רוב התאגידים, כולל ארגונים ממשלתיים, עסקים ועמותות, משתמשים ב-Microsoft Excel לתקצוב שלהם. אקסל מציעה להם גמישות, היכרות וקלות של איסוף, מיון, ניהול וניתוח נתונים לצורך תקצוב וחיזוי.
אבל האם אקסל הוא הכלי המתאים לתקצוב עסקי? הבה נשקול את היתרונות והחסרונות של שימוש באקסל כתוכנת תקציב כדי לענות על שאלה חשובה זו.
היתרונות של תקציב עסקי באקסל
מיקרוסופט השיקה את אקסל עוד ב-1985. על פי סקר של תאגיד סנטאג', רוב מנהלי הכספים (כמעט 88%) עדיין משתמשים בגיליונות אלקטרוניים לתקצוב העסקי שלהם. זה אומר הרבה על השירות של התוכנית. אבל מדוע Excel כל כך פופולרי ככלי תקציב עסקי? בוא נגלה.
1. כולם יודעים איך להשתמש באקסל
רוב בוגרי המכללה השתמשו באקסל, בדרך זו או אחרת, במהלך הלימודים. זה מעיד על הרבגוניות של התוכנית ושכמעט כולם יודעים את היסודות של התוכנית. מכיוון שרוב העובדים שלך כבר מודעים ליסודות האקסל, כל מה שהם צריכים זה דחיפה קטנה בכיוון הנכון, והם ינהלו את הכספים העסקיים שלך תוך זמן קצר.
על ידי תקצוב ב-Excel, תחסוך זמן ומשאבים שאחרת היו מושקעים בהדרכה - מועיל במיוחד אם אתה מנהל עסק קטן או סטארט-אפ עם משאבים מוגבלים.
2. אקסל זול ונגיש
כמעט לכולם יש עותק של Microsoft Excel. אם העסק שלך דורש יותר אנשים להשתתף בתהליך התקציב, אתה יכול לשתף גישה עם כל אחד עם עותק של Excel מבלי לרכוש רישיונות נוספים. במידת האפשר, עסקים קטנים צריכים להימנע מתוכנת תקציב ארגונית מכיוון שהיא יכולה להגדיל את העלויות.
3. אתה יכול להתאים אישית גיליונות אלקטרוניים של Excel
בעסקים, במיוחד בסטארט-אפים, התאמה אישית היא תכונה שימושית ומבוקשת ביותר מכיוון שלבי התפתחות שונים של עסק דורשים גישות שונות. אחד היתרונות הגדולים ביותר של טבלאות אקסל על פני תוכנות תקציב אחרות הוא שהכוח נמצא בידי המשתמשים.
Excel היא תוכנית מורכבת למדי המציעה גמישות למשתמשים שלה בצורה של תכונות ונוסחאות רבות. פעם אחת אתה להבין נוסחאות אקסל, אתה בעצם יכול לעשות כל דבר, החל מתקציב עסקי ועד לניתוח פיננסי ותרשימים. אתה יכול אפילו ליצור נוסחאות, פקודות מאקרו ותבניות תקציב משלך ב-Excel כדי לענות על הדרישות הייחודיות של העסק שלך.
חסרונות של תקציב עסקי באקסל
כמו לכל דבר, לאקסל יש את חלקו ההוגן של מגבלות בכל הנוגע לתקציב עסקי.
1. זה גוזל זמן ונוטה לשגיאות
תקציב עסקי באקסל דורש הזנת נתונים ידנית. מכיוון שהוא כל כך תלוי במאמץ אנושי, טעויות הן כמעט בלתי נמנעות. הסבירות לטעויות כאלה עולה עם הגדלת הגודל והמורכבות של התקציבים, מה שמוביל לתחזיות תקציב ותחזיות הכנסות שגויות.
בחברות של מיליוני דולרים, אפילו שגיאת הקלדה פשוטה או שגיאת טרנספוזיציה יכולה לעלות מיליוני דולרים. קח את הדוגמה של TransAlta: טעות פשוטה של גזירה והדבקה עלתה לחברה 24 מיליון דולר. חברות בודקות ומתקנות לעתים קרובות בעיות בגיליונות האלקטרוניים של ה-Excel שלהן כדי למנוע סיכונים כאלה, מה שעולה להן זמן יקר, מאמץ ועלות.
2. בעיות מדרגיות עבור מערכי נתונים גדולים יותר
אקסל, בהיותו זול ונגיש, מציע לעסקים קטנים חסם כניסה נמוך עם שימוש ופונקציונליות ללא דופי. עם זאת, ככל שהעסק גדל, הנתונים הנדרשים לתקצוב וחיזוי גדלים בצורה דרסטית. לעתים קרובות Excel אינו מסוגל להתמודד עם כמויות גדולות של נתונים עם נוסחאות ופקודות מאקרו רבות וסביר להניח שיאט או אפילו יקרוס.
3. חוסר בבעיות גישה מבוססות תפקידים ואבטחה
ניתן לשתף בקלות קובצי Excel עם כל מי שיש לו עותק של התוכנית, מה שמעמיד את המידע הסודי של החברה בסיכון. בזמן שאתה יכול הגן על קבצי Excel באמצעות סיסמה, יש לשתף את הסיסמה עם אנשים רלוונטיים במהלך התקציב.
Excel אינו מציע גישה מבוססת תפקידים, כך שכל אחד עם סיסמה יכול לגשת לכל הגיליון האלקטרוני. זה יכול להיות דאגה גדולה לציות עבור רוב העסקים.
האם Excel היא התוכנה המתאימה לצרכי התקציב העסקי שלך?
לאקסל יש את היתרונות שלו ככלי תקציב עסקי, אבל עדיף להשקיע בתוכנת תקציב ארגונית אם אתה מתמודד עם בעיות. עסקים גדולים יותר צפויים לסבול מאקסל כפתרון התקציב היחיד שלהם.
בעיות באיחוד נתונים, תיאום, אבטחה ושיתוף פעולה הן רק כמה בעיות שארגונים גדולים יותר עלולים להתמודד איתם בעת תכנון תקציב באקסל. עם זאת, אם אתה עדיין עסק קטן או סטארטאפ עם חלקים נעים מוגבלים, Excel יכול להיות כלי תקציבי רב תכליתי, זול ויעיל.
אם אתה משתמש ב-Excel עבור התקציב העסקי שלך אבל עדיין תקוע עם היסודות, שקול ללמוד כמה קורסים ברמה מתקדמת כדי לשפר את תהליך התקציב העסקי שלך.