פונקציית ה-OFFSET של Microsoft Excel היא כלי רב עוצמה ורב-תכליתי. עם זאת, בשל המורכבות שלו ומספר הפונקציות הדומות, למרבה הצער הוא אינו מנוצל לעתים קרובות.
הפונקציה הפשוטה יחסית יכולה לחסוך למחברי Excel זמן ותסכול. זה מקל על שליפת נקודות מדויקות של נתונים ממערך נתונים מאסטר מאורגן היטב. זה גם מאפשר יצירה פשוטה של דוחות מפורטים ביותר, הדמיות אינטראקטיביות ולוחות מחוונים מורכבים.
1. יצירת מערכי נתונים בגודל משתנה
אחד השימושים הנפוצים ביותר בפונקציית OFFSET של Excel הוא לכידה של מערכי נתונים בגדלים משתנים. בהינתן קבוצה גדולה של נתונים, ייתכן שתרצה להסתכל רק על חלק קטן מהנתונים בכל זמן נתון.
לדוגמה, בהינתן דוח אוטומטי של סכומי מכירות עבור עובדים מדי יום, ייתכן שיהיה עליך למשוך את הסכומים עבור שבוע או שבועות נתון.
כתיבת פונקציית SUM שונה עבור כל סך הכל יכולה להתבצע די בקלות. עם זאת, פונקציית OFFSET עשויה להיות הרבה יותר מהירה עבור נוחות השימוש והשימוש החוזר.
ראשית, הזינו את היום בחודש שבו נרצה להתחיל בתא B6. לאחר מכן נזין כמה ימים נרצה להפעיל את הדוח לתוך B7. לאחר מכן, נוכל להשתמש ב-a
פונקציית SUM פשוטה ו פונקציה AVERAGE כדי לקבל נתונים נוספים על כל עובד בטווח הזמן שנבחר:=SUM(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=AVERAGE(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)התאמת תאריך ההתחלה או משך הזמן היא פשוטה כמו התאמת תא בודד, מה שיכול להקל בהרבה על משיכת ערכות נתונים בגדלים משתנים.
2. מאפשר יצירת דוחות מותאמים אישית
שימוש בשיטות דומות לאלו שלעיל הופך את פיתוח דוח שלם עם התאמה משתנים לקל יחסית. אתה יכול להפוך את הארגומנט הראשון בפונקציה OFFSET להתייחס לגיליון אחר. פעולה זו מאפשרת לך להפריד בין הזנת הנתונים והדיווח.
זה יאפשר למשוך פרוסות נתונים נבחרות מגיליון אחד לאחר. בנוסף, זה מאפשר לך להציג רק את המידע הרלוונטי לדוח הנוכחי שלך. הגדרת דוח המציג סכומים יומיים תוך שימוש באותם נתונים מקודם היא די פשוטה. אתה יכול לעשות זאת מבלי למשוך את הנתונים עבור ימים לא רלוונטיים.
פונקציית ההיסט הבאה המוצבת בתא B5 תמשוך את מספר הימים שצוין ב-B2. זה מתחיל בשבוע שצוין ב-B1, מציג רק נתונים עבור התקופה הרלוונטית:
=OFFSET(Sheet1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)אפשר להגביל את הערכים ב-B1 ו-B2 ו ליצור תפריטים נפתחים באקסל עם מספר השבועות הזמינים באמצעות אימות נתונים.
3. עימוד גיליון אלקטרוני
פונקציית ה-OFFSET יכולה גם להשיג עימוד פשוט של גיליון אלקטרוני, משימה שמשויכת אליה בדרך כלל באמצעות הכרטיסייה Excel Developer. זה יכול להפוך את העבודה עם מערכי נתונים גדולים לפשוטה ויעילה הרבה יותר.
כאשר עובדים עם גיליון אלקטרוני עם 30,000 שורות של נתונים, יהיה קשה להסתכל על כל מערך הנתונים בבת אחת. יצירת תפריט נפתח המקבל טווח של מספרים מ-1 עד 300 מאפשרת לנו לפצל במהירות את הנתונים לדפים של 100 תוצאות כל אחד.
הפונקציה OFFSET תמיד תגדיר את העוגן שלה בתא השמאלי העליון של הנתונים. אולם הטיעון השני הוא הקיזוז האנכי. זה יהיה שווה למספר העמוד שנבחר מינוס אחד כפול 100. ניתן להגדיר את ההיסט האופקי, הארגומנט השלישי, ל-0.
הארגומנט הרביעי מוגדר ל-100, והארגומנט החמישי למספר העמודות במערך הנתונים. שיטה זו מקלה על פירוק נתחים גדולים במיוחד של נתונים לחתיכות הרבה יותר ניתנות לניהול.
הנה דוגמה למערך נתונים מעוצב. הנתונים כוללים 500 דגימות של מידע שנרשם ממערכת של חיישנים על גיליון אחד, ודוח מעומד על השני.
הדוח משתמש באימות נתונים בתא B1 כדי ליצור תפריט נפתח עם הדפים שבו. הביטוי הבא בתא A3 יוצר את גוף הדוח:
=OFFSET(Sheet1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. חיתוך נתונים עבור גרפים
אנו יכולים להוסיף גרף לדוח המכירות שיצרנו לפני השימוש בפונקציית OFFSET. הגרף יכול למשוך מידע משתנה על סמך הנתונים שנבחרו בשתי התפריטים הנפתחים בחלק העליון של הגיליון.
בעת שינוי הערכים בחלק העליון של הגיליון, הגרף ישתנה אוטומטית כדי לשקף את השבועות שנבחרו, ונותן התייחסות חזותית מהירה לכל מי שצופה בדוח.
שילוב של תרשימים וגרפים עם פונקציית ההיסט הופך את הדמיה של נתונים מורכבים ומשתנים להרבה יותר קלה. זה גם מאפשר ליצור לוחות מחוונים פשוטים ב-Excel.
5. משיכת מידע לפי קיזוז תאריך
חיפוש אחר מידע ספציפי המבוסס על חותמות זמן אינו יוצא דופן כאשר מדברים על נתוני דוחות או נתונים שנשלפו מתהליכי זמן אוטומטיים. כאשר בוחנים תקופה בודדת, השימוש בפונקציות מותנות כגון IF או IFS כדי להוריד רק את הנתונים הנדרשים אינו קשה. אם אתה צריך למשוך נתונים על סמך טווח של ימים או זמנים, קל מדי ליפול לתנאי מקוננים מסיבי.
שימוש בשילוב של COUNTIF ו-OFFSET, שליפת נתונים מטווח זמנים או ימים היא די פשוטה. השתמש בתא בודד כדי לייצג יום התחלה. לאחר מכן, השתמש בתא אחר כדי לייצג את משך הזמן שממנו אתה רוצה למשוך.
בפונקציית OFFSET, ניתן להגדיר את הגובה או הרוחב, בהתאם לפריסת הנתונים שלך, לערך באמצעות הפונקציה COUNTIF באקסל. זה מאפשר לך לקבוע כמה ערכים נמצאים בטווח המבוקש ולמשוך רק את הנתונים הקשורים.
בדוגמה זו, יש לנו מערך נתונים המכיל ערכים על פני מספר שנים. אנו יכולים להשתמש בתאריך שהוזן בתא B1 ובפונקציה הבאה כדי למשוך רק ערכים שהתרחשו לאחר תאריך זה:
=OFFSET(Sheet1!U2, COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 1)זה מוסיף שימוש ניכר לדוח, ומאפשר לך לסנן ערכים שהגיעו לפני או אחרי תאריך מסוים. אם אתה משתמש בפונקציית COUNTIFS במקום זאת, אתה יכול אפילו להוסיף תאריך סיום, מה שמעניק למשתמש הקצה יותר שונות.
6. בשילוב עם COUNTIF
בנוסף להארכת טווחי הזמן, הפונקציה COUNTIF משמשת היטב למשיכת פרוסות ספציפיות של כל סוגי הנתונים המסודרים היטב עם פונקציית ה-OFFSET של Excel. אפשר להגדיר את ארגומנטי הגובה והרוחב של הפונקציה OFFSET באמצעות COUNTIF. בנוסף, אתה יכול לשנות בקלות כל נתונים מספריים עם ערך מתכוונן ממקום כלשהו בגיליון שלך.
אם הייתה לך רשימת עסקאות מיום מסודרת לפי כמות העסקאות, תוכל להשתמש בטכניקה זו כדי למשוך כל עסקה מעל סכום מסוים. ניתן להשיג זאת באמצעות פונקציית OFFSET פשוטה כמו הבאה:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)אחד הדברים החשובים ביותר שיש לשים לב אליהם בפונקציה זו הוא הארגומנט השני אחרון, COUNTIF(B2:B22, "
שיקול חשוב נוסף למי שמחפש להשתמש ב-OFFSET בדרך זו הוא שזה יעבוד רק במקרה שהנתונים שאיתם אתה עובד מסודרים היטב. נתונים לא מסודרים לא יחזירו את התוצאות שאתה מחפש. למרבה המזל, Excel כולל גם חבילה של כלי מיון אוטומטיים כדי לסדר את הנתונים שלך.
אתה יכול להשתמש בזה כדי לבצע פעולות מחיתוך משתנה של מוצרים על סמך מחיר ועד לפעולות משיכת רק על פני מספר מסוים של פעמים. היכולת לשלוט בכמות הנתונים המדויקת שנשלפת מעניקה שליטה עדינה על המדגם המדויק של הנתונים שאתה שולף מהגליונות האלקטרוניים שלך. זה מאפשר יצירת מגוון דוחות מפורטים ואינטראקטיביים.
לשם כך שימושית למעשה פונקציית הOFFSET
בסופו של דבר, פונקציית OFFSET מאפשרת למשתמשים למשוך מידע מהגיליון האלקטרוני שלהם בדיוק רב. זה חוסך זמן ומאפשר למשתמשים לבצע יותר פעולות עם פחות פונקציות.
זה מפשט את שליפת הנתונים המדויקים שאתה צריך מבלי להזדקק לתנאי קינון. זה גם חוסך למשתמשים זמן ומאמץ ביצירת דוחות מותאמים אישית, לוחות מחוונים ועוד ב-Excel.