עבודה היברידית הפכה פופולרית יותר במאה ה-21 ויש לה מספר יתרונות. הצוותים יכולים להמשיך בשיתוף פעולה אישי, בעוד העובדים יכולים לחסוך כסף בנסיעות ולסבול פחות זמן נסיעה לעבודה. עם זאת, הצבת המערכות הנכונות היא חיונית להצלחה בטווח הארוך.
אנשים רבים ברחבי העולם משתמשים ביומן Google כדי לנהל את יום העבודה שלהם, ויש לך הרבה אפשרויות בעת הגדרתו לעבודה היברידית. מאמר זה יראה לך כיצד לפעול בצורה יעילה יותר במספר מיקומים.
1. שיתוף מיקום ושעות עבודה
אחת הדרכים הקלות ביותר לשתף פעולה לעבודה היברידית באמצעות יומן Google היא על ידי שיתוף מיקום ושעות העבודה שלך. כאשר אתה והצוות שלך עשית זאת, יהיה לך קל יותר לארגן פגישות, להבין מדוע אנשים לא הגיבו ועוד.
אם ברצונך לשתף את שעות העבודה בהן אתה מחובר, אתה יכול פשוט להוסיף הערה בכרטיס Google שלך. כאן, אתה יכול גם להוסיף את אזור הזמן שלך. אתה יכול גם לשתף את שעות העבודה שלך על ידי מעבר אל שלך הגדרות ושיתוף > שעות עבודה. סמן את התיבה אפשר שעות עבודה והתאם אישית את שעות העבודה שלך עבור כל יום.
דרך נוספת לשתף את אזור הזמן שלך ביומן Google היא על ידי בחירת היומן שאתה והצוות שלך עובדים עליו. עבור אל הגדרות ושיתוף לפני שתבחר היכן אתה מבוסס תחת אזור זמן סָעִיף.
2. שימוש בזמן מיקוד ביומן גוגל
אם אתה משתמש באייפון, אתה בוודאי מכיר את מצבי פוקוס. בקיצור, אתה יכול להשתמש בהם כדי להגביל התראות ודברים אחרים שעלולים לגרום לך להחליק בעבודה שלך. עבודה היברידית יכולה לגרום לכך שהרבה אנשים מנסים ליצור איתך קשר כאשר אתה אמור להתמקד מאוד במשימה, וליומן Google יש כלי שיעזור לך להתמודד עם בעיה זו.
תכונת זמן המיקוד ביומן Google מאפשרת לך לקצוב זמן לעבודה שלך, ואתה יכול גם לבחור אם אתה רוצה להגיד לא אוטומטית לפגישות שאנשים אחרים מזמינים אותך אליהן. שימו לב שרק חלק מהתוכניות יאפשרו גישה לתכונת זמן המיקוד. אתה יכול לבדוק על ידי יצירת אירוע חדש ולראות אם אתה מבחין באפשרות המאפשרת לך לעשות זאת.
3. עקוב אחר היומנים של כולם
האם אי פעם מישהו הזמין אותך לאירוע חשוב, רק כדי שכבר יהיה לך משהו אחר בלוח השנה שלך? אם כן, תדע כמה זה יכול להיות מעצבן. החדשות הטובות הן שעם יומן Google, אתה יכול להגביל את הבעיה הזו כשאתה עובד על מודל היברידי.
אחת הדרכים לעצור התנגשויות בזמן הפגישה היא לדעת מתי כולם פנויים. בעת יצירת אירוע חדש, עבור אל להיפגש עם… אפשרות בצד שמאל והזן את שמות האנשים שברצונך להזמין.
אתה אמור להיות מסוגל לראות את היומנים של האנשים שאתה מזמין. עם זאת, ייתכן שחלק מהמשתמשים לא שיתפו את שלהם - ואם זה המקרה, עליך לנסות לוודא שהם ישנו זאת (ייתכן שתצטרך גם לשדרג את תוכניות המנוי שלהם ל-Google Workspace).
4. השתמש באינטגרציות של צד שלישי
כאשר הצוות שלך מאמץ מודל עבודה היברידי, עליך להסיר כמה שיותר חסמים לשיתוף פעולה. החדשות הטובות הן שליומן Google יש מספר אינטגרציות של צד שלישי, ואלה יכולים לעזור לך להשתמש ביותר מהאפליקציות המועדפות עליך יחד. עם Google, אתה יכול לשלב כלי תקשורת כמו זום ואפליקציות שימושיות אחרות - כגון תזכורת לפגישה.
כדי לשלב אפליקציות של צד שלישי עם יומן Google, עבור אל + סמל בצד ימין של המסך. לאחר מכן, חפש או בחר את האפליקציות שבהן תרצה להשתמש. לאחר מכן תוכל לבחור התקנת מנהל מערכת אוֹ התקנה אישית, מה שמתאים לצרכים שלך.
5. זכור את החגים הציבוריים של מדינות אחרות
כחלק מהמודל ההיברידי שלך, ייתכן שיהיו לך חברי צוות העובדים במדינות שונות. ואם אתם פועלים על פני גבולות שונים, חשוב לזכור שהעולם כולו אינו פועל על אותו לוח זמנים.
אם אתה מנסה לארגן פגישות, ודא שהאירועים האלה לא מתנגשים עם חגים אחרים. לדוגמה, בעוד שבריטניה לא מורידה את ה-4 ביולי, ארה"ב כן. אתה יכול לשאול את חברי הצוות שלך, אבל תמצא גם הרבה מקומות באינטרנט; סוּג "חגים ציבוריים [שנה]", ואתה אמור להיות מסוגל למצוא רשימה.
6. הגבל את מספר הפגישות שיש לך
אם אי פעם הייתה לך עבודה של 9-5 לתקופה ממושכת, סביר להניח שתדע כמה פגישות רבות הן חסרות טעם. ואם אתה לא נכנס עם תוכנית נכונה, אתה יכול ליפול במהירות למלכודת שבה הצוות שלך מנהל דיונים על הפגישה האחרונה.
לפני שתקבע פגישה, שאל אם יש צורך לקיים פגישה. רוב הזמן, אתה יכול לשלוח הודעה דרך Slack או שלח לחברי הצוות שלך דוא"ל במקום זאת. אם אתה צריך לערוך פגישה, ערוך רשימה ברורה של נקודות דיבור ושמור אותה קצרה ככל האפשר.
7. השתמש בתכונת המשימות ביומן Google עבור מועדים
לא להיות כל הזמן באותו חדר עם הקולגות שלך יכול להיות ברכה. לדוגמה, לעתים קרובות אתה יכול להתמקד בהשלמת משימות הדורשות מאמץ קוגניטיבי משמעותי - מבלי לדאוג שאחרים יסיחו את דעתך. עם זאת, זה יכול גם לגרום לבעיות.
בעיה אחת היא שאתה עלול לשכוח מועדים חשובים. עם זאת, אתה יכול להשתמש ביומן Google כדי להקל על הבעיה. מעקב אחר מועדים קל; אתה יכול ללכת ל צור > משימה והזן את כל מה שאתה צריך כדי להשלים. לאחר שתעשה זאת, בחר את התאריך שבו הוא אמור להגיע.
בנוסף ליומן Google, אתה יכול השתמש בכלים כמו Todoist ו-Microsoft To Do למטרות דומות.
8. חסום את הזמן שבו אתה הולך לעבוד על משימות חשובות
אחד היתרונות של עבודה היברידית הוא שיש לך יותר גמישות בלוח הזמנים שלך. הרעיון של "עבודה עמוקה" הוא מספרו של קאל ניופורט בנושא, ואחד ממרכיבי הליבה כרוך בעבודה על משימות קשות במשך תקופות בכל יום - ללא הסחות דעת.
עבודה עמוקה היא לא משהו שאתה יכול לצפות לעשות במשך יום של שמונה שעות, אבל תזמון כיסים למשימות אינטנסיביות הוא רעיון טוב. אתה יכול ללכת ל צור > משימה כדי להקדיש זמן להשלמת הפרויקטים שלך, ואתה יכול גם להחליט אם אתה רוצה להגדיר משימות שחוזרות על עצמן.
חסימת זמן קשה בהתחלה, ו אנו ממליצים לבדוק את הטיפים המובילים שלנו לחסימת זמן לעזור לך.
יומן Google: מלווה שימושי עבור מאמצי העבודה ההיברידיים שלך
עבודה היברידית יכולה להועיל למעסיקים ולעובדים כאחד. כאשר עושים זאת נכון, אתה יכול לטפח סביבה של חברי צוות שיכולים לשתף פעולה ולחדש - תוך מתן חופש לאנשים נוספים. על ידי שליטה רבה יותר על לוח הזמנים שלהם, ייתכן שתבחין שחברי הצוות פרודוקטיביים יותר.
יומן Google יכול לפתור בעיות רבות הנובעות ממודלים היברידיים של עבודה, כגון שקיפות מוגבלת ותקשורת. נסה את הטיפים האלה ותראה אם הם עובדים בשבילך.
