הפוך את המענה לדוא"ל Outlook שלך למהיר ויעילה.
Outlook הוא לקוח דוא"ל נהדר, בין אם אתה שולח או משיב למיילים. אבל כשמדובר בתשובות, ישנן מספר דרכים שבהן תוכל להתאים אישית את התהליך. במדריך זה, נבחן כיצד ליצור תבנית תשובה מהירה, לשנות את מראה ההודעה המקורית ולשנות את כתובתך לתשובה.
בזמן שאנו משתמשים ב-Outlook עבור Microsoft 365 במדריך זה, הוראות אלה יפעלו גם עבור Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 ו-2021. בואו נתחיל.
כיצד ליצור תבנית תשובה מהירה ב- Outlook
האם אתה מוצא את עצמך עונה כל הזמן למספר מיילים מילה במילה? במקום לחזור על אותה תגובה, אתה יכול פשוט ליצור תבנית תשובה מהירה ולהגיב בלחיצה אחת. אתה יכול לעשות זאת על ידי יצירת שלב מהיר כדי להפוך את המשימה המייגעת הזו לאוטומטית.
למידע נוסף על צעדים מהירים, עיין במדריך שלנו בנושא יצירה ושימוש בצעדים מהירים ב-Outlook.
להלן השלבים ליצירת תבנית תשובה מהירה ב-Outlook:
- הפעל את Outlook וודא שיש לך את בית נבחרה הכרטיסייה.
- בחר את חשבון הדוא"ל שברצונך ליצור עבורו את תבנית התשובה המהירה. אם יש לך יותר מכתובת דוא"ל אחת ב-Outlook, תצטרך לכתוב תבנית תשובה מהירה עבור כל אחת מהן.
- בתוך ה צעדים מהירים קבוצה, לחץ על צור חדש.
- תן ל-Quick Step שם ב- שֵׁם תיבת טקסט - קיבלנו את השם שלנו תגובה מהירה.
- בתוך ה פעולות בקטע, לחץ על בחר פעולה תפריט נפתח ובחר תשובה.
- לחץ על הצג אפשרויות קישור ישירות מתחת לתפריט הנפתח כדי לחשוף שדות נוספים.
- כדי להפוך את המדריך הזה למהיר וקל, אתה יכול לעזוב כל שדה אחר, כגון ל ו נושא, כפי שהוא - או ש-Outlook ימלא אותו אוטומטית בהתבסס על אופי האימייל המקורי, או שברירות המחדל יוחלו. עם זאת, הזן את ההודעה שברצונך לשלוח ב- טֶקסט תיבת טקסט.
- נְקִישָׁה סיים.
כאשר אתה רוצה לשלוח את ההודעה המדויקת הזו למישהו, פשוט פתח את האימייל שלו ולחץ תגובה מהירה או איך שלא קראת לזה ב פעולות מהירות קְבוּצָה. לדרכים נוספות להיות פרודוקטיביים יותר באמצעות לקוח דוא"ל זה, אנא קרא את המדריך שלנו בנושא שיטות עבודה מומלצות לשיפור זרימת העבודה שלך ב-Outlook.
כיצד לשנות את המראה של הודעות מקוריות ב- Outlook
כשאתה משיב להודעה או מעביר אותה, אתה יכול לא לכלול את ההודעה המקורית או לשנות את האופן שבו היא נראית כדי שיהיה ברור יותר היכן ההודעה שלך מסתיימת והמקורי מתחילה. אתה יכול גם לצרף את האימייל המקורי אם אתה לא רוצה אחד עמוס.
כדי לעשות זאת, בצע את ההוראות שלהלן:
- ב-Outlook, לחץ על קוֹבֶץ בפינה השמאלית העליונה.
- בתפריט בצד שמאל, לחץ על אפשרויות.
- בחר דוֹאַר בחלונית השמאלית.
- גלול מטה אל עונה ומעבירה סעיף עד שתראה את בעת תשובה להודעה ו בעת העברת הודעה תפריטים נפתחים.
- כברירת מחדל, התפריטים הנפתחים יוגדרו ל כלול טקסט מקורי של הודעה. ובכל זאת, אתה יכול להרחיב אותם ולבחור אל תכלול הודעה מקורית, צרף הודעה מקורית, כלול והכנס הודעה מקורית, או קידומת כל שורה בהודעה המקורית.
הנה מה שהאפשרויות האחרות האלה עושות:
- אל תכלול הודעה מקורית: שלח את התשובה או ההודעה שהועברה ללא טקסט מהאימייל המקורי.
- צרף הודעה מקורית: כלול טקסט מהאימייל המקורי כקובץ מצורף.
- כלול והכנס הודעה מקורית: זה כולל טקסט מהאימייל המקורי, אבל הוא יוזז ימינה - זה כמו להקיש על מקש Tab בכל שורה של ההודעה המקורית.
- קידומת כל שורה בהודעה המקורית: זה כמו הזחה של ההודעה המקורית. אבל במקום רווח ריק, יהיה תו שיציין היכן מתחילה כל שורה במייל המקורי.
כיצד לשנות את כתובת המענה של כתובת הדואר האלקטרוני שלך ב- Outlook
שינוי כתובת התשובות למייל ב-Outlook פירושו שכל תשובה שנשלחת לחשבון הנבחר תופנה לחשבון אחר.
הנה איך לעשות את זה:
- ב-Outlook, לחץ על קוֹבֶץ בפינה השמאלית העליונה.
- לחץ על הגדרות חשבון כדי להרחיב את התפריט ולאחר מכן בחר הגדרות חשבון.
- בחלון הקופץ, לחץ על כתובת הדוא"ל שברצונך לערוך ולאחר מכן לחץ על שינוי (זה בתפריט מתחת ללשוניות). אתה יכול גם פשוט ללחוץ פעמיים על כתובת הדוא"ל.
- בתיבת הטקסט שליד תשובה לכתובת, הזן את כתובת האימייל שאליה ברצונך להפנות את הודעות הדוא"ל.
- נְקִישָׁה הַבָּא כדי להחיל את השינויים.
הפוך את התאמה אישית של התשובות של Outlook לעבוד בשבילך
על ידי ביצוע ההוראות הפשוטות למעלה, תוכל להתאים אישית תשובות ב-Outlook בקלות. המדריך הקטן הזה בקושי מגרד את פני השטח של רמת ההתאמה האישית שמיקרוסופט בנתה בלקוח האימייל שלה. עם זאת, זה מספיק כדי להתחיל כיצד להפוך את התשובות שלך לנקיות ויעילות יותר.