במשך עידנים, עסקים ותאגידים ברחבי העולם השתמשו באקסל ככלי לניהול מלאי. אבל ככל שמוצגות תוכנות ייעודיות לניהול מלאי רבות, הכדאיות של Excel למשימה זו מוטלת בספק.
למרות ש-Excel היא תוכנה שימושית ביותר, האם היא מספיקה לניהול מלאי? כדי לענות על שאלה זו, הבה נשווה ניהול מלאי של Excel עם תוכנת ניהול מלאי.
מדוע עסקים רבים משתמשים באקסל לניהול מלאי
Excel היא בעצם תוכנית גיליונות אלקטרוניים המשתמשת ברשתות תאים כדי לסייע באיחוד, ארגון וחישוב של נתונים במהירות. עם זאת, זה מעבר לאריתמטיקה בסיסית -לאקסל יש תבניות ותכונות לניהול פרויקטים, חשבונאות, חיזוי ומשימות מקצועיות אחרות. לכן זו גם אפליקציית ניהול המלאי של עסקים רבים.
לאקסל יש מחסום כניסה נמוך מכיוון שהוא חסכוני. אתה רק צריך לקנות רישיון עבור Microsoft Office, ואתה מוכן ללכת. זו הסיבה שתמצא את כולם, החל מסטארטאפים ועד תאגידים המשתמשים בו.
יתר על כן, אקסל הוא רב תכליתי. אתה יכול להתאים אותו בהתאם לדרישות הייחודיות שלך ולהוסיף פקודות מאקרו, נוסחאות ותבניות. עם Excel, אתה לא מוגבל רק למספרים משעממים. אתה יכול צור גרפים ותרשימים רבי עוצמה באקסל להציג ולנתח נתונים באופן חזותי במבט חטוף.
6 חסרונות של ניהול מלאי באקסל
אין ספק שאקסל מציע תכונות מרשימות שסטארט-אפים ועסקים קטנים משתמשים בהן כדי לנהל את המלאי שלהם. עם זאת, ככל שעסקים גדלים, נוצרות בעיות עקב מגבלותיו של אקסל ככלי לניהול מלאי. הנה כמה מהמגבלות שלו.
1. תהליך גוזל זמן וחוסר אוטומציה
עסקים גדולים יותר עוסקים במלאי נרחב יותר, אותו יש לתעד באופן ידני באקסל. מהזנה ועדכון נתונים ועד לארגון וסקירה, ניהול מלאי באקסל עולה לחברה הרבה עבודה ידנית וזמן.
בעולם אידיאלי, היית רוצה ש-Excel ינחה אותך לאחר שהמלאי שלך יורד לרמה מסוימת כדי שתוכל לבצע סדר מחדש. למרבה הצער, זה לא המקרה בגלל חוסר אוטומציה באקסל.
2. אפשרות מוגברת לטעויות אנוש
בעיה נוספת בהזנת נתונים ידנית היא האפשרות לטעויות אנוש. בעוד שטעויות כאלה ניתנות לרוב להימנעות בקנה מידה קטן יותר, טעויות אנוש הן כמעט בלתי נמנעות כאשר מתמודדים עם זרם מסיבי של נתונים ממקורות רבים.
לדוגמה, נוסחה שגויה עלולה להשפיע על תאים מרובים, אם לא על הגיליון האלקטרוני כולו, ולהוביל לדיווחים שגויים. לכאורה, טעויות כאלה עלולות ליצור תוצאות שגויות שעולות לחברה מיליוני דולרים.
מציאת ותיקון השגיאות הללו הוא משחק כדור חדש לגמרי. איך מוצאים פסיק או נקודה עשרונית חסרים באלפי תאי נתונים? גם אם אתה מוצא את הבעיה, לעתים קרובות יש לתקן אותה בתאים מרובים, מה שיכול להימשך מספר שעות.
3. היעדר עדכונים בזמן אמת
ניהול מלאי יעיל דורש נתונים בזמן אמת לקבלת החלטות מהירה ומדויקת. עם זאת, זה בלתי אפשרי עם Excel מכיוון שעליך לעדכן ידנית את הגיליון האלקטרוני לאחר כל משלוח או מוצר שנמכר. אפילו עם הצוות המסור ביותר המעוניין במלאי ואספקה זמינים, נתוני ה-Excel שלך יהיו לעתים קרובות צעד אחד מאחור.
בגלל היעדר עדכונים בזמן אמת, עסקים צריכים לעתים קרובות לקבל החלטות על סמך נתונים מיושנים. זה יכול להוביל למספר בעיות, כמו עודף מלאי או תת-מלאי.
4. שיתוף פעולה מוגבל
שיתוף פעולה יעיל חיוני לניהול מלאי מאחר שהוא עוסק בנתונים ממקורות רבים. יש מעט תכונות שיתוף פעולה ב-Excel מלבד שיתוף חוברות עבודה, הערות ותוספות של צד שלישי. עם זאת, עדכון סימולטני של נתוני מלאי הוא טרחה באקסל.
5. חוסר אבטחה והיסטוריית נתונים
בכל עסק, בעלי עניין מרובים זקוקים לגישה לחלקים ספציפיים של נתוני מלאי. זה הופך לבעייתי בעבודה עם Excel מכיוון שהוא אינו מציע גישה מבוססת תפקידים. אדם עם גישה לגיליון האלקטרוני של המלאי יכול לגשת אליו לחלוטין או לא בכלל, מה שמקשה על הגנה על מידע רגיש של החברה.
למרות שאתה יכול לעקוב אחר שינויים באקסל, זה לא מספיק לחברות עם מערכי נתונים גדולים ומורכבים יותר של מלאי. קשה לעקוב מי ביצע שינויים בנתוני המלאי, אילו שינויים בוצעו ומתי הם בוצעו.
נתיב ביקורת מוגבל כזה מקל על כל אחד לשנות את נתוני המלאי כדי להסתיר פעילויות הונאה, מה שמעמיד את שלמות נתוני המלאי על כף המאזניים.
למה לעבור לתוכנת ניהול מלאי?
אם אתה מתמודד עם בעיות בזמן ניהול המלאי שלך עם Excel, הגיע הזמן לעבור לתוכנת ניהול מלאי. שלא כמו Excel, תוכנה זו תוכננה במיוחד לניהול מלאי ומשלבת בצורה חלקה את כל ההיבטים של ניהול מלאי, כגון ערוצי מכירה, חידוש מלאי ואחסנה.
מלבד להציע פתרון נקודתי, תוכנות לניהול מלאי כמו Cin7 ו מלאי זוהו להפוך את התהליך לאוטומטי עם הודעות והתראות. הם מספקים תכונות דיווח מיוחדות שעוזרות לחזות מגמות מכירות ולקבל החלטות מגובות בנתוני מלאי בזמן אמת.
5 היתרונות של תוכנת ניהול מלאי על פני אקסל
תוכנת ניהול המלאי העדכנית ביותר מציעה יתרונות אדירים על פני אקסל. זה גורם לבעיות של אוטומציה ומדרגיות שעמן מתמודדים משתמשי Excel להפוך למיותרות עם תוכנת ניהול מלאי.
בואו נסתכל על היתרונות של אפליקציות ניהול מלאי כדי לראות כיצד היא מתעלה על Excel.
1. אוטומציה חוסכת זמן ומשאבים של החברה
תוכנת ניהול מלאי הופכת את ניהול המלאי לאוטומטי באמצעות טכנולוגיית RFID או סורקי ברקוד. זה גם הופך את ההזמנה מחדש לאוטומטית. ברגע שרמות המלאי שלך מגיעות לסף מסוים, הזמנות רכש נוצרות אוטומטית, ומונעות עודף מלאי או חסר מלאי.
אוטומציה של התהליך הופכת את הדברים לניתנים לניהול, וחוסכת לחברה זמן ומשאבים. זהו צעד עלייה מ-Excel, מה שמקל בהרבה על קנה המידה של העסק שלך על ידי הקצאה אסטרטגית של הזמן והמשאבים החסכים למאמצים שמניבים רווחים.
2. נתונים אמינים יותר
על ידי אוטומציה של רוב ההיבטים של ניהול מלאי, תוכנת ניהול מלאי ממזערת את הסיכויים לטעויות אנוש. זה לא רק הופך את הנתונים הנרכשים לאמינים יותר, אלא הוא גם מקצץ בזמן ובמשאבים המושקעים אחרת בביקורת ותיקון טעויות.
נתונים אמינים מתורגמים לתחזיות מדויקות החיוניות לצמיחה של כל עסק. ניתוח נתונים מדויק יכול לעזור לחברות לקבל החלטות מושכלות לגבי הזמנה מחדש והקצאת משאבים, שיפור הרווחיות ואפשרות מדרגיות.
3. שילוב מערכות הופך לבריזה
תוכנה לניהול מלאי יכולה להשתלב עם מחלקות אחרות של העסק שלך, כגון רכש, מכירות, חשבונות וכו'. אינטגרציה חלקה כזו חוסכת מחברות איסוף ידני של נתונים ממחלקות שונות ואיחודם בחוברת עבודה של Excel.
קנה מידה כרוך לעתים קרובות בו-זמנית בעשיית עסקים במספר שווקי מכירות. עם Excel, תצטרך ליצור ולנהל חוברות עבודה רבות של מלאי עבור ערוצי מכירה שונים ולשאוף לשמור אותם אמינים ומעודכנים.
תוכנת ניהול מלאי מקלה על התהליך על ידי שילוב כל הערוצים. לא תצטרך לעבור את הטרחה של ניהול נתונים בקנה מידה כה גדול עם תוכנת ניהול מלאי, מכיוון שהיא תאסוף נתונים אוטומטית ותספק מעקב אחר מלאי בזמן אמת.
4. חיזוי ותכנון קלים יותר
ניהול המלאי של Excel מפגר אחרי מה שקורה בשל אופי הקלט הידני שלו. הפער הזה בין מלאי הגיליון האלקטרוני שלך למלאי המחסן הופך למכשול משמעותי בחיזוי, תכנון וקבלת החלטות יעילים. בסופו של דבר, עסקים נאבקים לעמוד בדרישות השוק ההולכות וגוברות ואינם מצליחים להתחרות בחברות המשתמשות בפתרונות אוטומטיים.
שימוש בתוכנת ניהול מלאי מסיר את הפער הזה עם נתוני מלאי בזמן אמת. בכל נקודת זמן, אתה מודע לרמות המלאי שלך במספר מיקומים, הזמנות רכש ועוד. חיזוי ותכנון הופכים לקלים ומדויקים יותר בעזרת נתונים נגישים בזמן אמת.
5. אבטחת נתונים מוגברת עם גישה מבוססת תפקידים
שלא כמו Excel, תוכנת ניהול מלאי מספקת גישה מבוססת תפקידים. מנהלי מערכת יכולים להקצות תפקידים עם הרשאות ורמות נגישות משתנות.
מנהל מחסן, למשל, יכול לקבל גישה מלאה לתוכנה עם הרשאה לגשת לנתונים זמינים, הפקת דוחות, ביצוע הזמנות ועוד. יחד עם זאת, פקיד הזנת נתונים רשאי לגשת רק למסכי הזנת נתונים.
גישה מבוססת תפקידים עוזרת ליצור ולתחזק היררכיה של החברה ומשפרת את האבטחה של מידע רגיש של החברה. יתרה מכך, זה עוזר לאתר אילו שינויים בוצעו במערכת, מי ביצע אותם ומתי. זה מגביר אחריות ומצמצם את הסיכויים להפרות פרטיות והונאה.
אפליקציות לניהול מלאי עוזרות להרחיב את העסק שלך
Excel בדרך כלל מספיק לעסק קטן, במיוחד אם אין לו את המזומנים להוציא על אפליקציות ושירותים מיוחדים. עם זאת, זה מהווה מכשול להרחבה כאשר העסק שלך צומח. אז יבוא זמן שבו יתעוררו בעיות בולטות. כשמגיע זמן כזה, תוכנת ניהול מלאי מיוחדת היא חלק מהפתרון.
עם תוכנת ניהול מלאי, עסקים יכולים לנהל טוב יותר את המלאי שלהם על ידי אוטומציה של התהליך, הסרת טעויות אנוש ושיפור שיתוף הפעולה. עם זאת, אין להגביל אוטומציה לניהול מלאי. חברות צריכות תמיד לשאוף לשיפור היעילות והרווחיות על ידי אוטומציה של היבטים שונים של העסק.
