כיצד להשתמש ב-Notion לעבודה היברידית: המדריך האולטימטיבי

עבודה היברידית הפכה פופולרית יותר עם העלייה בחדירה לאינטרנט ברחבי העולם. ובעקבות כשנתיים של עבודה מהבית במהלך מגיפת COVID-19, מעסיקים רבים אימצו הסכמים המאפשרים לעובדים לעבוד מחוץ למשרד לפחות חלק מהזמן.

למרות היתרונות הקשורים לעבודה היברידית, אתה יכול לסבול ירידה בתפוקה אם אין לך את המערכות הנכונות במקום. למרבה המזל, אפליקציות כמו Notion הקלו מתמיד לשתף פעולה עם הצוות שלך כאשר לא כולכם נמצאים במשרד בו זמנית.

במאמר זה, תלמדו עוד כיצד תוכלו להשתמש ב-Notion לעבודה היברידית. אנו גם נספק הוראות שלב אחר שלב שיעזרו לך ליישם את הטיפים האלה מהר יותר.

1. הוספת משתמשים לסביבות עבודה

מתי עבודה בסביבה היברידית, הקלה על חברי הצוות לשתף פעולה זה עם זה צריך להיות בראש סדר העדיפויות שלך. ב-Notion, לעשות זאת הוא די פשוט; גם אם יש לך רק תוכנית חינמית, אתה עדיין יכול להוסיף משתמשים אחרים לסביבות העבודה שלך.

מספר המשתמשים שתוכל להוסיף לסביבת העבודה שלך יהיה תלוי במנוי שיש לך. אם אתה משתמש בתוכנית חינמית, אתה יכול להוסיף עד 10 אנשים; זה אמור להיות מספיק טוב אם אתה עובד כסוכנות או סוג אחר של עסק קטן.

תהיה לך מגבלה הרבה יותר גבוהה אם תקבל גרסה בתשלום של Notion. גרסת הפלוס מאפשרת לך להוסיף עד 100 אנשים לסביבת עבודה אחת, ומספר זה גדל ל-250 עם התוכנית העסקית. אם יש לך Notion Enterprise, תוכל לדון במגבלות שלך עם צוות המכירות של Notion.

לא משנה באיזו תוכנית אתה משתמש, התהליך להוספת משתמשים לסביבות העבודה של Notion זהה.

1. לך ל הגדרות וחברים > חברים. כשתהיה שם, תראה כפתור כחול שנקרא הוסף חברים.
2. הזן את כתובת האימייל של האדם שברצונך להזמין לסביבת העבודה שלך ב-Notion. אם יש לך Notion Plus ומעלה, תוכל גם להרחיב את התפריט הנפתח כדי לקבוע אם המוזמן הוא בעלים או חבר של סביבת עבודה.
3. כשתהיה מוכן להוסיף משתמש לסביבת העבודה שלך, בחר להזמין.

אתה יכול גם להזמין אנשים על ידי מעבר אל חברים לשונית והעתקת קישור לשליחה לכולם.

2. סיווג פרויקטים שונים

כשאתה משתמש ב-Notion לעבודה היברידית, שמירה על הפרויקטים שלך מאורגנים הוא רעיון טוב. אתה יכול לסווג את המשימות שלך בכמה דרכים. נראה לך שתי אפשרויות לעשות זאת למטה.

יצירת סביבות עבודה נוספות

Notion מאפשר לך לקבל עד 10 סביבות עבודה אם יש לך תוכנית חינמית. כמו בעת הוספת משתמשים למרחבים אלה, המגבלות שלך גבוהות יותר אם אתה רוכש מנוי בתשלום. כך או כך, תעקוב אחר אותו תהליך ליצירת סביבות עבודה חדשות באפליקציה.

1. בחלק העליון של סרגל הכלים הימני, לחץ על סביבת העבודה הנוכחית שלך. כאשר התפריט הנפתח מופיע, בחר הסמל עם שלוש נקודות. 2. לאחר בחירת הסמל שהוזכר לעיל, תראה אפשרות שנקראת הצטרף או צור סביבת עבודה. לחץ על זה. 3. Notion ישאל אותך למה אתה רוצה להשתמש בסביבת העבודה שלך. בחר את מה שמתאים ביותר לצרכיך ובחר לְהַמשִׁיך. במקרה זה, אנו נבחר לצוות שלי כשאנחנו דנים בעבודה היברידית. 4. לאחר מכן תצטרך לתת שם לסביבת העבודה שלך. לאחר שתעשה זאת, לחץ על לְהַמשִׁיך כפתור שוב. 5. לאחר מכן, Notion ייתן לך את ההזדמנות לחלוק את סביבת העבודה החדשה שלך עם אחרים. הזן את כתובות האימייל שלהם או העתק את הקישור אם ברצונך לעשות זאת. לאחר שתתאמת הכל, בחר קח אותי ל-Notion, ותוכל להשתמש בסביבת העבודה החדשה שלך.

יצירת דפים בתוך דפים

דרך נוספת שבה תוכל לסווג את הפרויקטים שלך היא על ידי יצירת דפים בתוך דפים. כדי ליצור דף מאסטר חדש ב-Notion, בחר את + לחצן בסרגל הכלים השמאלי.

בדף זה, אתה יכול ליצור דף נוסף על ידי הקשה / ובחירה עמוד. לאחר שעשית את זה, אתה יכול להתאים את הכל כפי שאתה מרגיש שהוא הכרחי.

3. מעקב אחר משימות חשובות

תוכנה לניהול פרויקטים היא דרך מצוינת להצמיח את העסק שלך, ותרצה להשתמש בפתרונות מסוג זה גם אם אתה שכיר או פרילנסר. בעת שימוש ב-Notion לעבודה היברידית, יש לך אפשרויות רבות לעקוב אחר משימות חשובות.

ל-Notion יש מספר תבניות שתוכל להשתמש בהן כדי לעקוב מקרוב אחר הפרויקטים שלך. תמצאו תרשימי גנט, דפי ניהול משימות ופרויקטים ועוד מספר אפשרויות. רבים מהם זמינים לשימוש בחינם, ואתה יכול בקלות לשכפל את התבניות האהובות עליך לתוך סביבת העבודה של Notion. כדי לעשות זאת:

1. לך ל notion.so/templates ובחר תבנית עבורך והצוות שלך לשימוש.
2. תַחַת מידע משוכפל, בחר את סביבת העבודה שבה תרצה להשתמש בה ולחץ עליה שכפול תבנית. לאחר מכן תוכל להתאים הכל לצרכים שלך מיד.

4. מתן סיכומים לפגישות שלך

אם אתה לא עובד באותו מקום כמו חברי הצוות שלך, לדעת כמה רחוק אחרים התקדמו בפרויקטים שאתה עובד עליהם יחד יכול להיות מאתגר. אמנם כדאי לנסות להגביל את מספר הפגישות שיש לך, אבל לעשות צ'ק-אין מדי פעם הוא רעיון טוב.

במהלך הפגישה שלך, כדאי לייעד מישהו שירשום הערות. אתה יכול לעשות זאת מתי הגדרת יומן Google לעבודה היברידית גם אם ברצונך להוסיף את האפליקציה הזו למערכת הפרודוקטיביות שלך.

לאחר סיום הפגישה, תוכל ליצור בקלות סיכומים של הפגישות שלך באמצעות Notion AI. כדי לעשות זאת, לחץ על מקש הרווח ובחר לְסַכֵּם כאשר Notion AI מופיע. לאחר מכן הכלי יעבוד על מתן סיכום מהיר של הדף שלך.

5. הפיכת הדפים החשובים ביותר שלך לנגישים יותר

Notion מאפשר לך להפוך את הדפים החשובים ביותר שלך לנגישים יותר על ידי גרירה ושחרור של הסדר שלהם בסרגל הכלים השמאלי. עם זאת, זה לא הדבר היחיד שאתה מוגבל אליו. אתה יכול גם להוסיף דפים למועדפים שלך. כדי לעשות את האחרון:

1. הקש על סמל שלוש נקודות כשאתה מרחף מעל אחד מהדפים שלך.
2. לחץ על הוסף למועדפים, ותראה את הדף שלך בחלק העליון של המסך.

6. יצירת תוכן ויומני מדיה חברתית

אם אתה חלק מצוות שיווק, עדכון התוכן והיומנים של המדיה החברתית היא חיונית כאשר עובדים על הסכם היברידי. מושג עושה את זה קל; אתה יכול ליצור לוח שנה משלך על ידי יצירת טבלה ובחירה מסד נתונים חדש.

ל-Notion יש גם מספר תבניות ליצירת מדיה חברתית ויומני תוכן. בעת יצירת דף חדש, לחץ על הוסף חדש > תבניות במקום זאת ובחר משהו שמתאים לך.

הפוך את דגם העבודה ההיברידי שלך ליעיל יותר עם Notion

לעבודה היברידית יש מספר יתרונות אם אתה מציב את המערכות הנכונות במקום, אבל חשוב שתסדר את אלה לפני המעבר להסכם כזה. Notion הוא כלי שימושי לניהול זרימת העבודה של הצוות שלך ולהבטיח שכולם ימשיכו לעבוד לקראת המטרות המשותפות שלך.

אתה יכול להשתמש במספר תבניות כדי לעזור לך לעקוב אחר לוחות הזמנים של התוכן והמדיה החברתית שלך, יחד עם השגת סקירה כללית של הפרויקטים של כולם. נוסף על כך, אתה יכול להשתמש ב-Notion כדי לספק סיכומי פגישות ועוד הרבה יותר.