8 מיומנויות כדי להפוך את אמזון אלקסה לעוזרת העסקית הווירטואלית המושלמת

עבודה מהבית מגיעה עם המון הטבות וסדרה שווה של אתגרים ייחודיים. אם אתה פרילנסר או עובד מרוחק, אז אתה מכיר את האימה של חוסר ארגון הולך וגובר - האשמה וערפל המוח הנובעים מהיותך לא פרודוקטיבי ביום יום שלך.

האם זה לא יהיה נהדר אם יהיה לך עוזר וירטואלי כדי לשמור אותך על המסלול - מישהו שיעזור לך לנהל את לוח השנה, החשבוניות וההוצאות והפרויקטים שלך? למרות ששכירת עוזר וירטואלי עשויה להיות לא במסגרת התקציב עבור הסולופרן, רוב הסיכויים שכבר יש לך אחד: אלקסה.

Alexa היא ה-AI הנשלטת הקולית של אמזון הזמינה במכשירים רבים, כולל הרמקול החכם של Amazon Echo. הודות לכישורי Alexa האלה (בעיקר אפליקציות), אתה יכול להגביר את היכולות של Alexa ולהפוך אותה לעוזר וירטואלי רב עוצמה.

1. לוּחַ שָׁנָה

כאשר אתה מחבר את יומן Google, Microsoft או Apple שלך, אתה יכול להשתמש באלקסה כדי לנהל את האירועים שלך. זה יזכיר לך אירועים קרובים, עם אפשרות לבטל התראות מחוץ לשעות העבודה שלך.

זוהי יכולת משולבת, כך שאינך צריך להוריד מיומנות. להשתמש בזה:

1. פתח את אפליקציית Alexa ובחר את יותר לשונית בתחתית.
2. בֶּרֶז לוּחַ שָׁנָה.
3. בחר את סמל גלגל השיניים בפינה הימנית העליונה.
4. כדי להוסיף את חשבון היומן שלך, הקש על סמל פלוס.
5. לאחר שם, בחר לאיזה ספק ברצונך לחבר ופעל לפי ההוראות.

2. תזכורות

עם היכולת המשולבת הזו, Alexa יכולה להזכיר לך לעשות משהו שלא מופיע בלוח השנה שלך בכל עת שתציין. אמור, "אלכסה, הוסף תזכורת" כדי לבקש זאת.

אתה יכול גם להוסיף ולערוך בתוך אפליקציית Alexa, תחת תזכורות בתוך ה יותר לשונית.

זה פקודה קולית חיונית של Alexa. זה מחליף את הצורך בפתקים דביקים שמלכלכים את סביבת העבודה שלך, שאתה נשבע שאתה הולך לנקות.

לדוגמה, בקש מאלכסה להזכיר לך להתקשר ללקוח שלך באמירה, "אלכסה, תזכירי לי להתקשר לבוב בשעה 13:30 בצהריים." אתה יכול גם לבקש ממנו להזכיר לך להחליף משימות, או אפילו לאכול וללכת לשירותים. היי, כולנו כל כך שקועים בעבודה שלפעמים אנחנו שוכחים את הדברים הפשוטים האלה!

Todoist הוא כלי קל לשימוש לניהול פרויקטים (חינם ליחידים) שיכול להיות פשוט או מורכב ככל שתרצה, והוא משתלב עם יומן Google.

לאחר שתחבר את חשבון Todoist שלך למיומנות Alexa, תוכל לנהל את רשימת המשימות שלך, להוסיף משימות או לגרום לאלקסה להקריא לך אותן באמצעות פקודות כגון:

• "אלכסה, הוסיפי להתקשר לג'יין מחר בשעה 13:00 לרשימת המטלות שלי."
• "אלכסה, הוסף כבל HDMI לרשימת הקניות שלי."
• "אלכסה, מה ברשימת המטלות שלי?"

בהתאם לפקודה, המשימה מתווספת לרשימת המטלות או לרשימת הקניות של Alexa שלך, אליה תוכל לגשת ולערוך בדפדפן שלך או באפליקציית Todoist. פשוט בקש מאלקסה להוסיף את המשימה לאחת מהרשימות הללו.

לוקח הרבה זמן להתמקד מחדש לאחר הסחת דעת. Note Taker הוא המלווה המושלם כאשר יש לך רעיון שאתה צריך לרשום באמצע פרויקט, כדי לא לשבור את הזרימה שלך.

לאחר הפעלת המיומנות, פשוט בקש מאלקסה "רשום את ההערה שלי", והיא תשאל אותך מה אתה רוצה שהפתק יגיד.

זה אידיאלי לרעיונות מהירים, מכיוון שזמן ההקלטה אינו ארוך. שאל, "מה ההערה שלי?" כדי שזה יקרא לך את ההערות שלך. כדי למחוק או לערוך, תצטרך ללכת לאפליקציית Alexa כדי לנהל דביקים ספציפיים.

עובדים מרוחקים מקיימים לעתים קרובות אינטראקציה זה עם זה ועם עסקים ממדינות שונות. במקרים מסוימים, המרת אזורי זמן היא משימה פשוטה, אבל כשאתה עובד עם מישהו בצד השני של העולם, הפרש הזמן יכול להיות קשה לאמוד ללא עזרה.

במקום לבזבז זמן בבדיקת שעוני העולם המרובים של הטלפון שלך, בקש מ-Alexa אסיסט. בקש מאלכסה להמיר את השעה כעת בניו יורק לשעון טוקיו, או משעון סטנדרטי מזרחי לשעון סטנדרטי הודי. אתה יכול אפילו ללכת ספציפית כמו לבקש את הפרש השעות בתאריך ושעה מסוימים.

6. חישובים מתמטיים

אלקסה ממהרת להגרלה כשזה מגיע לחישובים מתמטיים. באמצעות המיומנות המשולבת הזו, בקש ממנו להוסיף, להחסיר, להכפיל ולחלק, או לפתור משוואה מורכבת ללא ידיים בזמן שאתה עובד. זה יחסוך לך הרבה זמן במקום להגיע למחשבון.

כדוגמה, Alexa יכולה לעזור לך לערוך את החשבוניות שלך מהר יותר - בקש ממנה להכפיל את שעות העבודה שלך בתעריף השעתי שלך. זה שימושי במיוחד אם התעריף השעתי שלך שונה לפי סוג השירות שאתה מספק, או אם התעריפים שלך שונים בין לקוחות.

YNAB (You Need a Budget) הוא א שירות תקציב פנטסטי שמסתנכרן לחשבונות הבנק שלך ומתעד את העסקאות שלך, כך שתוכל לראות לאן הכסף שלך הולך. זה לא בחינם, אבל יש לו תוכנית חודשית ושנתית במחיר סביר.

אתה יכול לחבר את חשבון YNAB שלך לאקסה ולהשתמש בו כדי לתעד הוצאות, לבדוק הוצאות, לראות כמה כסף נשאר בקטגוריות מסוימות ועוד.

כדי להתחיל, הירשם/היכנס ל-YNAB ובנה את התקציב שלך. לאחר מכן:

1. אפשר את מיומנות YNAB Alexa דרך אפליקציית Alexa או הדפדפן שלך.
2. קשר את חשבון YNAB שלך.
3. אשר את התקציב שאחריו תרצה שאלקסה תעקוב.

לאחר שתסיים, אתה מוכן ללכת. נסה פקודות כמו, "אלכסה, תשאל את YNAB מה האיזון של תחבורה?" או "אלכסה, תשאל את YNAB כמה כסף נשאר לי להוציא בקטגוריית הגז."

Zoom Rooms מספקים חווית חדר ישיבות מרחוק; הם מפגישים צוותים והם שימושיים במיוחד עבור הפרילנסר או העובד המרוחק שמשתף פעולה עם מספר אנשים בתוך ארגון.

כדי להשתמש במיומנות זו, הפעל אותה וקשר את החשבון העסקי שלך בזום. לאחר מכן, השתמש בו כדי להתחיל, לסיים ולהצטרף לפגישות. לדוגמה, אמור, "אלכסה, תתחילי להיפגש".

מיומנות זו תומכת רק בחדרי זום, לא בפגישות זום רגילות. זה דורש חשבון זום עסקי.

מתי לבחור באלקסה על פני עוזר אנושי

Alexa היא עוזרת וירטואלית פנטסטית לכמה משימות בסיסיות, כמו ניהול היומן שלך או רישום הערות. כאשר הצרכים שלך חורגים מעבר לכך, ייתכן שהגיע הזמן לשקול לשכור עוזר וירטואלי אנושי. הם יכולים לעזור לך בעיצוב גרפי, עריכת וידאו, ניהול מדיה חברתית ועוד.