האם לגוגל יש כלי לניהול משימות?

חבילת האפליקציות של גוגל מקלה על ביצוע עבודה ושיתוף פעולה עם אחרים. אבל אם אתה מחפש מקום לעקוב אחר המטלות שלך, הדברים עשויים להיות קצת לא ברורים.

אתה עשוי לתהות אם לגוגל יש בכלל כלי לניהול משימות. אם כן, אתה לא לבד. להלן האפשרויות שענקית הטכנולוגיה מציעה למשתמשיה לניהול משימות.

באופן מפתיע, גוגל לא מציעה פתרון חד פעמי לניהול משימות. אין תוכנות Notion, ClickUp או דומה בתוך חבילת האפליקציות שלה. אבל זה לא אומר שאתה לא יכול לעשות את זה.

באמצעות מערך האפליקציות והכלים שלו, אתה יוצר את המערכת שלך. אז, אלו הן חמש דרכים שבהן אתה יכול להשתמש באפליקציות של Google כדי לעקוב אחר מה שאתה צריך לעשות.

1. צור הערות ורשימות פשוטות עם Google Keep

גוגל בשם המתאים Keep מכיוון שזה המקום המושלם לאחסן מידע ולהישאר מאורגן. כאן אתה יכול לרשום במהירות הערות וליצור רשימות מטלות. זה דומה מאוד לעלון אישי לכל הפתקים הדיגיטליים שלך - כל הכיף ללא העלות, העומס הפיזי ובזבוז הנייר.

תכונות נוספות ש-Google Keep מציע הן תזכורות, תוויות, הצמדה, שותפי עריכה, העברה לארכיון והזמינות שלה בכל Google Workspace. הנה קצת יותר על כל אחד.

תזכורות

• אתה יכול להוסיף תזכורות להערות שלך כדי לעזור לך להתעדכן במועדים. לאחר מכן גוגל אוספת אותם עבורך ב- תזכורות לשונית הממוקמת בסרגל הצד כדי שתוכל לראות אותם לפי הסדר.

תוויות

• תוויות עוזרות לך לתייג ולמצוא פריטים. כאשר תוסיף אחד, תראה את שמו מופיע בסרגל הצד. שם תוכל ללחוץ ולהציג את כל הפריטים עם אותה תווית. כך, אם תכתוב מספר הערות על אותו נושא, תוכל לרכז את כולם במהירות.

הצמדה

• הצמדה שימושית אם אתה מישהו שרושם הערות רבות. זה עוזר לך לשמור את ההערות החשובות ביותר שלך בחלק העליון של המסך, כך שתוכל למצוא אותן בקלות מאוחר יותר.

לחפש

• אם כתבת הערה אבל לא מוצאים אותה במאות (או אלפים) שאחסנת ב-Google Keep, קל למצוא אותה עם פונקציית החיפוש המובנית. וכדי להפוך את החיפוש שלך לספציפי יותר, אתה יכול להשתמש בזה גיליון הונאה של חיפוש Google כדי לעזור לך למצוא את מה שאתה צריך.

משתפי פעולה

• רוצה להתיידד עם מישהו אחר כדי לבצע משימות או לשתף את ההערות שלך באופן מיידי? אתה יכול להוסיף אחרים להערות שלך על ידי לחיצה על סמל שותף עריכה בפנים. כך, אתה והחבר שלך לא תצטרכו לסנן טקסטים כדי למצוא פריטים משותפים מאוחר יותר.

אחסון בארכיון

• לאחר שתסיים עם הערה או רשימה, תוכל להעביר אותה לארכיון במקום למחוק אותה אם אתה חושב שתשתמש בה שוב מאוחר יותר. בדרך זו, אתה יכול לטשטש את הלוח שלך מבלי לדאוג לזרוק משהו חשוב. אתה יכול למצוא את הכפתור בתחתית ההערות שלך ואת הארכיון בסרגל הצד.

זמינות

• Keep נגיש בסרגל הכלים בצד ימין בכל אפליקציית Google. המשמעות היא שאתה יכול לגשת להערות שלך בכל Google Workspace, מה שמאפשר לך לסמן פריטים בזמן שאתה עובד עליהם ולגשת להערות.

אין צורך לדלג בין אפליקציות. למעשה, אם אתה מעדיף להישאר עם אפליקציה ראשית אחת לכל המטלות שלך, Keep עשויה להיות התשובה שלך, הודות לתכונות והגישה הקלה שלה.

2. כתוב את רשימת המטלות שלך ב-Google Sheets

אם אתה יותר איש רשימה, Google Sheets יכול להיות האפליקציה שאתה צריך. כאן, אתה יכול לנצל את ההתאמה האישית העצומה שמגיעה עם עבודה בגיליונות אלקטרוניים - או לשמור על דברים פשוטים. זה לגמרי תלוי בך, וזה היופי שבדבר.

מכיוון שאתה יכול ליצור מערכות ניהול משימות חזקות יותר, מומלץ לשקול להוסיף מעקב אחר צבר לרשימת המטלות שלך ב-Google Sheets. עם מקום לאחסון כל משימה, סביר להניח שהמשימות שלך יחליקו בין הכיסאות.

כדי להוסיף תיבות סימון ב-Google Sheets, חפש אותן בתפריט הוספה בחלק העליון של המסך.

3. בנה מעקב אחר פרויקטים פשוט ב-Google Sheets

גיליון אלקטרוני עשוי להיות גם התשובה שלך אם אתה מחפש מקום לעקוב אחר פרויקטים שלמים. אתה יכול ליצור לוח ניהול פרויקטים פונקציונלי ב-Sheets כדי לעזור לך ולחברי הצוות שלך להישאר במסלול ולמנוע חפיפה.

אתה יכול אפילו ליצור לוח שנותן עדכונים חזותיים מיידיים לאלה שעובדים לצדך המשתמשים רשימות נפתחות ב-Google Sheets. כשאתה מוסיף עדכונים, כולם יודעים מי עובד על מה וצופים בסטטוס של פרויקטים בזמן אמת לעומת צ'ק אין אחד עם השני.

נתקעתם מאיפה להתחיל? קח השראה מהתהליכים ומהתוכנה הנוכחיים שלך - או חפש הדרכות או הפניות מאחרים שעשו את אותו הדבר. תחילת העבודה עם כל תוכנת ניהול פרויקטים ילך הרבה יותר חלק אם אתה מתכנן איך לעבוד עם התוכנה קודם - במקום לעקוף אותה מאוחר יותר.

4. התאמה בין משימות Google ל-Gmail ו-Google Calendar

Google Tasks מצוין למי שמבלה הרבה זמן ביומן ובתיבת הדואר הנכנס שלהם. הסיבה לכך היא שאתה יכול למצוא אותו ישירות בסרגל הכלים של כל אפליקציית Google על ידי לחיצה על הלוגו הכחול. תמצאו שם גם את Google Keep, אבל היתרון בשימוש ב-Tasks הוא ש-Google מוסיפה את כל התזכורות שתגדיר ישירות ליומן שלך. זה, וזו רשימת בדיקה נקייה ופשוטה עבור אלה שמעדיפים את הפורמט.

5. השתמש ביומן Google כדי להתעדכן בתאריכים ומשימות

עבור חלק, לראות משימות בפורמט לוח שנה עוזר. זה ללא ספק עוזר לשמור על המועדים שלך. זה גם נהדר לתכנון מראש. לכל אחד יש מערכת שונה, אז אולי תצטרך לחקור מה עובד בשבילך.

כמה דוגמאות לדרכים להשתמש ביומן Google מעבר לתאריכי יעד ותזכורות הן:

• זמן חסימת הפעלות העבודה שלך - הוספת שם המשימה או רשימת המטלות להערות שלך כדי לעזור לך להישאר ממוקד.
• זמן לחסום את המיילים וההודעות שלך כדי לעזור לשמור את דעתך על המשימה שלפניך.
• צור לוח שנה חדש והוסף הערות ורשימות מטלות כאירועים.
• שתף לוח שנה עם מישהו אחר כדי לעמוד בזמנים ולהתמודד יחד עם משימות.

נהל את המשימות שלך עם Google

בעוד שלגוגל אין מנהל משימות ברור, היא מציעה כלים רבים שיעזרו לך להישאר בראש רשימת המטלות שלך. הכל תלוי באיזה סגנון של מנהל המשימות עובד בשבילך, אבל הודות למערך העצום, סביר להניח שיש משהו לכולם.

Google Keep ומשימות הם ללא ספק הפשוטים והנגישים ביותר - בנוסף, הם משתלבים היטב עם היומן ותיבת הדואר הנכנס שלך. אבל אם אתה מחפש משהו מעמיק שאתה יכול לבנות עליו, Google Sheets הוא כנראה האפשרות הטובה ביותר שלך.