שחזור קובץ Excel פגום יכול להיות חוויה מעצבנת. החשש מאובדן נתונים חיוניים והמאמץ המושקע ביצירת הקובץ יכול להיות מכריע, בלשון המעטה. אמנם ישנן שיטות שונות לאחזור קובץ Excel פגום, אך הן עשויות להתגלות כלא יעילות או לדרוש מיומנות טכנית מעבר למומחיות המשתמש הממוצע.
כתוצאה מכך, עדיף להתרחק מפעולות שעלולות לגרום לשחיתות של חוברות העבודה שלך ב-Excel. מאמר זה מתעמק בסיבות הנפוצות ביותר לשחיתות בחוברת העבודה של Excel ומציע עצות מעשיות למניעה.
1. כיבוי פתאומי של המחשב
מחשבים יכולים לכבות ללא אזהרה עקב התחממות יתר, חומרה לקויה או הפסקת חשמל פתאומית. חוברות עבודה של Excel הפתוחות במהלך הכיבוי עלולות להיפגם. בזמן העבודה על חוברות העבודה של Excel, המחשב מעדכן ושומר את הנתונים בכונן הקשיח שלו. הפסקות חשמל בלתי צפויות עלולות להפריע לתהליך שמירת הקבצים ולגרום לשחיתות בקבצי Excel.
איך למנוע את זה?
הימנע מהשארת קבצי Excel פתוחים כאשר אינך עובד כדי למנוע כיבוי פתאומי להשחית אותם. הרגל לשמור את עבודתך לעתים קרובות ולסגור כרטיסיות של Excel ברגע שעבודתך מסתיימת. ואם אתם גרים באזור שבו נפוצות הפסקות חשמל פתאומיות, שקול להשקיע בספק כוח אל-פסק (UPS) כדי למנוע כיבויים בלתי צפויים של מחשבים.
2. דיסק קשיח פגום
האם אי פעם זרקת את המחשב הנייד שלך וגילית שאינך יכול לפתוח (או אפילו למצוא) חלק מהקבצים שלך? השפעה כזו תפגע ככל הנראה בסקטורים מסוימים בדיסק הקשיח שלך ותשחית או תמחק קבצים (Excel או אחרת) המאוחסנים במגזרים אלה. כאשר אתה שומר קובץ בדיסק קשיח כל כך פגום ופגום, ייתכן שהוא לא יישמר או יישמר עם נתונים חסרים, וכתוצאה מכך הקובץ פגום.
איך למנוע את זה?
כדאי גם להיזהר סימנים של כשל בכונן הקשיח והחלף אותו אם שלך נכשל. ישנן סיבות שונות אחרות לכשל בדיסק הקשיח, כגון השפעה פיזית, בעיות תוכנה, נחשולי מתח והתחממות יתר. למרות שלא כל אלה בשליטתך, אתה יכול להיות זהיר יותר עם המחשב הנייד שלך ולהישאר ערני לגבי תקינות חומרת המחשב שלך כדי להפחית את הסבירות לכשל בדיסק הקשיח.
3. גודל קובץ גדול
קובצי Excel גדולים יותר נוטים יותר לשחיתות מכיוון שלעתים קרובות הם מכילים הרבה נוסחאות וקישורים. סביר להניח שבין שלל הנוסחאות והקישורים, כמה נוסחאות שגויות או קישורים שבורים משחיתים את הקובץ כולו.
קבצים גדולים יותר גם גובים מחיר ב-Excel, כך שתבחין שהוא הופך לאיטי ו(לפעמים) לא מגיב. לוקח ל- Excel יותר זמן לטעון ולשמור את הקבצים הגדולים יותר האלה; אם יש הפרעה במהלך טעינה או שמירה, קובץ ה-Excel עלול להיפגם.
איך למנוע את זה?
עדיף להימנע מהוספת נוסחאות או קישורים מיותרים לקובץ האקסל שלך כדי לשמור על גודל הקובץ קטן יותר. אבל אם זה לא בר ביצוע, חלק את זה לקבצים קטנים יותר שקל יותר לטעון, לשמור ולנהל.
4. באגים באקסל
כמו תוכנות אחרות, אקסל אינו מושלם. למרות שמפתחי מיקרוסופט ממשיכים לעדכן את Excel ולהוסיף תיקונים חדשים להסרת באגים (פגמי תוכנה) ופגיעויות אחרות, ייתכן שחלקם נשארו. באגים אלה יכולים למנוע מהקובץ שלך לשמור בצורה נכונה או לפרש פונקציות מסוימות של Excel בצורה שגויה, מה שיוביל לפגיעה בקבצים.
איך למנוע את זה?
שמירה על תוכנית ה-Excel שלך מעודכנת היא הדרך הטובה ביותר למנוע מבאגי תוכנה להשחית את קבצי ה-Excel שלך. כמו כן, עליך להימנע משימוש בפקודות מאקרו ותוספות של צד שלישי מכיוון שהם אינם נבדקים ועשויים להיות להם נקודות תורפה שעלולות להשחית את הקבצים שלך.
5. בעיות שרת רשת וסנכרון
אם אתה עובד על קובץ אקסל המאוחסן בשרת רשת, קיים סיכון גבוה לפגיעה בקבצים. מהירויות אינטרנט איטיות ובעיות קישוריות יכולות למנוע אחסון נתונים מלא. ייתכן גם שתאבד את החיבור בזמן ביצוע שינויים. מכיוון שהשינויים לא נשמרו, הנתונים החסרים עלולים להשחית את הקובץ שלך.
אם משתמשים מרובים מנסים לגשת ולבצע שינויים באותו קובץ Excel, זה יכול להוביל לבעיות שהוחלפו על נתונים וסינכרון נתונים שעלולות להשחית את הקובץ.
איך למנוע את זה?
עליך תמיד להבטיח חיבור יציב לפני ביצוע שינויים כלשהם. כדי להימנע מבעיות כאלה, שמור את קובץ האקסל במחשב שלך לפני ביצוע שינויים כלשהם.
6. תוכנות זדוניות ווירוס מחשב
וירוסים ותוכנות זדוניות יכולים לשנות, לדרוס או להסיר את נתוני קובץ ה-Excel שלך כך שהם יפגמו. אם המחשב שלך נגוע בתוכנה זדונית או וירוס, כל הקבצים שלך (כולל חוברות עבודה של Excel) נמצאים בסיכון.
איך למנוע את זה?
הדרך הטובה ביותר לשמור על המחשב נקי מוירוסים ותוכנות זדוניות היא להימנע מהתקנת תוכנות ממקורות לא ידועים או מחיבור המחשב לשרת לא ידוע. כדאי גם להתקין תוכנת אנטיוירוס כדי לזהות ולהסיר כל תוכנה זדונית לפני שהיא גורמת נזק או משחית את הקבצים שלך.
גבה את קבצי האקסל שלך
שחיתות בחוברת העבודה של Excel יכולה להתרחש מסיבות שונות, ולא תמיד ניתן למנוע זאת. לכן עדיף תמיד לשמור גיבוי של קבצי Excel וחוברות עבודה חשובות כדי למנוע אובדן של נתונים חשובים.
אבל אם חוברת עבודה חשובה של Excel נפגמת, אל תאבד תקווה. אתה יכול להשתמש בשיטות שונות כדי לשחזר את חוברת העבודה הפגומה של Excel (או לפחות את הנתונים).
