העומס הדיגיטלי בא לידי ביטוי בדרכים שונות, כולל שולחנות עבודה לא מאורגנים, הודעות דוא"ל לא נפתחות, קבצים עם תווית גרועה ותיבות דואר נכנס טעונות. הם נובעים מחיים וירטואליים מבולגנים.
אם אתה נוטה לעכב את ארגון הקבצים שלך, הגיע הזמן לשנות את ההרגל הרע שלך. זה פוגע בפרודוקטיביות. להלן מספר דרכים שבהן העומס הדיגיטלי מאט את זרימת העבודה שלך, גורם ללחץ מיותר ומסיח את דעתך מהאחריות שלך.
1. מיון קבצים לא מאורגנים מבזבז זמן
מערכות תיוק דיגיטליות לא מאורגנות נגרמות על ידי הרגלים רעים. רוב המשתמשים שולחים קבצים שונים למחשבים שולחניים, להורדות או לתיקיות המסמכים שלהם באקראי. למרות שכמה מסמכים שלא במקומם נראה בתחילה ניתנים לניהול, הם עלולים להצטבר במהירות אם תזניחו ניהול תקין.
זכרו: בחירה בנוחות לטווח קצר יוצרת צווארי בקבוק ארוכי טווח. ככל שהעומס גודש את התיקיות שלך, איתור קבצים ספציפיים ייקח בהדרגה יותר זמן. קח את התמונה לעיל כדוגמה. אף אחד מהקבצים בתיקייה זו לא קיבל שם; תצטרך לסרוק כל אחד מהם לפני שתמצא את מה שאתה צריך.
כדי לתקן את ההרגל הרע הזה, לתרגל ארגון קבצים. ודא שכל תמונה, סרטון או מסמך שאתה שומר עובר ישירות לתיקיה המתאימה. הפסק לשלוח אותם להורדות או לתיקיות שולחן העבודה שלך כברירת מחדל.
2. הבלגן מסיח את הדעת
השארת קבצים בתיקיות השמירה המוגדרות כברירת מחדל מבלבל את המסך. אלא אם כן תציין יעד חדש, הם ימשיכו למלא את ההורדות, המסמכים או תיקיות שולחן העבודה שלך. הם עלולים לכבוש את כל המסך שלך אם לא תיזהר.
לא רק שסוג העומס הזה נראה נורא, אלא שהוא גם גורם לעומס יתר חזותי. המוח שלך עובד קשה יותר כדי לעבד מידע שונה. כתוצאה מכך, הלחץ הקוגניטיבי הנוסף ירגיש מכריע, ימנע ממך להופיע במיטבך, וישבש את הלך המחשבה שלך.
הפתרון הטוב ביותר הוא ל לפתח מוסכמות שמות קבצים (FNC). תווית את הקבצים שלך על סמך מטרתם. באופן אידיאלי, ה-FNC שלך צריך להמחיש את התוכן, הפונקציה, המחבר והפרוייקט שלהם - נכסי קבוצה המבוססים על מאפיינים משותפים.
3. אגירת תוכנות שאינן בשימוש מעכבת את מהירות המכשיר
ילידים דיגיטליים זקוקים למספר תוכנות עבודה ואישיות. ה Business of Apps מדווח כי משתמשים גלובליים הורידו 143 מיליארד אפליקציות בשנת 2021. מקובל לנסות כלים מרובים באופן קבוע.
למרות מספר ההורדות הגבוה, רוב האפליקציות ננטשות. סטטיסטה אומר ש-25% משמשים רק פעם אחת. עבור על תיקיית ההורדה שלך - תמצא תוכניות שכבר שכחת. אולי היית צריך לבדוק כלי חדש לעבודה, או אולי משחק אופנתי עורר את סקרנותך.
שמירה על אפליקציות ישנות בהישג יד עשויה להיראות נוחה, אך הן מאיטות משמעותית את המכשירים. התקנת תוכניות גוזלת מקום בדיסק. הם עדיין יצרכו כוח עיבוד גם אם לא תפעיל אותם לעתים קרובות.
עדיף להפסיק לאגור תוכניות שאינן בשימוש. אלא אם כן אתה רואה את עצמך משתמש שוב ושוב במשהו שהורדת, מחק אותו. פשוט התקן מחדש אפליקציות שנמחקו לפי הצורך.
4. נכסים לא מאורגנים האטת מעקב אחר משימות
משתמשים נוטים לאמץ אפליקציות עבודה מהר מדי. דו"ח לשנת 2021 מאת Okta, Inc. מראה ש-10% מהמעסיקים בארה"ב מפעילים 199+ כלי עבודה. כן, כל תוכנית מניבה הטבות ספציפיות. אבל שילוב של יותר מדי בשגרת היומיום שלך מאט את זרימת העבודה שלך -מעבר בין פלטפורמות מבזבז זמן.
השתמש רק באלה שאתה צריך. בנייה ותחזוקה של מספר מערכות גורם ללחץ קוגניטיבי מיותר. בעוד שהמעבר בין כרטיסיות לוקח שניות, קליטת מידע חדש דורשת לפחות כמה דקות. תתקשה לשמור על מיקוד אם תמשיך לדלג בין משימות.
כדי לייעל תהליכים עסקיים, השקיעו בפלטפורמה המשלבת את כל כלי העבודה שלכם. למשל, אתה יכול לקבל כלים לניהול פרויקטים. הם מאפשרים לך להקצות משימות, לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, לפרסם הודעות ברחבי החברה ולשלוח הודעות פרטיות מפלטפורמה אחת.
5. ניהול מספר חשבונות עם אישורי כניסה שונים מבלבל
זה נפוץ שיש כמה חשבונות בימינו. בהתחשב בפלטפורמות השונות של מדיה חברתית, כלי עבודה, מערכות ניהול פרויקטים, ניוזלטרים וספקי שירותי דיוור הזמינים, אתה יכול בקלות לקבל תריסר פרופילים.
לרוע המזל, מעקב אחר אישורי כניסה מרובים הוא מאתגר. רבים פשוט מגדירים מילים קצרות במילון שהם יכולים לזכור בקלות כסיסמאות. אווסט אפילו מדווח כי 83% מהאמריקאים ממחזרים סיסמאות חלשות בחשבונות אישיים ומקצועיים. למרות בלתי נשכח, הם גם חסרי ביטחון. האקר מיומן יכול לעקוף במהירות שילובים נפוצים באמצעות שיטות פריצה בכוח גס.
אנא בחר מחרוזות אלפאנומריות ארוכות כסיסמאות. אם אתה מתקשה לשנן אותם, השקיע ב- מנהל סיסמאות מאובטח ואמין שממלא אוטומטית דפי התחברות.
6. שמירת מסמכים חסויים ישנים מעמידה אותך בסיכון לגניבת תעודות זהות
מלבד העומס על שולחן העבודה שלך, קבצים לא מאורגנים פוגעים באבטחתך. המסמכים מסוכנויות ממשלתיות, מעסיקים, שותפים עסקיים, מוסדות בריאות ובנקים מסחריים מכילים סודיות מידע אישי מזהה (PII).
שימו לב שפושעים יכולים לבצע סוגים שונים של הונאה עם הנתונים האישיים הללו. אם מזהים ישירים כמו ה-SSN שלך, השם החוקי המלא ופרטי המעסיק ייפלו לידיהם, שום דבר לא ימנע מהם לגנוב את זהותך. הם יכולים אפילו לקחת הלוואות ענק ללא ידיעתך.
ככלל, נקוט בצעדים נוספים בהגנה על קבצים חסויים. הצפין את התיקיות שלך, הימנע משליחת נתונים אישיים בדוא"ל, וכן למחוק לצמיתות מסמכים ישנים עם מגרסות קבצים.
7. עומס מידע גורם ללחץ
ריבוי משימות פותחות לעתים קרובות עשרות כרטיסיות בבת אחת. הם לוקחים על עצמם משימות שונות במקביל כדי לסיים עבודה נוספת, אבל למרבה האירוניה, החלפת הקשר רק הורגת את הפרודוקטיביות. ה הפסיכולוגיה האמריקאית של האגודה אומר שהלחץ הקוגניטיבי של קליטת מידע רב מדי וקפיצה בין משימות הופך אותך לבלתי יעיל. אתה תעשה פחות בסוף יום העבודה.
תפסיק להעמיס את המוח שלך בנתונים. דעתך תשוטט אם תמשיך לראות משימות אקראיות. רגע אחד אתה מסיים מאמר לעבודה, וברגע הבא אתה גולש בלי דעת במתכוני ארוחת ערב.
במקום להשאיר מסמכים שונים, קבצים ורשימות מטלות פתוחות, צמצמו וערמו אותם עד שתזדקקו להם. פשוט התמקד במשימה שלפניך. אתה צריך שלום וחופש כדי להיכנס למצב יצירתי ופרודוקטיבי של זרימה.
מינימליזם דיגיטלי ודירוגי פרודוקטיביות מוגברים
חלל דיגיטלי עמוס מזיק כמו שולחן עבודה מבולגן. למרות שארגון קבצים וירטואליים עשוי להישמע מייגע, סירוק בין מאות קבצים, מיילים ותיקיות יבזבז הרבה יותר אנרגיה. כדי להתייעל, ודא שאתה יכול לנווט במערכות הדיגיטליות שלך בצורה חלקה.
כמו כן, שים לב שניקוי העומס חורג מעבר לארגון הקבצים. במקום פשוט לסדר את התיקיות שלך כל כמה חודשים, שלב שיטות מינימליזם דיגיטלי בחיי היומיום שלך. הרגל לשמור על מרחב וירטואלי נקי.
