Notion הפך לחביב המעריצים לשימוש מקצועי ואישי כאחד, ויש לכך סיבות טובות. הוא מגיע עם אינספור תכונות שימושיות למגוון דברים, מיצירת רשימות מטלות פשוטות ועד לעקוב אחר מאות נתונים.
בין התכונות הנחמדות הללו ניתן למצוא את מסד הנתונים הפשוטים של הטבלה ומסד הנתונים הטבלה, שמציגים למעשה נתונים בצורת טבלה. למרות שהם נראים דומים במראה, הם למעשה בעולם בנפרד. הבה נעבור על ההבדלים בין הכלים הללו ומתי אתה יכול להשתמש בכל אחד מהם.
מהי טבלה של מושג פשוט?
הטבלה הפשוטה ב-Notion היא דרך בסיסית לארגון נתונים בצורה טבלאית. כאן אתה בעצם עובד עם שורות ועמודות בדיוק כפי שהיית עובד עם גיליון אלקטרוני פשוט. ניתן לסדר מחדש את השורות והעמודות, להוסיף חדשות, להתאים את רוחב העמודות ולהפוך את השורה/עמודה הראשונה לכותרת עם טקסט מודגש וצבע רקע שונה.
אם אתה מרגיש שהטבלה נראית פשוטה מדי לטעמך, תוכל גם לעצב את הטקסט בתוך התאים באמצעות האפשרויות הזמינות (צבע טקסט ורקע, מודגש, נטוי, קו תחתון, חוצה, קוד ומשוואה). אתה יכול אפילו להוסיף אימוג'ים וסמלים בתוך התאים. דברים שימושיים אחרים שאתה יכול להוסיף לתא כוללים קישור לדף, תאריך, אדם ותזכורת.
למרבה הצער, זה פחות או יותר יש לטבלאות פשוטות. אינך יכול למיין את הנתונים בצורה משמעותית או להוסיף נוסחאות לתאים כדי לחשב את התוכן של שורות או עמודות ספציפיות. אין גם סוג אחר של נתונים שאתה יכול להשתמש בתאים, כמו תיבות סימון ואחוזים.
עם זאת, למרות שאין הרבה פונקציונליות ששולחן פשוט מציע, הוא עדיין שימושי למדי, במיוחד כאשר כל מה שאתה באמת רוצה לעשות הוא להציג נתונים סטטיים בצורה מאורגנת יותר.
מהו מסד נתונים של טבלאות מושגים?
מסד הנתונים של הטבלה ב-Notion נראה קצת כמו טבלה פשוטה. יש לך שורות ועמודות למקם את הנתונים שלך, ואתה יכול להוסיף כמה שורות ועמודות שתרצה. עם זאת, בניגוד לטבלאות פשוטות, מסדי נתונים של טבלאות מגיעים עם הרבה יותר תכונות.
ראשית, מסד נתונים של טבלאות גמיש בכל הנוגע לתוכן שלו. אינך מוגבל לטקסט רגיל, תאריכים, תזכורות, קישורים לדפים ואנשים. אתה מאוד חופשי להוסיף מאפיינים אחרים לתא, כגון מספרים, תיבות סימון, אימיילים, כתובות URL, טלפונים ואפילו קבצים.
יש גם מאפיינים מתקדמים יותר כמו נוסחאות שמחשבות את התוכן של תאים ספציפיים, יחסים שמקשרים מסד נתונים למסד נתונים אחר, ו-roll-up, שהוא סוג חישוב מתקדם יותר בתוך מאגר מידע.
מסד נתונים של טבלה יכול גם לשנות את צורתו. אם אתה מרגיש שאפשר לסדר את הנתונים שלך בצורה טובה יותר מלבד טבלה, אתה יכול בקלות לשנות אותם ללוח, ציר זמן, גלריה, רשימה או לוח שנה. תצוגת הלוח דומה ללוח Kanban, מכיוון שהיא מארגנת את הנתונים שלך לפי סטטוס.
תצוגת ציר הזמן, לעומת זאת, נראית כמו תרשים גנט המציג לוחות זמנים של משימות. תצוגת לוח השנה מציגה גם לוחות זמנים של משימות, אך במקום ציר זמן, היא מציגה חודש שלם. הרשימה והגלריה הם בדיוק מה שהשמות שלהם מציעים: תצוגת הרשימה מציגה את הנתונים ברשימה, בעוד שתצוגת הגלריה מציגה את הנתונים כמו גלריית תמונות.
יש אחרים תכונות מתקדמות של מסד נתונים של Notion אתה יכול לבצע צ'ק-אאוט, כגון מסננים, מיון ומסד נתונים מקושר.
מתי להשתמש בטבלה של מושג פשוט
טבלה פשוטה משמשת בצורה הטובה ביותר כאשר עובדים עם נתונים סטטיים שאינם זקוקים לטיפול מיוחד (למשל, חישובים ויחסים). נניח שאתה צריך מצגת מסודרת ומאורגנת של הנתונים שלך ללא הכפתורים והכלים המסובכים של מסד נתונים. שולחנות פשוטים יכולים לעשות את העבודה מצוין.
הם גם מאוד ידידותיים למתחילים. אם אתה חדש ב-Notion, סביר להניח שתרגיש מאוים מהפעמונים והשריקות של מאגרי מידע. במקום להציף את עצמך עם הלא מוכר טרמינולוגיות מושגים בבסיסי נתונים, אתה יכול פשוט לעבור לטבלאות פשוטות ולהתקדם למסדי נתונים.
מקרי שימוש לדוגמה עבור Notion Simple Tables
כדי לתת לך מושג טוב יותר איפה אתה יכול להשתמש בטבלאות פשוטות, הנה כמה דוגמאות:
- הקצאת חדר
- לוח זמנים לשיעורים
- רשימת מכולת עם כמויות
- מפגש סיעור מוחות
- הגדרת מונחים
- השוואה
- דו"ח כיתה
- היסטוריית גרסאות
מתי להשתמש במסד נתונים של טבלת מושגים
מסד נתונים של טבלה יכול להיות שימושי במצבים שבהם אתה צריך יותר מסתם הצגת נתונים בסיסית. מכיוון שתשתמש בנתונים במקום רק להציג אותם, אתה צריך יותר פונקציונליות לרשותך. כאן נכנסים לתמונה מסדי נתונים של טבלאות.
הם שימושיים במיוחד ללכידת מידע עם רכיבים קטגוריים שחוזרים על עצמם. דוגמה אחת היא ספריית עובדים, שבה סביר להניח שתזין את אותם נתונים עבור מיקום, תפקיד ומחלקה יותר מפעם אחת. במקום צורך להקליד את הפריט שוב ושוב, אתה יכול פשוט להשתמש במאפיין Select של מסד הנתונים של הטבלה.
מאפיינים נוספים אלה יכולים גם לעזור לך להבין את הנתונים טוב יותר או להציג אותם בצורה ברורה יותר. לדוגמה, אתה יכול למיין עובדים לפי מיקום או לסנן אותם לפי תפקיד. אם השתמשת בטבלה פשוטה עבור זה, תצטרך לבדוק ידנית את המיקום והתפקיד ולסדר מחדש את הנתונים בהתאם.
מקרי שימוש לדוגמה עבור מסד נתונים של טבלת מושגים
מסדי נתונים של טבלאות מומלצים גם לניהול פרויקטים ומשימות, יצירת יומני תבליט ואפילו בניית מערכות CRM פשוטות ב-Notion. מקרי שימוש בולטים אחרים עבור מסדי נתונים של טבלאות כוללים את הדברים הבאים:
- מאגר
- מפת דרכים
- מעקב אחר תקציבים
- מנהל קשר
- הערת פגישה
- גשש מטרות
- לוח שנה תוכן
- מתכנן טיולים
ארגון נתונים טוב יותר עם הטבלה ומסד הנתונים הפשוטים של Notion
למרות ההבדלים הברורים ביניהם, לטבלאות ולמסדי נתונים פשוטים של טבלאות יש בעצם מטרה אחת: לארגן נתונים בצורה שתבין בצורה הטובה ביותר למשתמש או לקורא. תיתקלו במצבים שבהם טבלה פשוטה יכולה לעבוד מצוין, אבל יהיו מקרים, במיוחד בסביבה משרדית, כאשר אתם צריכים מסדי נתונים של טבלאות.
למזלכם, Notion מקל על העבודה עם שניהם, והחלק הטוב ביותר הוא שתוכלו להמיר אחד לשני בקלות (להפוך טבלה פשוטה למסד נתונים של טבלה ולהיפך). בדרך זו, לא תצטרך לדאוג להתחיל עם הכלי הלא נכון, מכיוון שתוכל להפוך אותו בקלות לאחר בכמה לחיצות.