשתמש בו. משם, אתה יכול לשלב תכנון ויצירתיות כדי לשרטט את זרימות העבודה ולוחות הפרויקט שלך.

אתה והצוות שלך מצליחים. אתה מפרט בקפידה כל מטלה ומקפיד לכלול פרטים. אבל לעתים קרובות אתה לוחץ על המשימה הלא נכונה, והעמודים שלך כל כך ארוכים שאתה הופך חסר סבלנות בזמן הגלילה.

אם אתה מוצא את לוחות הפרויקט שלך ארוכים מדי או עמוסים מדי, יש פתרון פשוט. בין אם כל אחד אחראי למשימות שלו ובין אם אתה מייעד מישהו שיסדר את הדברים, אתה רוצה להבטיח שתישאר בשליטה על התחזוקה. זה אומר:

  • ארכיון משימות שהושלמו.
  • מחיקת משימות כפולות.
  • רק פירוט מידע רלוונטי.
  • דבק בפריטים עדכניים.
  • לוודא שהנתונים וההערות מעודכנים.

על ידי מעבר קבוע וסדר, למצוא את מה שאתה צריך יהיה משב רוח.

3. פחות תכונות אומר פחות פריטים לניהול

ל הימנע מעייפות תכונות בעת שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים, חשוב שתהיה לך הבנה טובה של מה אתה רוצה לעשות עם זה - במקום לתת לפעמונים ולשריקות של תוכנית לעשות את זה בשבילך. יישומון או אינטגרציה שנראים שימושיים כעת יכולים פשוט להפוך לשלב נוסף בתהליך שלך.

הסתכלות על האופן שבו אתה כבר מקצה ומנהל משימות יעזור לך לקבוע אילו תכונות הן השימושיות ביותר ואילו מהן הן רק רעש. ייתכן שתמצא שימוש בתכונות הבסיסיות כגון רשימות התוכנה, כלי תקשורת ותזכורות מועיל מספיק.

על ידי היצמדות רק לתכונות השימושיות ביותר, הפריסה של הלוח או זרימת העבודה שלך תהיה גם נקייה וקלה יותר לניווט.

פחות פירושו יותר פרודוקטיביות ומיקוד

נקיטת גישה מינימליסטית לכלי ניהול הפרויקטים שלך תעזור לך לחסוך זמן באיתור מה שאתה צריך, ויהיה לפניך המידע הרלוונטי והעדכני ביותר. בנוסף, אתה יכול לראות היכן אתה והזמן שלך נמצאים במבט חטוף.

זה אומר להגביל את מספר הכלים שבהם אתה משתמש, לשמור על לוח מסודר עם מידע עדכני, ולהיצמד רק לתכונות שמועילות לך.