עם Google Docs, שיתוף ושיתוף פעולה במסמכים הוא קלוש. אבל אם אתה עובד עם מגוון מהם, תרצה מספר דרכים לשתף את הקישורים שלך ולהתאים הרשאות.
קל לכבות את ההגדרות האלה כדי שכל מי שיש לו את הקישור יוכל לגשת במהירות לקובץ ולהתחיל לעבוד. אבל לפעמים זה יכול להיות שיתוף יתר או מתן אפשרות לאנשים לערוך שאתה מעדיף שלא. במאמר זה תוכל לקרוא על דרכים שונות לשתף קישורים ל-Google Docs שלך וכיצד הם פועלים.
1. השתמש בהגדרות השיתוף כדי לשתף את Google Docs שלך
אלא אם כן אתה עובד באחסון שיתופי, Google מגדירה מסמכים שאתה יוצר בהתאם מוגבל כברירת מחדל. זה אומר שתצטרך להתאים את הגדרות השיתוף לפני שאחרים יוכלו לראות אותם באמצעות הקישור. אחרת, הצופים שלך יגיעו לדף שיבקש מהם לבקש גישה, מה שעלול להיות הרבה עבודה והתראות עבורך והמתנה עבורם.
כדי להתאים את הגדרות ההרשאות בקובץ שלך, לחץ לַחֲלוֹק בפינה השמאלית העליונה של המסך כדי להעלות את הגדרות השיתוף. בתוך תפריט זה, אתה יכול לראות סקירה מהירה של מי יש גישה למסמך. אתה יכול גם להעניק גישה לאחרים. כך פועל כל חלק בתפריט זה.
הוסף אנשים וקבוצות
אם אתה רוצה להגביל למי יש גישה ל-Google Docs שלך, תוכל להוסיף אנשים ספציפיים באמצעות השדה הזה בראש התפריט. הקלד את כתובת המייל שלהם כאן. השלב הבא הוא להקצות את התפקיד שלהם, לבחור אם ברצונך להודיע להם ולהוסיף הודעה אופציונלית.
הם יקבלו אימייל המודיע להם ששיתפת אותם איתם, כולל קישור שיעביר אותם אליו. הם יכולים גם למצוא אותו שוב מאוחר יותר משותף איתי הכרטיסייה ב-Google Drive משלהם.
אנשים עם גישה
תחת אנשים עם גישה כותרת, תוכל לראות למי יש גישה למסמך. אתה יכול גם להתאים את תפקידם על ידי לחיצה על החץ שלצדו - אלה הם:
- צוֹפֶה- אנשים אלה יכולים לראות את המסמך, להוריד, להדפיס או להעתיק אותו.
- מגיב- הם יכולים לשתף ולהשתמש בהערות או הצעות כדי לתקשר איתך.
- עוֹרֵך-יש להם את השליטה השנייה בגודלה בעלים (אתה, אם יצרת את המסמך). הם יכולים לשנות אותו, לעבוד עם הצעות של אחרים, ואפילו לשתף את הקובץ עם אנשים אחרים ולהתאים את ההרשאות שלו.
בנוסף, אתה יכול להשתמש בתפריט זה כדי העברת בעלות על קובץ אוֹ הסר גישה.
תוכל לבצע התאמות נוספות להגדרות השיתוף שלך על ידי לחיצה על גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של החלונית. כאן תוכל לבטל את היכולת של עורכים לשתף או לשנות הרשאות של מסמך. תוכל גם למנוע מצופים ומגיבים להוריד, להדפיס או להעתיק את המסמך.
גישה כללית
בְּתוֹך גישה כללית,תוכל להחליט אם ברצונך לשמור על המסמך מוגבל או אם ברצונך להעניק לו גישה כל אחד עם הקישור. כדי לעשות זאת, לחץ על תפריט הטוס לצד מוגבל ולבצע את ההחלפה.
לאחר המעבר, תוכל לערוך את ההגדרות כדי לאפשר לבעלי הקישור להציג, להגיב או לערוך. זכור, שאם יש לך את הקובץ שלך פתוח עבור אלה עם הקישור, אינך יכול למנוע מאחרים לשתף את הקישור.
כשתהיה מוכן, תוכל לתפוס את הקישור במהירות על ידי לחיצה העתק קישור בפינה השמאלית התחתונה של הלוח. עכשיו אתה יכול להדביק אותו בכל מקום שתרצה. לגישה מהירה, אתה יכול סימנייה ויזואלית לארגן את הקישורים שלך בתוכנה כמו Notion כדי לעזור לך למצוא ולשתף אותם מאוחר יותר.
בנוסף, אתה יכול להעתיק את הקישור ישירות מסרגל הכתובות. כדי לעשות זאת, הדגש את הכל עד לאכסון קדימה אחרי המחרוזת הארוכה של מספרים ואותיות.
אתה יכול פרסם את Google Docs שלך לכל אחד לצפות בלחיצה קוֹבֶץ בפינה השמאלית העליונה של המסך, מרחף מעל לַחֲלוֹק, ובחירה פרסם באינטרנט. משם, כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ על לְפַרְסֵם לַחְצָן.
זה עשוי להיראות זהה להגדרת הגדרות השיתוף שלך כל אחד עם הקישור. זה כן, אלא שהמידע הוא לצפייה בלבד, והשינויים שאתה מבצע במסמך אינם פעילים. לכן, ברגע שהקובץ שלך מוכן לצפייה, אתה יכול ללחוץ על פרסום ולהעניק לאחרים גישה.
אבל אם אתה צריך להמשיך לעבוד על המסמך, אתה יכול להתאים את ההגדרה כך שאף אחד לא יראה את השינויים שלך עד שתלחץ לְפַרְסֵם שוב. כדי לעשות זאת, לחץ על תפריט הטוס לצד תוכן והגדרות שפורסמו ברגע שתפרסם את זה ברבים, ותבטל את הסימון פרסם מחדש באופן אוטומטי כאשר מתבצעים שינויים.
לאחר שתפרסם אותו, תוכל לשתף את הקישור או להטמיע אותו במסמכים או דפי אינטרנט אחרים. כדי להוריד את הקובץ שלך, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לחזור לאותו תפריט ולבחור תפסיק לפרסם. זוהי דרך מצוינת לשתף מידע מבלי לבנות אתר או לדאוג לגבי דומיין ואירוח.
יצירת סימניה בתוך Google Docs שלך תביא את הקוראים שלך למקום ספציפי בדף. כדי לעשות זאת:
- מקם את הסמן במקום שבו אתה רוצה שהסימנייה תופיע.
- לך ל לְהַכנִיס ו סימניה.
- ברגע שאתה בוחר סימניה, הסמל יופיע במסמך שלך.
- לחץ על הסמל כדי להעתיק את הקישור או למחוק אותו.
זכור כי אלה שאתה משתף איתם את קישור הסימנייה יזדקקו גם לגישה לשאר המסמך. זה גם אומר שהם יכולים לראות את כל העניין.
ישנן דרכים רבות עבורך לשתף את קישורי Google Docs שלך:
- באמצעות הגדרות השיתוף, אתה יכול לשמור אותו בלעדי או להפוך אותו לנגיש באופן נרחב לצופים, מגיבים או עורכים.
- פרסום מאפשר לך לשתף את עבודתך בפורמט ציבורי.
- סימניות מאפשרות לך להיות ספציפי יותר.
מה תבחר תלוי בך ובסוג המסמך שאליו תרצה לקשר. זכור לבדוק שוב את המסמכים שלך לפני השיתוף.
